Тенденции и итоги на рынке СЭД/ ECM в 2017 году

В этом интервью компания FTS подводит итоги за 2017 год по ECM-проектам и размышляет о тенденциях на рынке. Мнением поделился Светлин Савов, директор по развитию FTS Russia.

– Что в 2017 году было наиболее важным на отечественном рынке СЭД (технологические тренды, изменения законодательство и т. д.)?

За последний год мы отметили рост интереса заказчиков в проектах управления информацией к инструментам аналитики бизнес-показателей. Это связано с тем, что в ECM и других системах компании, через которые проходят основные бизнес-процессы, накапливается большой массив данных. Технологии бизнес-аналитики помогают собрать данные, структурировать и отобразить в понятном графическом представлении.

Отдельно можно выделить глобальную тенденцию цифровой трансформации бизнеса, которая затрагивает и отечественный ИТ-рынок.  Компании стараются выстроить новые стратегии развития в цифровом мире, и главной опорой в этом выступают информационные технологии. Системы становятся интеллектуальнее, разработчики используют все последние  технологические наработки – компоненты искусственного интеллекта, аналитику, мобильность, облака, большие данные.

Что оказалось наиболее значимым для вашей компании и почему, как отразилось на ее работе?

Для нас в этом году был новым проект, в котором требовалось организовать сквозной электронный документооборот с контрагентами. Для настройки внешнего обмена документами нужно было интегрировать ECM-систему M-Files с несколькими операторами ЭДО и с ERP-системой заказчика.  В результате мы создали универсальное решение, которое позволяет использовать систему M-Files в качестве связующего звена между различными провайдерами услуг ЭДО и внутренними учетными системами организации. Теперь мы понимаем особенности таких проектов и готовы браться за аналогичные по задачам.

Еще в течение прошлого года мы начали несколько проектов по внедрению без личных встреч с клиентами. Все работы, совещания и взаимодействие проходят в удаленном режиме. Для нас это показатель того, что заказчики все больше доверяют технологиям и готовы к облачным услугам и мобильному взаимодействию. Наш опыт показывает, что удаленно можно выстроить эффективную и доверительную работу с заказчиком.

За 2017 год у нас увеличилось количество запросов на облачные ECM-решения.

Один из проектов, который мы завершили в 2017 году, – внедрение системы M-Files в компании RTG Group.  Компания работает в 7 странах Европы и Азии и занимается подбором персонала и обучением. Ранее в офисах компании использовали другую систему, которая перестала отвечать требованиям растущей компании по функционалу и была неудобной в использовании. Поскольку компания географически распределена и продолжает расширять свою деятельность на другие страны, сотрудникам стало сложно организовать эффективную совместную работу с документами и другими корпоративными данными. К поиску новых решений привел также длительный процесс согласования документов.

Руководство компании выбрало облачную версию системы M-Files из-за быстрого старта работы, легкой масштабируемости решения, небольших первоначальных инвестиций, простой организации доступа из любой точки в любое время. В рамках проекта мы настроили процессы согласования документов внутри компании и внешний электронный документооборот с контрагентами, а также интегрировали ECM с ERP-системой и файловым хранилищем.

По результатам внедрения, длительность согласования договоров сократилась на 50%, длительность согласования счетов уменьшилась на 67%, срок подготовки ежемесячной отчетности сократился на 5 дней.

– Какие решения получили развитие или появились в линейке вашей компании? Суть изменений, значение для клиентов.

В начале этого года мы анонсировали выход новой версии системы M-Files 2018, которая представляет собой платформу интеллектуального управления информацией следующего поколения. В отличие от традиционных систем управления документами и контентом, M-Files объединяет системы, данные и информацию в компании без миграции данных и перестройки действующих систем и процессов. Пользователи работают с информацией, которая хранится в разных системах, включая сетевые папки, SharePoint, сервисы обмена файлами, ECM-системы, CRM, ERP и другие бизнес-системы. При этом доступ к информации организован через единый интерфейс M-Files.

Платформа M-Files 2018 использует технологии искусственного интеллекта, чтобы помочь пользователям автоматически анализировать, классифицировать документы и искать информацию из любых корпоративных источников. Искусственный интеллект в M-Files 2018 позволяет автоматически классифицировать контент и предлагает метаданные для документов и другой неструктурированной информации, используя текстовую аналитику, обработку естественного языка и аналитику изображений.

Дополнительно поставщик полностью переработал пользовательский интерфейс, который стал еще привлекательнее и удобнее, и улучшил производительность системы.

– Что можно назвать основными достижениями вашей компании в 2017 году? Финансовые итоги, обновление сертификаций, географическая экспансия, крупные проекты и т. д.

По результатам 2017 года мы увеличили оборот на 20% за счет расширения линейки программных продуктов и экспансии на рынок скандинавских стран.

Планы на текущий год, прогнозы и ожидания.

В 2018 году мы планируем развивать ECM-предложения в двух направлениях: решения для интеллектуального управления информацией и решения для автоматизации базовых процессов и документооборота.

Платформа M-Files 2018 реализует подход интеллектуального управления информацией: когда компания не привязана к одной системе для хранения всей информации. Информация хранится «в естественной среде», в разных системах, хранилищах, папках, локально и в облаках, а для управления и поиска используется единый интерфейс.

