Основни инструменти за подобряване на ефективността на бизнеса на Адвокатските дружества

Оперативните дейности на всяка компания се състоят от специфични процеси, които в крайна сметка образуват подпроцеси от процедури, задачи и работни активности. Те образуват система в широк смисъл. Основните предимства на процесния подход за управление:

отзивчивост, ефективност, непрекъснато обучение, гъвкавост, фокус върху клиентите.

Основни инструменти за подобряване ефективността на бизнеса и управленските процеси са станали такива информационни системи и технологии като: CRM (Customer Relationship Management), ERP (Enterprise Resource Management), SCM (Supply Management Chain), BPM (Business Management Process) и BI (Business Intelligence).

Адвокатските кантори обикновено се състоят от няколко практикуващи юристи и други служители, които предоставят административна подкрепа  на своите клиенти.

Обикновено основните проблеми, пред които са изправени адвокатските кантори са:

  • Лошо управление на документи;
  • Лоша организация при управление на взаимоотношенията с клиенти и контакти;
  • Липсата на стандарти в ежедневните процедури;
  • Липса на база от структурирана информация;
  • Липса на инструменти за управление на проекта;
  • Липса на процедури за договори за управление.

Автоматизацията на бизнес процесите, значително повишава ефективността на адвокатското дружество, защото технологиите извършват най-рутинните дейности, вместо служителите и се справят със значителна част от тези проблеми.

Има три основни ползи за автоматизация на процесите:

1. Прозрачност

Бизнес процесите са възможно най-прозрачни, което значително увеличава тяхната видимост и ефективност. Грешки и пропуски лесно са забелязани и отстранени. Системата подсказва, когато има закъснения по проекти и когато на всеки етап се забавя даден процес.

2. Детайлност

Всички данни, който се появяват в процесите се запазват, която ви позволява да преглеждате история и да получите подробна информация за процеса.

3 Интеграция на данни

Данните за всяка сделка са в системата и може да бъдат възстановени по всяко време, ако е необходимо. Във връзка с това, става възможно да се анализира какво се случва с висока степен на точност.

Да вземем като пример ERP системата Maconomy Law Solution–  как може да реши проблемите на адвокатски кантори, използващи бизнес автоматизация.

  • Качествено обслужване на клиенти и работа с контакти:

В Maconomy потребителите са в състояние да търсят клиенти или контакти по различни параметри. Системата може да работи със съществуващи и потенциални клиенти. Можете да получите визуална представа за продажбите си и  договорите си и да разработите стратегия за работа с контакти на базата на тези данни.

  • Проекти по време и по бюджет:

Благодарение на системата  управлението на проекти е опростена задача и не зависи от мястото, където работникът или служителят се намират към конкретния момент. Системата ви позволява да следите състоянието на проектите, за да получите подробна информация за всеки проект, да извърши планирането и разпределението на задачите. Последната функция е достъпна както в календарен формат, и като диаграма на Гант (Gantt).

Функционалността на  Maconomy ви позволява да следите бюджета на проекта, да следите  материалните разходи, разходите за труд.

Разработчицитена  ERP системата Maconomy дават възможност на потребителите да управляват проекти в по-удобен за тях формат. За тази цел е създадена специална социална мрежа Kona.com. Тя може да се използва като част от IT система, или поотделно за управление на проекти, дискусии, задаване на задачи, споделяне на документи, колегиално общуване.

  • Прозрачни финанси:

Системата поддържа интеграция с други приложения. Всички данни могат да бъдат представени в една визуална форма, не е необходимо да се допитвате до счетоводния отдел, за да получите най-новата информация.

  • Единна база и документи познания:

Съхранение и редактиране на документи с помощта на ERP-системата – получавате редица предимства като : централизиран контрол, намаляване на риска от загуба на документи, намаляване на времето за търсене, подобряване на обслужването на клиентите.

  • Персонал и обучение:

Системата създава карта на всеки служител, където можете да се приложите копие на работната книга, трудовия договор и други документи. Там се наблюдават оценки от обучение, поддържа списък на компетенциите, трудова книжка и др.

По този начин управлението на адвокатското дружество с помощта на ERP система, като част от процесния подход повишава добавената стойност на бизнеса, увеличава конкурентните предимства, подобрява процесите за проследяване, определя границите на района на отговорност на всеки служител, гарантира сигурността на информацията, намалява риска от грешки, и по този начин допринася за удовлетвореността на клиентите.

Искате да научите повече за решенията ни за адвокатски компании, свържете се с нас на тел: 02/ 818 36 63 или info.bg@fts-eu.com

Други полезни статии:

Deltek Maconomy ERP – какви са ползите през погледа на различните служители?

Споделете с колеги:

Вашият коментар

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван. Задължителните полета са отбелязани с *