Най-често срещаните 10 трудности при управлението на информация, които лесно можете да избегнете

Служителите във всяка организация всеки ден се сблъскват с нелеки задачи, които  съпровождат комуникацията им с клиентите. Изведнъж възниква необходимостта да се обърне внимание и на разрешаване на различни организационни въпроси. Постоянното разконцентриране в стремежа да се работи в режим на много задачи едновременно не е ефективно.

Подготвихме списък на най-често срещаните трудности при управлението на информация, които могат да се избегнат с помощта на съвременните ИТ решения:

1.Прекалено дълго търсене на необходимия файл

Ситуация: Клиент се обажда по телефона. Мениджърът Андрей бързо трябва да провери и уточни условията по договора. Файлът е нужен тук и сега. Но къде точно е съхранен, не се знае :)  И така започва всяка сутрин. Ако файлът с договора е загубен, налага се повторното му създаване, в  резултат на което работният ден започва неефективно. Такива ситуации носят раздразнение, и на Андрей му е необходимо допълнително време, за да се концентрира върху следващите си задачи.

Решение: След подадени оплаквания от няколко клиенти, мениджърите на Андрей вземат решение, че е наложително да се избере система за управление на съдържанието и информацията (ECM). В съвременните системи може да се търси по текст, по тагове,  по части от думата, по свойства на данните. Системата поддържа всички типове документи, а файловете не се асоциират в конкретни папки. Вече търсенето на информация при Андрей отнема по-малко от няколко секунди и получава похвали за бързата си работа.

2. Търсене на актуалната и одобрена версия на документа

Ситуация: Акаунт мениджърът Светлана  бързо намира необходимия й файл, помни точно къде го е  съхранила и как се казва той, тъй като е много организирана. Тя обяснява на колегите си в отдела  как да се справтя по подобен начин. Но проблеми отново възникват. Ако един документ ссе редактира многократно и то от различни служители, винаги остават съмнения, коя е последната версия и коя всъщност е правилната. Възможно е да се проследи датата на последната редакция, може да поразпитате колегите, може и да се опитате да гадаете :)

Решение: Вече от половин година служителите работят със система за управление на документооборота. Винаги се съхранява последната версия на документа, както и история на направените промени. Не е необходим ода питате никого, нито да търсите на хиляди места. Служителите са доволни, а Светлана разполага с повече време за търсене на решение на задачите от клиентите.

3. Работа с грешната версия на документа

Ситуация: Когато се използва неправилна версия на договора или проектната документация могат да се допуснат фатални грешки. Проджект мениджъра Ирина съгласува офертата с клиентите и ръководството около 10 пъти. Накрая Ирина прибързва и предава на клиента предложение с невярна стойност. Ирина успява да се извини със своята неопитност и да се договори наново с клиентите. Но при разрешаването на всички въпроси тя е загубва два часа повече от планираното.

Решение: В ECM системата се съхранява историята на всички изменения, които са направени по даден документ. Няма вероятност договора да се изгуби или да се ползва неактуалнба версия. Документът съществува само в една версия  – само последната, която може да бъде лесно „върната“ към варианта преди последната редакция, ак ое необходимо. Сега Ирина обучава нови служители как да работят с договори в системата споделя забавни случки от миналото.

4. Многократно съгласуване на договора

Ситуация: В петък приятелите Антон и Огнян  ходят заедно на бар. Там понякога си споделят за изминалата работна седмица. Антон работи в голяма търговска компания. Огнян в – малка бутикова фирма. Сходното и при двамата е, че имат проблеми при работата с договорите с клиенти. В малките компании договорът изминава по-кратък път на съгласуване, докато в големите – процесът е по-бавен. Но условията по договора се изменят многократно и не зависят от размера на компанията.  Губи се време поради липсата на бърза комуникация в търсене на съгласуваната версия на договора.

Решение: Предложение към ръководството за внедраване на система за управление на договорите. В ECM системата е разрешен просеца със съгласуване на договорите. И Антон, и Огнян всеки ден проверяват статуса на договора в системата, без излишни телефонни разговори и мисма. Ак ое необходимо, задават автоматични напомняния. В петък приятелите се срещат дори час по-рано.

5. Визуализиране на документи

Ситуация:  Марина, която е офис мениджър, получава задачата да координира малък проект. За да съгласува документацията по един договор й е необходимо да получи подпис от тъководителите на четири отдела. Изглежда като простичка процедура. Но вече втора седмица Марина не успява да засече в офиса търговския директор. В зависимост от размера и структурата на компанията може да е необходимо много време, за да се съберат всички необходими подписи за даден документ.

