Финавиа – финландската компания за ръководство на въздушното движение използва M-Files за по-добро управление на информацията в организацията

Финавиа е публична компания, изцяло държавна собственост на Финландия. Тя отговаря за предоставянето на безопасни и висококачествени авиационни услуги. Организацията също така поддържа и развива мрежа от различни летища на територията на страната. Отговаря и за поддържането на летищните терминали и писти, както и за системите за охрана и контрол на летищата.

Финавиа има три подразделения: LAK Real Estate Oyj, която отдава под наем бизнес помещенията на летищата; Airpro, която осигурява наземните услуги и услугите по сигурност и охрана и RTG Ground Handling Oy. Финавиа притежава и Avia College, единственият обучителен институт във Финландия, който предоставя обучения за базова квалификация в контрола на въздушното движение.

От особено значение е да се осигури безопасността и качеството на авиационните услуги. Поради тази причина, систематичното управление на информацията, инструкциите  и документацията свързана с тези услуги е е от неимоверно значение.

Началото е с 20,000 потребителя. Оперативните дейности на компанията се следят внимателно  чрез периодични одити и други качествени мерки. Поради тази причина всички ръководства, документи с инструкции и друга важна оперативна информация трябва да бъде актуална и достъпна и проследима от всички потребители.

През 2015г., Финавиа избира системата за управлвние на документи и информация M-Files да управлява всички тези функции.

“Искахме да заменим старата си документна система, но и да надградим със система за управлени на информацията и съдържанието. Вче се бяхме запознали с M-Files преди няколко години. Уверихме се, че M-Files е лесна за използване и потребителите бързо свикват да работят с нея.” споделя Heli Mäkinen,IT Systems Specialist, който отговаря за внедряването на M-Files във Финавиа.

До средата на юни 2016, M-Files вече работи в съотвествие с очакванията на Финавиа а към момента вече почти 20,000 служителя в компанията използват M-Files.

“Документите се съхраняват в M-Files и са достъпни за 2,000 служители на Финавиа и още 2000 служителя на свързани фирми. Документите в M-Files могат да бъдат достъпвани и от още 15 000 представители на компании, които работят на летището или във властите“ казва Mäkinen.

Например, строителството на нов терминал на летището в Хелзинки започва през 2014 и ще приключи през 2020г. Цялата информация за строителството може да се намери в M-Files.

Друг начин, по който Финавиа използва M-Files в ежедневната си дейност е процесът по издаване на становища по възникнали оплаквания. Клиентите могат да използват уебсайта на Финавиа, за да кандидатстват за становище – когато формата е попълнена онлайн, тя веднага се запазва в M-Files и се изпраща за становище, след което M-Files автоматично инициира свързаните работни потоци.

Финавиа използва M-Files за управлението на документите и регистриране на различни машини и оборудване. Включени са всички машини и оборудване, които да притежавани, отдавани под наем или взети под наем от Финавиа, например транспортни средства, снегорини, автомобили, снегопочистващи машини и др. Всяко оборудване е свъзано към специфично летище на Финавиа. M-Files служи като регистър и системата осигурява информация  за описанията и изображения. M-Files предоставя директен достъп до отчетите за портфолиото от оборудване, с информация колко машини са налични на всяко летище.

M-Files съхранява също всички официални ръководства за летищата, процедури по безопасност и управление на въздушното движение. Avia College също управлява всиките си документи в M-Files.

“С M-Files, можем да сме сигурни че документите са в ред и че всички служители могат лесно да намират информацията от която се нуждаят.” споделя Heli Mäkinen.

M-Files помага на Финавиа да гарантира, че документите са актуални. Важните документи като ръководства трябва да се проверяват всяка година. Когато документът е на година, M-Files автоматично се свързва с автора му и изисква одобрение на документа или модификации за актуализирането му.

Финавиа управлява огромен обем от документи свързани с операциите, включително ръководства и регулации. Функционалността за версионен контрол в M-Files позволява лесно да се сравняват стари версии на документите с новите веднага -и когато периодът на валидност приключи, документът автоматично се скрива и не се показв апри търсене.

 “Автоматизирането на дейностите, което ни даде M-Files ни гарантира, че всички документи, които са важни за нашите операции са актуални и лесно можем да ги достъпим. Това прави работата ни много по-ефективна,” казва Mäkinen. “В момента тече процес по трансфер на архива на финансови документи в M-Files. Обмисляме още няколко възможности в M-Files, които ще ни помогнат да автоматизираме някои специфични ръчни процеси.”

“M-Files ни позволява и лесно да прехвърляме съдържание от email в системата, като по този начин можем да запазим всяко парченце информация свързана с даден кейс на едно място. Това ни спестява много време – дори се запитахме, защо не сме започнали да позлваме M-Files по-рано,” усмихва се Mäkinen.

Още за M-Files:

Най-често срещаните 10 трудности при управлението на информация, които лесно можете да избегнете 

Защо да внедрим ECM система? Обясняваме с цифри и факти.

Как M-Files улеснява процеса на управление на договори в организацията?

Вашият коментар

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван. Задължителните полета са отбелязани с *