Второе важное для нас направление в ECM – это решения на базе M-Files для ежедневных задач по управлению документами и контентом и автоматизации простейших процессов. У нас есть решения для обслуживания HR-отдела, согласования договоров, управления проектной документацией, согласования внутренних закупок, управления документами по качеству. Мы предлагаем их, когда клиенты приходят с конкретной проблемой, и им нужно максимально конкретное решение.

Еще одно направление, которое мы продолжим развивать – это внедрение инструментов аналитики данных и бизнес-показателей. В сегодняшних реалиях аналитика становится ключом ко всем данным, которые «заперты» в разных системах компании. Без аналитики данные просто накапливаются и не приносят пользу бизнесу.

В 2018 году мы продолжим сотрудничать с компанией ABBYY. В прошлом году производитель системы M-Files и российская компания ABBYY заключили технологическое партнерство. В новой версии системы M-Files 2018 используются интеллектуальные технологии ABBYY для понимания и анализа текстов на естественном языке. У компании FTS есть планы на использование других перспективных технологий ABBYY для проектов внедрения.

Текст FTS Russia.

Впервые опубликовано на ecm.ict-online.ru.

Реализация интеллектуального управления информацией в M-Files 2018

Читайте о сложностях управления контентом, и как их можно решить с помощью нового подхода к управлению информацией в интеллектуальной платформе M-Files 2018.

Проблемы управления контентом и новый подход M-Files

В конце 2017 года компания M-Files, поставщик интеллектуальной платформы управления контентом, провела опрос среди западных компаний. По результатам, 48% участников сообщили о том, что регулярно не могут быстро найти нужный документ или файл, потому что в компании используются разнообразные системы и места хранения информации.

Проблемы средних и крупных компаний не ограничиваются только информационным хаосом и сложностью управления многими источниками данных. Другие сложности, с которыми сталкиваются организации:

  • нет пользы для бизнеса от накопленной информации, компания не управляет информацией как активом;
  • сотрудники используют другие инструменты и приложения в обход «официальной» ECM-системы;
  • структурированные данные не связаны с неструктурированным контентом, т.е. отсутствует контекст для решения задач и принятия решений;
  • нет полного обзора информации по определенному вопросу, клиенту, объекту и т.д.;
  • постоянный перенос данных из системы в систему приводит к неконтролируемым затратам;
  • зависимость от поставщика при поддержке устаревших систем.

Первыми эти проблемы заметили аналитики из Gartner, ассоциации AIIM и других экспертных организаций. Вместе с прогрессивными поставщиками ИТ-решений они начали искать ответы и предлагать новые подходы для приспособления к изменившимся условиям функционирования бизнеса.

Одна из концепций, которая сейчас развивается – это интеллектуальное управление информацией. Интеллектуальное управление информацией включает в себя как управленческие подходы и стратегии, так и технологические ноу-хау. Как технологии делают управление контентом интеллектуальным: они объединяют структурированные данные и неструктурированную информацию в компании и используют последние интеллектуальные наработки для упрощения поиска, классификации и обработки.

Подход M-Files к развитию системы управления информацией как интеллектуальной контентной платформы соответствует требованиям меняющегося бизнеса и опережает в этом конкурентов.

Обзор интеллектуальных возможностей M-Files 2018

«Платформа M-Files 2018 представляет новый подход – «интеллектуальное управление информацией» – который подтолкнул аналитиков, отраслевых экспертов и организации разного типа полностью пересмотреть традиционные определения и подходы к управлению информацией», – комментирует выход новой версии системы Миика Мякитало, генеральный директор корпорации M-Files.

«С выходом M-Files 2018 мы развенчиваем миф о том, «что весь контент должен храниться в одной системе». Мы так считали всегда: совершенно не важно, где хранится информация; важно, что она содержит и с чем связана. Именно контекстные связи делают ее релевантной».

Кратко о возможностях MFiles

В отличие от традиционных систем управления документами и контентом, интеллектуальная платформа M-Files 2018 объединяет системы, данные и информацию в компании без миграции и перестройки действующих систем и процессов. Пользователи работают с информацией, которая хранится в разных системах, включая сетевые папки, SharePoint, сервисы обмена файлами, ECM-системы, CRM, ERP и другие бизнес-системы. При этом доступ к информации организован через единый интерфейс M-Files.

Платформа M-Files 2018 использует технологии искусственного интеллекта, чтобы помочь пользователям автоматически анализировать, классифицировать документы и искать информацию из любых корпоративных источников. Искусственный интеллект в M-Files 2018 позволяет автоматически классифицировать контент и предлагает метаданные для документов и другой неструктурированной информации, используя текстовую аналитику, обработку естественного языка и аналитику изображений.

Стартовое рабочее окно M-Files 2018

На базе платформы M-Files реализованы как решения для интеллектуального управления информацией, так и решения для автоматизации базовых процессов и документооборота. Это решения для ежедневных задач для обслуживания HR-отдела, согласования договоров, управления проектной документацией, согласования внутренних закупок, управления документами по качеству.

Фильтры поиска в M-Files 2018

Мобильный поиск в M-Files 2018

Архитектура платформы MFiles 2018

Укрупненно архитектуру M-Files 2018 можно представить так: единый пользовательский уровень, уровень интеллектуальных метаданных и серверная часть подключенных внешних хранилищ.

