Как работят метаданните в системата за управление на документи? Обясняваме…

Системите за управление на документи се появяват в края на 80-те години. Първите системи от този тип предлагат съхранение на документите по папки. По подобие на тях всички ECM/DMS системи използват такава традиционна структура. На пръв поглед е удобно. Ами, ако имате по-добра алтернатива?

Компанията, която сменя подхода при съхранението не само на документи, но и на всякаква бизнес информация всъщност е M-Files с едноименното си решение. Разработчиците се отказват от сортирането на съдържанието по папки и въвеждат метаданните за бързо търсене в съдържанието на нужния документ, което се отличава от дългото и изморително търсене на самата папка, в която сте дъхранили тази информация.

Защо не намирам файловете?

Даже при строго организирана структура, със стриктно определени и прилагани правила за наименования на файлове и папки, бързото намиране на необходимия документ е сложно. В разклонената структура от папки съдъуржанието се увеличава още повече. Документите се дублират, тогава, когато един и същи договор, например, трябва да се съхрани и в   «Клиенти», и в «Договори».

Получава се следното – потребителя е длъжен да знае не толкова какво търси, акъде точно е местоположението на дадения файл/папка. Такова търсене води до разконцентриране и може да предизвика грешки. И така, двата основни недостатъка на съхранението на информация в папки – обвързването на файлове, документи към определено място на съхранение и дублиране на информацията, съхранявана на различни локации.

Метаданни? Не зная, не слушах внимателно.

Метаданните, всъщност, съществуват още от времето, когато е създаден първият списък с ръкописни свитъци и се използва широко в библиотечното дело за създаването на каталози. С други думи, това са данни за други данни, състоящи се от набор от различни атрибути и елементи. В ECM системата метаданните представляват различни свойства на документите или обектите, които се настройват от потребителите.

Иновативна ECM система

Разработчиците, които внедряват метаданни в ECM системата залагат на факта, че мястото на разположение на документа, конкретната папка, не играе никаква роля. По-важно е съдържанието, информацията, която търци потребителя. От значение са и обвързаността между документи и обекти. Ключови обекти на бизнеса се явяват клиентите, отчетната информация, контакти, проекти, решения, заявки и изобщо важната информация, която трябва да се организира, класифицира и съхрани.

Метаданните помагат да се избавите от субективния избор на място за съхранение на информацията, както и да решите втория проблем със структурата на папките  – дублирането на съдържание.

Просто като iPhone

За по-нагледен пример, за да разясним как работят метаданните в  ECM системата, ще направим аналогия с други продукти, в които успешно са приложени тези принципи: iPhone и iPad. Ще вземем за пример – музиката. Музикалните файлове тук не се съхраняват в специални папки, устройството само разпознава, дали е музика или не, и я сортира по начин удобен за потребителя: по изпълнител, албум, жанр, дата или плейлиста. Песента съществува само в един файл и не се дублира в различни папки. Плейлистите се формират автоматично на база на предпочитанията на потребителя.

Идеята да се съчетаят поведенческите характеристики на потребителя и машинното обучение в данните на продукта напълно се оправдава. А кое позволява на потребителя да взаимодейства с информацията именно по такъв начин? Правилно, метаданните! Но метаданните позволяват да се направят подобни привлекателни и удобни за полване приложения с музика, игри и съдържание.

ECM– система за хората

В системата за управление на информацията, която е базирана на основата на метаданни, потребителят не е обвързан с мястото на съхранение на даденото съдържание. Не е необходимо да знае конкретното местоположение на търсения документ. Вместо сложно търсене на различни документи служителите спокойно могат да се съсредоточат върху ключови задачи.

Работата със системата е лесна и интуитивна. Когато потребителите търсят конкретна информация, първо, мислят за съдържанието на дадения документ, а не за мястото, където той се намира.

Искате ли само да опитате, как метаданните помагат да управлявате информацията?

Изтеглете безплатно пробна версия на M-Files ECM

Още полезни статии:

10 причини да изберете M-Files

Споделете с колеги:

Вашият коментар

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван. Задължителните полета са отбелязани с *