Успешният проджект мениджър – какво е необходимо?

Ефективното управление на проекти е в основата на успешните проектно-ориентирани компании. Споделяме 10 неща, които, ако сте проджект мениджър и целите по-висока ефективност, трябва да следите:

  1. Водеща роля в проекта от самото начало

Действията на проджект мениджърите до голяма степен определят дали проектът ще е успешен или не. Водещата роля от самото начало на проекта осигурява повече контрол върху крайния резултат, като е необходим постоянен достъп до актуална информация и статуса на проекта. Не чакайте някой да Ви предостави информация, а я изисквайте – ако има отчети, информация за бюджета или нещо друго за да направите проекта успешен – изисквайте.

  1. Точен план и етапи за развитието на проекта

При старта на всеки проект, трябва да разработите точен план и да определите как ще следите развитието на проекта. Залагайте на метрики, не измервайте резултатите по инстинкт или мнението на други хора. Във всеки момент, проверявайте дали целите на всеки етап са постигнати, дали се спазва бюджета, който е предварително определен и ако има разминаване, вземете необходимите мерки. Разделете проекта на етапи и задачи, за да е по-лесно последващото дефиниране на време и разходи.

  1. Инициирайте първоначална среща за проекта

Важно е да се включат всички хора от екипа по проекта, за да се изяснят максимално етапите по проекта, всички задачи и въпроси в начален етап. Трябва да се обсъди  бюджета, необходимите ресурси, евентуални подизпълнители, честота на фактуриране, начини и срокове на плащанията по проекта и др. Пректите изискват постоянна и навременна комуникация.  Изберете най-добрите канали и методи за комуникация с клиента.

  1. Ефективно използване на ресурсите по проекта

Проджект менуджърът е директната връзка зна клиента с консултантите/изпълнителите по проекта, както и с евентуалните подизпълнители. Ето защо той трябва винаги, във всеки един момент да е наясно с текущия статус на проекта и наличните ресурси. Разработете си подробен план за задачите на Вашия екип по проекта, колко часа ще отнемат тези задачи и бъдете подготвени за случаите, когато клиентът ще изиска  допълнителни задачи извън предварително определения обхват.

  1. Внимателно следене на времето, разходите и консултантските часове всяка седмица

Важно е да следите отработеното време по проекта регулярно, за да спазвате предварително одобрения план и фактурирането на извършената работа по него. Ако научите късно за допълнително извършени дейности по проекта, които не са били предвидени, това може да застраши успешното приключване на проекта. Изисквайте детайлна информация, защо са необходими тези непредвидени дейности, кой ги изискал и дали са получили одобрение от клиента.

  1. Регулярни срещи за статуса на проекта

Трябва да сте сигурни, че получавате навременна, ясна и коректна информация за развитието на проекта от своя екип. Поради тази причина е необходимо да организирате регулярни срещи за текущия статус на проекта и неговото развитие. Тези срещи могат да са с различна честота – веднъж седмично или на две седмици, в зависимост от продължителността и сложността на проекта. Очертайте ясни цели и план, по който ще бъдат провеждани тези срещи. Покажете на екипа как проследявате свършената от тях работа, как следите графиците по проекта и т.н.

  1. Изготвяне на отчети след всяка среща за статуса на проекта

След всяка регулярна среща за статуса на проекта, въведете дискутираните промени веднага. Документирайте промените по програмата, бюджета, обхвата на проекта или други детайли, които са претърпели промяна. Това е от изключителна важност, тъй като ще служи и като напомняне за това, защо са взети дадени решения в даден момент и може да подобри комуникацията с клиента.

  1. Проактивно фактуриране на разходите на клиентите

По-голямата част от компаниите имат стандартен цикъл на фактуриране към своите клиенти. Независимо от това дали фактурите се изпращат в края на месеца, последния петък на всеки месец или в средата на месеца, способността проактивно да се фактурира на клиентите е особено важно. Например, удобен момент е след приключването на важен етап от проекта. Като добра практика – около седмица, след като сте изпратили фактурата, е препоръчително проджект мениджърът да позвъни на клиента, за да е сигурен, че фактурата е получена и да провери дали има някакви въпроси по нея.

  1. Постоянна връзка с клиентите, проследяване на тяхната удовлетвореност

Ефективните проджект мениджъри постоянно търсят обратна връзка от клиентите по време на прокета. Най-доброто време да потърсите обратна връзка от клиента е след като сте изпратили фактурата към него. Тогава клиентите считат за задължително да споделят своите впечатления от развитието на проекта. Не е препоръчително да чакате финализирането на проекта, за да получите обратна връзка. От гледна точка на клиента тогава е твърде късно, тъй като няма възможност да промени крайния резултат.

  1. Среща за обсъждане на финализирането на проекта

След приключването на проекта се препоръчва организирането на среща с цел да се определели какви грешки са били допуснати, за да се избягват в бъдеще, как се е развил проектът спрямо предварително определения план, изпълнени ли са поставените цели, какво може да се подобри в управлението на проектите за в бъдеще.

Постигането на ефективно управление на пректи изисква постоянни усилия и усъвършенстване. Сред предимствата, които носи са по-високата удовлетвореност на клиента, по-високи печалби и по-добра комуникация.

Deltek Maconomy е напълно интегрирано ERP решение за проектно-ориентирани компании и търговски компании. Основната цел на системата е да поддържа ключовите процеси на организациите, които предоставят проектни услуги на своите крайни клиенти.

Ако желаете да научите повече за Deltek Maconomy ERP, моля свържете се с нас на 02/ 818 36 63 или info.bg@fts-eu.com

Вашият коментар

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван. Задължителните полета са отбелязани с *