Первый уровень представляет собой пользовательский интерфейс для доступа к информации из любой подключенной системы, в которой хранится информация.

Средний уровень или интеллектуальный уровень метаданных – центральный компонент архитектуры. Здесь сосредоточены основные возможности контентной платформы:

  • многофункциональный поисковый интерфейс,
  • автоматизация рабочих процессов,
  • история версий,
  • извлечение документов для редактуры,
  • поиск по множественным внешним хранилищам.

Подход M-Files к классификации документов с помощью метаданных и категоризации контента по представлениям на основе метаданных позволяет найти документы по содержанию, а не месту хранения. Поиск по множественным хранилищам – это версия корпоративного поиска от M-Files, который позволяет искать документы по разным хранилищам и системам – локальным и облачным.

Архитектура платформы M-Files 2018

На среднем уровне работают интеллектуальные сервисы M-Files, которые предлагают средства для автоматического подбора метаданных и классификации документов с помощью аналитики текста и изображений и с помощью машинного обучения по образцам поведения пользователей.

Интеллектуальные сервисы – это приложения, которые берут на себя определение метаданных и классификацию документов. Программный интерфейс приложений в M-Files позволяет сторонним организациям разрабатывать интеллектуальные сервисы для собственных специфических нужд и условий бизнеса.

Нижний уровень архитектуры – это интерфейс между M-Files и внешними хранилищами. С помощью приложений-коннекторов пользователи M-Files просматривают и изменяют контент во внешних хранилищах через пользовательский интерфейс. Коннекторы устанавливают связи между M-Files и подключенными внешними хранилищами и источниками данных.

Текст – FTS Russia.

Впервые опубликовано на Global CIO.

Бизнес-аналитика в современных СЭД/ ECM-системах

Мы поговорили с директором по развитию FTS Russia Светлином Савовым об аналитических функциях в современных системах управления документами и информацией.

– Каково, на ваш взгляд, соотношение технологий BI, Big Data и ECM?

Все перечисленные технологии взаимосвязаны, т.к. отвечают за сбор, обработку, классификацию и анализ данных. Анализировать бизнес-данные можно, используя различные методики и инструменты в зависимости от задач. Если бизнес производит стабильный небольшой или средний объем данных, а руководству необходимо понять текущую ситуацию или спрогнозировать варианты развития событий, можно использовать статистические и количественные методы из арсенала Business Intelligence. Такие аналитические инструменты могут встраиваться в ECM-системы, использоваться как отдельные системы или онлайн-сервисы. Они справляются с построением простых отчетов, визуальным представлением исполнения KPI, созданием панелей ключевых показателей и динамических графиков и диаграмм. Строго говоря, большинству компаний со стандартными задачами большего и не нужно.

Если компания занимается специфической деятельностью, которая связана с постоянной регистрацией неструктурированных данных действительно огромных объемов, а задачи по обработке данных гораздо сложнее: построение точных прогнозов, анализ всех параметров процесса, тогда уже необходимо смотреть или в сторону отдельных мощных аналитических платформ, или воспользоваться подходами и методами Big Data для глубоко анализа.

Наиболее востребованными на рынке остаются простые аналитические инструменты, которые интегрируются в ECM-систему и позволяют строить аналитические отчеты и создавать динамические дэшборды.

– Какие наиболее востребованные аналитические возможности заложены в современных ECM-системах? Каковы самые «прорывные» с точки зрения бизнес-использования технологии? // Какие наиболее востребованные средства и технологии бизнес-анализа сегодня есть на рынке?

Со временем в ECM-системе, через которую проходят основные бизнес-процессы, документы и записи компании, накапливается большой массив данных. Эти данные несут в себе потенциал для понимания насущных проблем бизнеса. С помощью BI можно проследить выполнение KPI в рамках одного бизнес-процесса за определенный период. Или понаблюдать за количеством принятых рекламаций от клиентов и их отработку. Где произошел сбой? Что изменилось после принятых мер? Какое мероприятие сработало эффективнее? Технологии бизнес-аналитики помогают собрать данные, структурировать и отобразить в понятном графическом представлении. Именно в этом видят заказчики ценность аналитических инструментов, которые помогают найти слабое звено в процессе и понять, что нужно изменить для его наладки.

Наиболее востребованными на рынке остаются простые аналитические инструменты, которые интегрируются в ECM-систему и позволяют строить аналитические отчеты и создавать динамические дэшборды.

В перспективе интересным является потенциал технологий Big Data. Они предполагают обработку внушительных объемов данных и интеллектуальный анализ. Такие технологии призваны помочь принимать оптимальные решения в бизнесе. Однако мы не ожидаем, что их применение станет массовым.

– В каких задачах и процессах инструментарий бизнес-аналитики может сыграть значительную роль? (анализ обращения граждан, запросы клиентов, мониторинг данных в закупках, согласование договорной и финансовой документации, т.д.) Приведите краткие примеры клиентских кейсов.