Решение: Управителят забелязва, че началото на всеки проект се забавя и се посъветвал с ИТ отдела. В ECM системата процесът по визуализиране предполага проследяване на подписите, отбелязва се време и потребител, който подписва договора. След като някой от ръководителите на отдел ие подписал документа, Марина получава известие по мейл. За подписващите процедурата също е много лесна. Мениджърите могат да разгледат документа чрез отдалечен достъп и да го одобрят и подпишат с помощта на електронен подпис.

6. Провеждане на рутинни събрания

Ситуация: Ежедневните събирания за обсъждане на текущите задачи „изяждат“ част от работното време на служителите.  Това най-добре знае анализаторът Никол. В нейната компания събранията се свикват по текущи въпроси, които могат бързо да се разрешат. Така се увеличава вероятността обсъждането да се отклони от основната тема.

Решение: Ръководството  на компанията решава да оптимизира вътрешната комуникация с помощта на ECM система. Системата за управление на съдържания се превръща в платформа за обмен на информация и взаимодействие между служителите. Никол вече разполага с всички необходими файлове под ръка, може да обсъжда текущите въпроси и не губи време да очаква отсъстващите колеги.

7. Непрозрачно разпределение на задачи

Ситуация: Калоян е Мениджър Връзки с клиенти. Получава се оплакване от клиент и той започва работа по него. В хода на комуникацията става ясно, че колежката му Ана вече се занимава с това. За това са виновни и лошо организираните процеси, и слабата координация и разпределение на задачите.

Решение: Когато двама служители се занимават с решението само един и то лесен казус, от това страда ефективността. Отделът за връзка с клиенти е един от първите, който усеща ползите на ECM системата – могат да се проследяват и координират задачите на служителите, да се следи статуса на изпълнение и цикъла на делегиране. С автоматизирането на задачите и ръководителите и служителите знаят, кой за какво отговаря.

8. Несъгласуване на разпределените задачи между служителите

Ситуация: Несъгласуването на действията на служителите на различните отдели води до нарушаване на сроковете. При работата по проекти отделите Счетоводство, Производство и Продажби, както и другите отдели са винаги свързани. На Нина от отдел Счетоводство обаче, не й е нужно да знае подробности за етапите на проекта. Просто й е необходимо копие на договора. Звъни на мениджъра по проекта Илиян, който бързо да й донесе договора. Той обаче се ядосва , тъй като след 5 минути го очаква среща.

Решение: Единната работна среда и общото хранилище на документи може лесно да се организира с помощта на ECM системата. Илиян си отдъхва след внедряването: вече много бързо се обменят документи и файлове и се облекчава работата в екип и взаимодействието между отделите. Нина търси сама нужните файлове.

9. Бърз отговор на въпрос на клиента

Ситуация:  Клиентите очакват да получават бърз отговор на всеки въпрос. Ако това не се  случи, клиентът може да си помисли, че служителят няма нужната компетентност. Катерина е консултант  – започнала е работа в компанията преди 3 месеца и все още й е трудно да отговаря бързо на въпросите на клиентите. Съответно пита по-опитните си колеги. Колегите, естествено, не са доволни, винаги да обясняват на новаците. Не можем да наречем такава комуникация – оперативна.

Решение: С този проблем се справя базата данни. Търсенето се извършва по част от въпроса, а базата непрекъснато се обновява с нови въпроси от клиенти и партньори. Да се създаде такава база е лесно в една съвременна ECM система – задават се права за достъп и се размества списъка с въпроси, според тяхната релевантност. След половин година работа с базата данни Катерина може бързо и компетентно да отговаря на всякакви въпроси от странан на клиентите.

10. Сигурност на информацията

Ситуация: Защо служителите съхраняват копие на документите на собствените си мобилни устройства и в облачни платформи? За търговският директор Милен така е по-удобно. Той постоянно е в командировки и желае всичко да му бъде под ръка. Но съхранението на документи на лични устройства нарушава политиката за безопасност на компанията.

Решение: Ръководството е решило да гарантира сигурността на корпоративната информация с помощта на ЕCM система. Системата за управление на корпоративната информация организира съвместната работа на служителите в удобен формат и обезпечава сигурността на конфиденциалните данни. А при милен не се налага нищо да се промени. Както преди съхранява файлове на смартфона си, преглежда и одобрява документи чрез мобилен достъп до ECM системата.

Ако някои от проблемите ви се струват познати – споделете с колегите си, заедно можете да намерите по-бързо и ефективно решение.

Научете повече за съвременните системи за управление на съдържание и информация: http://www.fts-eu.com/m-files/

Полезни статии в блога:

Защо да внедрим ECM система? Обясняваме с цифри и факти.

ECM системата не е само хранилище, а нещо, което носи добавена стойност на потребителите.

Как работят метаданните в системата за управление на документи? Обясняваме…

Интеграция на ECM с други системи за управление на бизнеса

Вашият коментар

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван. Задължителните полета са отбелязани с *