С М-Files thyssenkrupp управляват лесно огромни обеми техническа документация

Thyssenkrupp Elevator е една от водещите световни компании, производители на асансьори.  Компанията има над  50 000 служители и клиенти в повече от 150 страни. Произвежда и доставя пътнически и товарни асансьори, ескалатори и пътнически ръкави за летища и др.

Процесът по   изграждане на един асансьор  е свързан с подготовката и използването на много  документация, а компанията е достигнала до етап, в който заменя до голяма степен управлението на информация на хартия.  Преди въвеждането на M-Files, този ръчен подход  на управление на документацията затруднява намирането на важни документи от служителите. Освен това Thyssenkrupp постоянно циркулират документи между своите 100 различни офиси и клонове, което отнемало много време и средства.

Дигитализирането на документите и създаването на система за проследяването им спестява $ 25 000 на месец.

Един проект за асансьор обикновено включва 700 различни документа и тяхното управление на хартиен носител се превръща в дълъг и тежък процес. За компанията наименованието „Red folder” е било буквално физически съществуваща папка, която събира стотиците документи, необходими за производството на един-единствен асансьор. Всяка една „red folder“ е постоянно прехвърляна от отдел към отдел, за да може всички по проекта да добавят съответните  документи. Имало е проблем и с e-mail комуникацията, която е била основен метод за изпращане на важни документи като прикачен файл, но Thyssenkrupp не са имали система за ефективно управление на тези имейли и прикачени файлове.

Един от членовете на екипа описва опита си със съхранението и работата с документи на хартиен носител като „загуба на време, липса на прозрачност и забавяне в доставките на асансьори“.

Размятането на хартиени копия е било още едно бреме за компания с 100 и повече клонове в САЩ и Канада е струвало 25 000 щатски долара на месец. Друга слабост е използването на споделена мрежа от папки за управление на електронните документи. Служителите се обърквали в сложната йерархична структура на папките и многобройните версиии, съхранявани на всевъзможни места.

“Преди M-Files, губехме файлове, защото някой просто изтиваше даден файл или съхраняваше  различни версии на документа в различни папки ” споделя Деймън Родкий, IT мениджър, на thyssenkrupp. “Намирането на конкретен документ в нашия сървър можеше да отнеме до пет минути. Понякога съм си мислил, че намирането на петрол в задния двор на дома ми ще е по-лесна задача. ”

С M-Files откривате документите за секунди.

Преди няколко години Thyssenkrupp изгражда екип от инженери, координатори, мениджъри, за да се запознаят с процеса на управление на документите и открият решения. Екипът проследява съществуващите процеси и след това създава визия за идеалната система за намиране и проследяване на документи в цялата организация.

С тази нова визия, Thyssenkrupp започва да сипартнира с Unstoppable Software, партньор на M-Files, който разработва софтуерни приложения за производствени компании. Unstoppable създава система за управление и проследяване на всеки документ в офисите на компанията в Северна Америка.

“Избрахме M-Files поради четири причини: гъвкавостта на платформата, възможностите за лесно увеличаване на мащаба, лекотата на използване и ниска цена на внедряване ” – казва Майк Фулър, разработчик /анализатор в Тhyssenkrupp.

М-Files позволява на Тhyssenkrupp да създаде документна система като именува всеки документ, да съхранява и  добавя метаданни към него при съхраняването му в даденото хранилище.

„Сега съхраняваме документите във файл, с описания за определено име, работен номер и отдел което ги прави бързо и лесно откриваеми.“- казва Никол Харис, Координатор ремонтни дейности.

Като следваща стъпка, Тhyssenkrupp създава нови работни потоци, за да замени “червената папка”, което позволява на екипите по проект да изготвят отчети и да определят статуса  на проекта във всеки един момент. Освен това започват да автоматизират следните процеси:

  • Създаване на MFD (мулти-файл документ) – автоматизиран работен потокм който автоматично създава и именува стандартен мулти-файл документ, в който да бъдат съхранявани чертежи.
  • Създаване на заявка за чертеж – веднъж като се даде заявка за изготвяне на чертеж, автоматично работните потоци инициират процеса по стартиране на заданието. Графикът и напредъкът по проекта са лесно проследими в системата.
  • Изпращане на документи – автоматично изпращане на чертежи и други съпровождащи ги документи към външи и вътрешни клиенти.

Тhyssenkrupp по електронен път проследява  запитвания от различни членове на екипа

Thyssenkrupp конфигурира възможността в M-files да се проследяват запитванията от екипите по проекти. Могат да се създават въпроси в базата данни на M-files и да се импортират като обекти в  хранилището. Тези обекти се синхронизират с работните потоци, за да се ускори изпълнението стъпка по стъпка на RFI процеса. M-Files сигнализира потребителите за регистрирани нови въпроси в базата данни и улеснява получаването на отговор от съответния човек.

Thyssenkrupp също разработва “workflow tracker“, който документира потока от задачи или процеси по изработването на един асансьор. Тракерът уведомява мениджъра на  екипа, мениджъра на проекта и топ мениджмънта за пропуснатите крайни срокове, като по този начин се предотвратява забавянето на проекта.

Eфикасните работни потоци са премахнали ненужните разходи за хартия, разрешават проблема  с изгубени документи на хартиен и електронен носител, елиминират повече от 13 физически предавания на документи между хора и отдели и увеличават прозрачността на проектите.

 

“Днес използваме нашия „analytics-based tracker“ , който е изграден на платформата M-Files, за да видим как можем да усъвършенстваме процесите си. Ние постигаме това, като разглеждаме най-често задаваните въпроси, разрешаваме ги и ги елиминираме като пречка в бързото изпълнение на   работнитe потоци.

M-Files се превърна в истинско корпоративно решение за нас.  Управляваме почти един милион на брой документи с M-Files. Имаме повече от 500 потребители в седем отдела – с тенденция да стават все повече. Може да се каже, че от началото на проекта сме спасили 900 дървета и 1,5 милиона долара. Следващите стъпки включват интегрирането на CRM системата, CPQ и ERP системите с M-Files.“ – казва Майк Фулър, разработчик /анализатор в Тhyssenkrupp.

 

Ако желаете да разкажем повече за възможностите на M-Files,както и за проектите си с решението – свържете се с нас на 02/ 818 36 63 или info.bg@fts-eu.com

Вашият коментар

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван. Задължителните полета са отбелязани с *