Бизнес-аналитика значительно повышает прозрачность процессов и подчеркивает узкие места. Рассмотрим на примере управления закупками. Сотрудник размещает заказ или инициирует тендер на закупку по проекту, а весь процесс согласований автоматизирован и настроен в ECM-системе. По ходу согласований данные и документы автоматически регистрируются и каталогизируются. Проанализировав данные по обработке заказов, можно узнать, сколько времени, в среднем, проходит до выполнения заявки. Таким образом, руководство понимает, как улучшить контроль сроков и сократить количество просрочек, критичных для основных процессов.

Нашим клиентам мы предлагаем ECM-решения M-Files, которые структурируют любой корпоративный контент при помощи метаданных. Для анализа и визуализации данных используем инструменты аналитической платформы Power BI от компании Microsoft. Пользователи могут самостоятельно создавать интерактивные отчеты и панели мониторинга ключевых показателей в ECM-системе и делиться информацией. Анализировать данные можно с любого устройства: ПК/ планшеты/ смартфоны.

В рамках проектов компании FTS функции бизнес-аналитики были задействованы, например, в проекте автоматизации закупочной деятельности крупной строительной компании с разветвленной организационной структурой. По итогам проекта все важные для руководства показатели: объемы, бюджеты, сроки были сведены в единую информационную панель мониторинга, доступную в режиме реального времени. Другой пример – автоматизация службы клиентского сервиса многопрофильной ИТ-компании. В ходе проекта был разработан набор ключевых показателей деятельности службы поддержки и соответствующие информационные панели для их постоянного мониторинга.

На наш взгляд, большинству компаний вполне достаточно встроенных в ECM аналитических инструментов, которые могут извлечь данные из хранилища и быстро представить их в удобной для анализа графике.

– Достаточны ли объёмы данных, хранимых в СЭД/ECM- системах организаций сегодня, чтобы требовать отдельных BI инструментов, или достаточно функционала ECM? Каков тот уровень объема хранимого контента, когда заказчик должен смотреть в сторону отдельных решений класса BI (перестает хватать ECM)?

Перед внедрением ECM-системы необходимо оценить объем корпоративной информации, типы документов и данных, средние темпы их прироста и определить круг задач по аналитике. Если система уже действует, нужно понять, ожидает ли бизнес в будущем значительных изменений, расширения сферы деятельности и быстрого роста данных. Исходя из ответов, можно подбирать инструменты бизнес-аналитики. На наш взгляд, большинству компаний вполне достаточно встроенных в ECM аналитических инструментов, которые могут извлечь данные из хранилища и быстро представить их в удобной для анализа графике.

Когда объемы данных измеряются терабайтами, и для эффективности процессов их нужно оперативно анализировать, то организации стоит задуматься о специализированных BI-решениях.

– Какие шаги должна предпринять компания, чтобы определить релевантный для нее BI-инструментарий и оценить перспективность его внедрения?

Всем компаниям мы посоветуем перед выбором инструментов аналитики пересмотреть бизнес-процессы. Можно иметь идеальную картину того, как процесс должен работать, и совсем другое на практике. После этого нужно определить критические точки, в которых создается основной контент. Дальше нужно понять, все ли данные учитываются в ECM и других системах, а если нет, то подумать, каким образом их можно учитывать. Необходимо ответить на вопрос, какие инструменты сейчас используются для анализа данных, и какие задачи они выполняют.

Понимание перспективности внедрения того или иного инструмента BI возникает после постановки целей. Компания должна понимать, чего хочет добиться, анализируя данные. Собирать и анализировать все данные подряд нецелесообразно. Анализировать стоит только то, что потенциально может повысить эффективность бизнес-процессов. Затем нужно определить, какая функциональность по аналитике сможет отвечать поставленным целям, и какая производительность системы нужна для хранения и интеграции данных.

Чтобы измерить эффективность процессов, нужны количественные данные, которые легко получить с помощью инструментов бизнес-аналитики. Обязательными требованиями к аналитическим средствам со стороны заказчиков остаются высокая производительность и функционал мобильного доступа.

– Каковы запросы компаний (заказчиков) сегодня в области работы с накопленными данными? Отличаются ли сценарии использования и спрос на аналитику данных в России и за рубежом? Какие сценарии еще не входят в «привычный спрос», однако уже реализуемы и ведут к ощутимой бизнес-выгоде для компаний?

При работе с аналитикой компании ищут ответы на простые вопросы. Каковы текущие ежедневные продажи по товару, товарной категории, магазину, региону? Насколько выросли продажи в ответ на маркетинговые мероприятия? Сколько часов работают сотрудники и эффективно ли они используют рабочее время? Как соблюдаются сроки по проектам и отделам?

Заказчики ждут от аналитических инструментов подсказок о том, что можно оптимизировать в бизнес-процессах. Чтобы измерить эффективность процессов, нужны количественные данные, которые легко получить с помощью инструментов бизнес-аналитики. Обязательными требованиями к аналитическим средствам со стороны заказчиков остаются высокая производительность и функционал мобильного доступа.

– Каковы зоны внимания в использовании аналитики больших данных для компаний?

