Истории на успеха: Светлин Пешев, изпълнителен директор на WTO за пътя на внедряване на ERP решението NaviTrans

Уърлд Транспорт Оувърсийз България ЕООД е водеща спедиторска компания в България, основана през 2001 година. Компанията е лидер в морския и въздушен товарен транспорт в страната със собствени офиси в София, Варна, Пловдив и летище София. Компанията е една от най-бързо развиващите се спедиторски компании в Източна Европа със свои представителства в България, Сърбия, Словения, Хърватска и Румъния.

-Г-н Пешев, защо мениджмънтът на Уърлд Транспорт Оувърсийз (WTO) реши да се довери на ERP решението NaviTrans?

Няма да крия, че не беше лесно да стигнем до това решение. Внедряването на нова система за планиране и управление на ресурсите е решение, което трябва да се обмисли внимателно, тъй като това оказва влияние както на процесите и ресурсите на фирмата, така и на цялостния ни облик и на готовността ни за бъдещи промени (инвестиции, партньорства, органичен растеж и т.н.). В този смисъл не бива да забравяме, че WTO разполага със собствени офиси зад граница и едно решение би следвало да бъде лесно „конвертируемо” в чужбина. За крайния ни избор надделяха следните фактори: първо, NaviTrans е вертикално решение, базирано на популярното Microsoft Dynamics Nav. В продукта е заложено ноу-хау ( know-how) на водещи спедиторски компании, главно от централна и Северна Европа. По този начин ние инвестираме в нова ERP система и същевременно получаваме набор от добри практики за работа от водещи компании в отрасъла, тествани многократно и усъвършенствани през последните години. Второ, продуктът, на който се спряхме, е напълно съвместим и добре „сработен” с всички продукти на Microsoft.

Същевременно, NaviTrans и неговата платформа дават почти неограничени възможности за интеграция с други ERP решения на наши партньори – клиенти, агенти и доставчици. Това значи, че можем лесно да „свържем” нашите системи чрез т.н. EDI (Electronic Data Interchange) връзка и така да „преливаме” информация между тях в реално време. Помислете си какви невероятни възможности за подобряване на качеството на услугата и повишаване на ефективността се откриват по този начин.

И още нещо, NaviTrans позволява генерирането на многобройни автоматизирани отчети, които ни дават информация както за резултатите на фирмата (нещо стандартно за повечето подобни решения), така и за работата на процесите. Последното е изключително важно, защото по този начин научаваме не само какво, но и как сме го постигнали. Така можем да оптимизираме процесите, което в дългосрочен план значи по-добро качество на услугата и по-голяма предвидимост за клиентите ни.  

 

– Колко време продължи подготовката за въвеждането на системата в действие? Как на практика се случи това?

Активната подготовка за внедряването на новата ERP система продължи малко повече от 6 месеца. Ще посоча най-важните стъпки според нашия опит.  Първо, целите и сроковете на проекта бяха набелязани заедно с номинирания изпълнител ФТС България. Определихме ключови потребители, които да партнират на изпълнителя за настройките на отделните работни модули на продукта. Съвместно с него изготвихме вътрешно-фирмени наръчници за служителите. След това дефинирахме и необходимите управленски отчети.

Внедряването беше поетапно, като стартирахме с финансово-счетоводния модул. Съвместно с доставчика ни на уеб-базирани решения изготвихме допълнителен модул за електронна търговия. Това накратко представлява интерактивен обмен на информация с клиентите ни в реално време чрез нашия уеб-сайт. Накрая, след внедряването беше изготвен съвместен протокол за приемане на продукта. Бяха също набелязани следващите стъпки, напр. изграждане на система за автоматичен обмен на информация с наш основен доставчик. Разбира се, не можем да претендираме, че нашият подход е най-верният. Предполагаме, че всяка компания трябва да построи своя план според своите ресурси и времеви параметри.

 – Какви промени в организацията на работата в екипа на WTO бяха направени в процеса на внедряване и каква помощ получихте от експертите на ФТС България ООД?

– Промените са много и това беше търсено от наша страна. Основните ни цели бяха уеднаквяване на процесите и сроковете за обработка на пратки между офисите на WTO, единна система за комуникация (вътрешна и външна), добре структуриран документооборот и, не на последно място, добра финансова отчетност. Преходът не беше лек и основната тежест падна върху нашите служители, които трябваше да се погрижат турбуленцията от промяната да остане под повърхността, така че да не пренесем нищо от нашия временен дискомфорт върху клиентите и доставчиците ни. Консултантите на ФТС България бяха неотлъчно до нас през целия път, който извървяхме.

 – Трудна ли беше адаптацията на служителите към работата с нея?

– Всяка промяна в една организация е трудна. В нашия случай мащабът на промяната (на практика всички процеси във фирмата бяга засегнати) не направи нещата по-лесни. Очакваме процесът на адаптация да продължи минимум 6 месеца след окончателното внедряване и считаме това за нормално.

 – Трудна ли беше интеграцията с другите софтуерни системи, които използвате? А със системите на Вашите партньори?

– Една от целите ни беше да намалим употребата на локални IT решения до минимум и да опитаме да покрием поне 90% от информационната си обезпеченост с Microsoft Dynamics NAV и съответно NaviTrans. Само така можехме да постигнем желаните подобрения на продуктивността и стандартизация на процесите, които целяхме. Мисля, че сме на прав път. Вече сме планирали изграждането на система за автоматичен обмен на информация с наш основен доставчик, което ще облекчи съвместната ни работа и ще подобри качеството и своевременността на информацията за нашите клиенти.

 

Интервюто е поместено в сп. Логистика

Вашият коментар

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван. Задължителните полета са отбелязани с *