10 причини да изберете M-Files

– 1. Познат и лесен за работа Windows интерфейс – Интегрира се с Windows Explorer – добре познат на всички. Архивът на документите се появява като виртуално дисково устройство. Лесно премествате и класифицирате документи, e-mail съобщения и други файлове в M-Files, или обратно.

2. Повече контрол върху Вашите документи

  1. Операциите по Check-out и check-in при работа с документите на отделните служители елиминират проблема със случайните промени и тяхната хронология.
  2. Автоматично съхраняване на старите версии на документа.
  3. Подробни записи от кого и кога са направените промените, както и коментари по тях.
  4. Опции за автоматично именоване и номериране на шаблонни документи(договори, протоколи, оферти и др.).

 

3.Бързото търсене и динамичните екрани спестяват време

  1. Документната система M-Files индексира текста на съхранените в нея файлове и помага да откриете точните документи и съдържащи се в тях текстове и фрази веднага, като въведете ключови думи в полето за търсене.
  2. Разглеждате документите в  в удобния за вас режим като имате възможност и за преглед на документа без да се налага неговото отварянe.

 

4.Независимо от местоположението

  1. Забележително бърза отдалечена връзка.
  2. Потребителите, които пътуват могат да преглеждат, създават, редактират и съхраняват предварително изтеглени документи от архива и да ги обработват в offline режим, като при последващ вход в системата синхронизацията на версиите става автоматично.
  3. Активирайте M-Files Web Access, за да направите документите достъпни за всеки с Web браузър, вкл. Mac и Linux потребители.
  4. Репликацията ускорява обработката на документи в географски отдалечени инсталации.

 

5. Сигурност

  • Контрол върху визуализацията на информацията чрез дефиниране на права за достъп.
  • Гъвкави възможности за промяна в настройките намалява риска от човешка грешка.
  • Съвместим с Active Directory.
  • Документната система автоматично поддържа регулярно архивиране на цялата информация.

6.Oбработка на информацията и работни потоци

  1. E-mail известие за нови и променени документи.
  2. Лесна и бърза обработка на информацията.
  3. Възможности за базови или по сложни настройки на работните потоци при автоматизирането на работните процеси.

 

7.Гъвкави настройки за Vault и метаданни

  1. M-Files системата за управление на документи осигурява най – съвременната структура на метаданни, включително списъци с повече от един отговор и полета за филтър.
  2. Връзки между документи, шаблони и процеси.
  3. Повече от документи: управлявате информация за клиенти и проекти като определяте свои собствени показатели.

 

8. Опростена инсталация и внедряване

  1. Инсталация, която лесно можете да направите и сами.
  2. Използвайте „Drag and drop“, за да преместите файловете в M-Files.
  3. Не е задължително да се поддържа от IT специалист.

 

9. Възможност за връзка с други системи и доработки

  1. Дефинирате активен линк с външна база данни като CRM, ERP, счетоводни или билинг системи.
  2. Импортирате и свързвате файлове от съществуващите системи и споделени мрежи.
  3. Импортирате сканираните копия на хартиени документи от всеки скенер или мултифункционално устройство.
  4. Импортирате e-mail съобщения от Вашия мейл сървър.
  5. Използвайте M-Files API при по- специални изисквания за интеграция.

 

10. Интеграция с приложения и поддръжка на всички файлови формати

  1. M-Files се интегрира с всички Windows приложения, вкл. Microsoft Office CAD, счетоводни и складови програми и др, като позволява на потребителите да достъпват информацията със стандартни команди като Open, Save, Save as и др.

 

M-Files е мощна и същевременно лесна за използване документна система, която решава проблемите с архивирaнето, класифицирането, търсенето и проследяването на документи. За разлика от други подобни системи, M-Files не налага да изменяте бизнес процесите в своята компания.

Още полезни статии:

Как работят метаданните в системата за управление на документи? Обясняваме…

Споделете с колеги:

Вашият коментар

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван. Задължителните полета са отбелязани с *