Всегда нужно понимать, какую бизнес-задачу нужно решить с помощью внедрения ИТ-системы. То есть компании сначала надо оценить свой объем и потенциал данных. В реальном деловом мире сейчас не так много отраслей, где применение технологий Big data/ Data mining сможет повысить эффективность процессов. Аналитика больших данных может быть актуальна для телекоммуникационных компаний, высокотехнологичных производств, глобальных розничных сетей, в энергетике, крупных банковских и государственных структурах, на фондовых рынках. Но для среднего и крупного бизнеса обязательное использование технологий Big Data под большим вопросом. Даже проанализировав большой объем данных, построив прогностическую модель, можно не добиться результатов и не получить «вау»-эффекта. Может оказаться, что тот же самый ответ можно было получить, сделав выборку, отследив динамику изменений, а не проверяя весь объем накопленных данных со времени запуска бизнес-процесса.

Текст – FTS Russia.

Особенности СЭД/ ECM-проектов у крупных заказчиков

Представляем интервью с директором по развитию FTS Russia Светлином Савовым, в котором он поделился спецификой проектов внедрения СЭД/ ECM в крупных компаниях.

– Какова в целом специфика внедрения СЭД в крупных компаниях? Какие решения им наиболее интересны, на что ориентируются в выборе СЭД/ ЕСМ?

По мере укрупнения бизнеса процессы в компании усложняются, в их исполнение вовлекаются больше отделов и сотрудников. При этом управление бизнес-процессами находится уже на достаточно высоком уровне. Компании целенаправленно автоматизируют деятельность с помощью ERP, CRM, аналитических, проектных, закупочных и других систем. В том или ином виде в крупных компаниях уже организовано управление документооборотом: с помощью собственных разработок, классических СЭД.

Прирост количества документов в крупных компаниях может составлять до 10% в год. Документы и информация, которой управляет компания с помощью различных систем, нуждаются в консолидации. Поэтому крупным компаниям требуется реализация более сложного взаимодействия в ECM-системе и гибкость ИТ-решения при изменении бизнес-процессов.

От внедрения ECM-системы такие заказчики ожидают ускорения процессов, повышения их управляемости и улучшения конкретных показателей эффективности бизнеса: сокращения времени на принятие решений и согласование, увеличение скорости обработки документов.

Крупные компании готовы инвестировать в прогрессивные технологии, например, использование искусственного интеллекта в управлении информацией.

При выборе ECM-решения такие компании учитывают возможности интеграции с существующими системами, совокупную стоимость владения, перспективы решения в будущем, а также возможности реализации в системе специфических процессов.

– Какой процент клиентов вашей компании относится к крупному бизнесу, насколько значима эта часть клиентской базы, какой процент выручки она приносит?

Примерно 20% клиентов компании FTS относятся к крупному бизнесу, они приносят более 50% выручки.

– Какие продукты вашей компании им больше подходят, каковы особенности проектов вашей компании у крупных заказчиков?

Для управления информацией и документами мы предлагаем клиентам ECM-систему M-Files. Система актуализирует информационные потоки во всей компании и улучшает общую эффективность работы, то есть ускоряет процесс принятия решений и сокращает количество ошибок.

Крупные компании выбирают M-Files, учитывая неограниченную масштабируемость, гибкость платформы, продуманную функциональность по управлению договорами и неструктурированной информацией.

M-Files легко адаптировать к текущим и будущим потребностям компании. Разработчики системы уделяют большое внимание тенденциям будущего в управлении информацией и оснащают платформу интеллектуальными возможностями. Например, система автоматически предлагает атрибуты классификации и поиска для новых или неструктурированных документов, ориентируясь по их содержанию.

Мы видим две большие области для улучшения и автоматизации с помощью ECM в крупных компаниях: управление документами и процессами согласования; управление информацией. Управление документами сокращает время обработки, подготовки и согласования документов. Даже простая настройка шаблонов документов с автоматической подстановкой реквизитов, должностей и т.д. в компании, в которой сотни разных типовых документов, несет большую экономию. А обработка документов с помощью искусственного интеллекта еще больше ускоряет процессы.

Как решение для управления информацией M-Files представляет собой платформу с доступом к информации и документам из всех хранилищ компании: сетевые папки, интранет-системы, ERP, CRM, облачные хранилища. Так реализуется более эффективное управление информацией без дублирования, все документы и файлы остаются на прежних местах, в своих хранилищах.

– Приведите пример наиболее интересного проекта, пожалуйста.

Один из проектов, над которыми сейчас работает компания FTS – это внедрение системы M-Files в крупной международной компании с двумя производственными предприятиями в России. Проект предусматривает не только автоматизацию внутреннего документооборота, но также его интеграцию с сервисами ЭДО для обмена документов с контрагентами.

Текст – FTS Russia.

Впервые опубликовано на ecm.ict-online.ru.

Интеллектуальное управление информацией. Часть 1

analytics_information_management_small

Управление информацией в компании перестает ограничиваться организацией документооборота, классификацией и распределением контента. Следуя глобальной тенденции, клиенты и сотрудники компании создают все больше контента и данных. Их необходимо связывать и интегрировать в процессы, подключая аналитику. Это позволяет говорить о трансформации ECM и переходе к интеллектуальному управлению информацией.

Мы решили разобраться в этой теме и познакомить вас с мнением экспертов.

Как меняется ECM

Подводя итоги 2016 года, ведущие аналитики Gartner и Forrester заявили об устаревании термина «ECM» и предложили заменить его на «Content Services» («контентные сервисы»). Новый термин предполагает решения и стратегии, которые помогают пользователям управлять сложным взаимодействием между людьми, процессами и технологиями. Развитие инструментов управления взаимодействием происходит одновременно с развитием технологий.

Сейчас на рынке существует три типа контентных систем:

1) управление документами и рабочими процессами;

2) управление корпоративным контентом;

3) мобильное и облачное управление контентом.

Основная проблема при описании трех видов систем управления контентом состоит в том, что их не существует в чистом виде. Системы не переходят в своем развитии от одного типа к другому, они перекрывают функции друг друга. Новые системы не замещают старые, они дополняют их и развиваются на основе опыта технологий прошлого поколения.

По мнению разработчиков, полезные контентные решения можно найти во всех перечисленных категориях систем. Что касается пользователей, некоторые из них используют все вышеназванные возможности ECM-систем, а другие просто радуются тому, что наконец-то убрали бумагу из процессов компании. Среди описанных решений и сценариев использования нет хороших или плохих. Главное, что все они разнообразные, и их можно применять для решения проблем с контентом и информацией.

Как влияют тенденции развития ИТ-технологий на управление информацией

  • Взрывной рост объема данных и контента провоцирует новые связи между объектами, из которых формируется интернет вещей. – Пользователи уже не просто обрабатывают информацию. Им необходимо встраивать информацию всех типов в бизнес-процессы как можно раньше, стандартизировать и автоматизировать процессы. Компаниям необходимо внедрять инструменты аналитической оценки большого объема информации и готовиться к эпохе машинной обработки и искусственного интеллекта. Также в компаниях стоит развивать политику по работе с информацией и автоматизировать процессы, чтобы избавляться от ненужного контента.

unstructured_content_intellectual

  • Рост технологий, направленных на работу с большими данными – Hadoop, блокчейн, NoSQL. – Способность новых инструментов управлять данными в огромных масштабах несет с собой необходимость эффективного управления метаданными (данными о данных) в корпоративной информации.
  • Включение основной функциональности по управлению контентом непосредственно в платформы для обмена файлами (DropBox, Google, Office365, IBM/Box, Amazon) и снижение стоимости за хранение информации. – Добавление основных функций по управлению контентом под ценовым давлением приводит к тому, что многие поставщики ECM-решений более пристально обращают внимание на подобный функционал в собственных приложениях и решениях.
  • Ужесточение требований по соблюдению норм и стандартов на национальном и региональном уровнях, а также распространение облаков и растущая потребность в защите конфиденциальной информации– Организациям необходимо минимизировать человеческий фактор с помощью конвертации процессов и документов в цифровую форму и внедрять семантические технологии и автоматическую классификацию.
  • Поставщики ведущих решений главные инвестиции направляют на исследования и разработки облачных технологий. При этом заказчики с крупными локально внедренными системами предыдущего поколения «играют в догонялки». – Преимущества облачных технологий влияют на желание заказчиков, которые хотят приобрести решения по управлению контентом с ясной облачной стратегией, даже если они сами еще не готовы переходить в облака.

Статья подготовлена FTS Russia по материалам электронной книги AIIM.

Фото и картинки – Unsplash, M-Files.


Что дальше?

Скачайте электронную книгу по интеллектуальному управлению информацией


Также вам понравятся статьи:

Интеграция данных – ключевой функционал современных ECM-систем

ECM-система – это не просто хранилище файлов, а польза для бизнеса

Во что трансформируется управление корпоративной информацией (ECM)


Поделитесь с коллегами:

Интеграция данных – ключевой функционал современных ECM-систем

data_integration_metaphor_small

Этой статьей мы продолжаем серию интервью с нашими партнерами, поставщиками информационных решений для бизнеса. Предыдущее интервью с Киммо Ярвенсиву, представителем компании M-Files, читайте здесь.

Что можно назвать самой большой пользой, которую приносит компании управление корпоративным контентом? Какую роль при этом играют автоматизированные процессы? Что влияет на выбор заказчиков?

Представляем интервью с Герхардом Зоммером, руководителем консалтингового отдела компании United Planet, разработчика платформы Intrexx для создания корпоративных порталов, виртуальных рабочих мест и приложений. Герхард – специалист по корпоративным порталам, он разбирается в стратегическом использовании портальных технологий для оптимизации процессов и получения устойчивых конкурентных преимуществ.

Самая большая польза от ECM для компании в том, что информация доступна пользователям в любое время и из любого места.

– Расскажите о пользе применения систем управления документами и информацией DMSECM.

В задачи ECM-систем входит направление и распределение потока бизнес-информации, а также обеспечение легкого доступа к ее содержанию. Система должна обеспечивать сотрудникам эффективный поиск документов и файлов.

Большое преимущество современных ECM-систем в том, что они предлагают возможности интеграции с другими системами: ERP, DMS, CRM. Благодаря такому объединению пользователи работают с данными по проектам и клиентам из ключевых систем и получают дополнительную информацию из ECM. Чем проще объединить данные в ECM-системе и чем проще добавлять собственную информацию, тем выше ценность такого решения для пользователей.

Самая большая польза от ECM для компании в том, что информация доступна пользователям в любое время и из любого места.

– Насколько важно учитывать особенности автоматизации процессов и требования к соответствию стандартам в проектах внедрения ECM-систем?

Если речь идет об автоматизации процессов, то при переносе в ECM они должны строго соблюдаться. Что функционирует на бумаге, переносится в электронный вид с минимальными потерями.

Если в компании действуют внутренние или внешние требования к соответствию стандартам, то в электронном виде они должны оставаться однозначными и прозрачными.

В эпоху цифровой трансформации нужно использовать возможность переосмыслить существующие процессы и адаптировать их к актуальным потребностям при автоматизации. Ценность добавляется, когда при переходе на новые технологии перерабатываются и оптимизируются процессы.

Если в компании уже функционирует классическая СЭД, с помощью ECM-решения можно связать ERP и СЭД.

– Какие другие системы электронной обработки данных должны быть связаны с ECM-решениями?

Да, ECM-решение становится только тогда оправданным, когда с ним можно связать и другие системы. Стандартный функционал в ECM-системах ограничивается представлением содержания из других систем. Ключевой функционал проявляется тогда, когда данные из других систем можно отредактировать и перезаписать, не выходя из ECM.

Среди заказчиков часто востребована интеграция ECM c системами ERP и CRM. Разработчики могут быть разными, но требования клиентов всегда одинаковы: доступ к данным из этих систем через ECM и возможность их дополнения другой информацией, например, документами и задачами.

Если в компании уже функционирует классическая СЭД, с помощью ECM-решения можно связать ERP и СЭД. ECM в этом случае работает как межплатформенная программа (Middleware).

Datenintegration-mit-der-Software-Intrexx_RU

Интеграция различных систем на примере решения Intrexx

– На что стоит обратить внимание при выборе ECM-решения?

  • Интеграция с другими системами должна быть простой, и лучше всего, если необходимость в привлечении ИТ-специалистов будет минимальной.
  • Решение должно быть простым в обслуживании и не предъявлять больших требований к аппаратным средствам.
  • Графическое представление процессов должно поддерживать управление автоматизированными процессами и без труда подстраиваться под изменение процессов.
  • Возможность создания приложений с помощью графического интерфейса через функцию перетаскивания (Drag&Drop).
  • Система должна предлагать функции по представлению содержания, умный поиск и различные умные фильтры, чтобы позволить просто разрабатывать приложения на профессиональном уровне.

– Как проходит внедрение DMS/ECM-решения на предприятии? 

Идеальный процесс внедрения может выглядеть следующим образом:

  1. четкое определение требований проводится путем опроса отделов. Выясняется, что, почему и зачем можно улучшить;
  2. определение состава проектной команды;
  3. оценка и выбор программных решений;
  4. подготовка и внедрение пилотного проекта;
  5. определение ключевых пользователей и вовлечение в проект;
  6. тестирование, исправление ошибок и оптимизация;
  7. после окончательного утверждения начало внедрения в некоторых подразделениях. При этом важно, чтобы сотрудники активно участвовали и не были перегружены новой системой;
  8. последовательно добавлять другие аспекты внедрения, например, обучение пользователей.

При внедрении ECM-решения главную роль играет внутренняя коммуникация. Сотрудники могут объявить о проекте внедрения системы и рассказать о целях и этапах, например, в корпоративном журнале. Проектная команда может постепенно сообщать о дальнейших шагах и результатах.

Интервью адаптировано FTS Russia по материалам United Planet.

Фото и картинки – Unsplash, United Planet.


Что дальше?

Узнайте подробности о решении Intrexx для создания порталов и приложений

Читайте об управлении информацией с помощью M-Files


Также вам понравятся статьи:

ECM-система – это не просто хранилище файлов, а польза для бизнеса

На пути к цифровому предприятию

Во что трансформируется управление корпоративной информацией (ECM)


Понравилось? Поделитесь с коллегами:

Обзор глобального рынка ERP по данным Nucleus Research за 2016 год

trends_ERP_market

Тенденции глобального рынка ERP

В 2016 году рынок корпоративного программного обеспечения для управления предприятием пережил несколько крупных сдвигов. Разработчики стремились укреплять рыночную позицию и расширять возможности продуктов для клиентов. Разработчики-гиганты приобретали небольшие компании, консолидируя вокруг себя перспективные технологии. Такие изменения указывают на то, что рынок ERP переживает уверенный рост. При этом многие компании достигли стадии упадка с текущими решениями и нуждаются в технологическом обновлении.

Какие возможности нужны заказчикам «уже вчера»?

Массовый переход к облачным технологиям и зашкаливающий уровень инноваций способствуют формированию нового порядка в отрасли. Клиенты, которые выбирают ERP, понимают, что им нужен не статичный лицензированный продукт. Для разработчиков это означает необходимость постоянного движения вперед. Чтобы не отставать, вендоры предоставляют клиентам возможности, которые помогают конкурировать в мире, где доминируют скорость, масштабируемость, гибкость и информация. Нативные мобильные приложения, веб-интерфейсы, настраиваемые панели управления и целевые страницы стали стандартом в современных ERP-системах.

Какие технологии в ERP направлены в будущее?

Необходимыми становятся возможности концепции интернета вещей и продвинутая аналитика. Интернет вещей помогает объединять технические производственные процессы и бизнес-процессы, т. е. системы автоматизации производства с управленческими ИТ-системами. А интегрированная аналитика предоставляет глубокое понимание бизнеса и прозрачность процессов. Возможности алгоритмов машинного обучения, которые автоматизируют процессы и помогают избавиться от ошибок сотрудников, представляют качественно новый этап в развитии ERP-технологий. Вендоры становятся лидерами рынка, если они уже сегодня разрабатывают такие технологии, тестируют их и предлагают клиентам.

Чтобы не отставать, вендоры предоставляют клиентам возможности, которые помогают конкурировать в мире, где доминируют скорость, масштабируемость, гибкость и информация.

Просто предложить облачную систему уже недостаточно

Распространение модели SaaS (программное обеспечение как услуга) значительно повлияло на удобство использования ERP-продуктов. Облачные варианты облегчают внедрение и обновление, уменьшают потребность в технологическом менеджменте, повышают мобильность, улучшают пользовательский опыт и предлагают больше преимуществ для бизнеса.

Некоторые клиенты, которые используют локальные внедрения, считают ERP-систему ключевой составляющей дифференциации на рынке и огромным конкурентным преимуществом. Но поставщики, которые все еще предлагают высоко персонифицированные и широко функциональные ERP, больше не могут сравниться с облачными предложениями. И хотя они добавляют ценности бизнесу клиентов, но постепенно будут наблюдать, как их позиции откатываются назад.

Почти каждый поставщик вложил значительные инвестиции в разработку облачных решений, что стирает различия между предложениями. Показатель прироста дохода от облачных решений на рынке не снижается. Однако многие клиенты убедились в том, что дорога в облака не такая радужная. Это заставляет вендоров предоставлять расширенные сервисы, которые усиливают ценность облачного предложения для заказчиков.

Статья подготовлена FTS Russia по материалам отчета Nucleus ERP Value Matrix 2016.

Фото – Unsplash.


Что дальше?

Посмотрите позиции известных ERP-систем  в отчете Nucleus за 2016 год


Также вам понравятся статьи:

6 преимуществ внедрения проектно-ориентированной ERP-системы

Фантастический прогноз развития технологий 2020

10 популярных мифов об ERP-системе


Понравилось? Поделитесь с коллегами:

Управление конфиденциальной информацией и мобильность

risk_photoСтремительное развитие технологий в последние десятилетия привело к закату эпохи персональных компьютеров. Если раньше для различных задач существовало множество устройств, то теперь все умещается в маленькой «умной коробке». Мы исследовали вопрос, как оставаться мобильным и сохранять конфиденциальную информацию в корпоративной среде безопасной.

Каждый сотрудник имеет несколько личных и корпоративных мобильных устройств, которые меняют привычный подход к работе в офисе. Время принятия решения в бизнесе сократилось до минимума, актуальная информация быстро устаревает. Данные факторы предполагают незамедлительное реагирование на входящие потоки задач и документов.

При этом сотрудникам удобнее иметь под рукой одно устройство и для работы, и для личных целей. По данным Международной ассоциации по вопросам управления информацией и изображениями AIIM, 70% компаний видят потенциал в мобильных технологиях, но лишь 24% из них уже пользуются мобильным доступом к корпоративным данным.

Управление конфиденциальными данными

Внедряя практику работы на мобильных устройствах, стоит задуматься об обеспечении безопасности информации. В условиях массового выхода бизнеса в интернет конфиденциальность данных ежедневно ставится под угрозу.

Компания M-Files провела опрос среди нескольких сотен сотрудников, чтобы узнать, как реализуется корпоративная политика безопасности данных при использовании личных приложений и мобильных устройств в разных организациях.

01

Статистика по результатам опроса компании M-Files

По результатам опроса стало ясно, что не все компании задумываются о выработке четкой политики безопасности:

  • почти 50% опрошенных отметили, что используют личные мобильные приложения на работе и передают через них конфиденциальные данные компании;
  • 70% признались, что у них в компании нет корпоративной политики по совместной работе с файлами, или они не знают об этом;
  • 25% ответили, что их компании сталкивались с попытками неавторизованного проникновения в систему, потерей данных, нарушением корпоративных правил, потерей контроля над документами и другими проблемами, возникшими из-за использования личных приложений для передачи и синхронизации файлов.

Многие руководители и сотрудники не обсуждают эту проблему до тех пор, пока сами не пострадают от утечки информации, критичной для функционирования бизнеса.

Мобильные тренды в офисе

Современные сотрудники выбирают мобильность, которая продиктована развитием технологий и ускорением процессов в бизнесе. Практика работы на мобильных устройствах трансформирует офис в гибкие рабочие места, предоставляя возможность работать по гибкому графику и вне офиса.

Можно выделить несколько тенденций развития корпоративной мобильности. Первый тренд представляет собой мобильную работу для удаленных сотрудников и руководителей с доступом ко всем данным и документам. Второй тренд предполагает использование одного мобильного устройства в личных и служебных целях. Эксперты дали ему название Bring Your Own Device (BYOD) или «приноси свое устройство».

02

Мобильные тенденции в управлении информацией

Стратегия BYOD и ее влияние на бизнес

Аналитическое агентство Gartner определяет стратегию BYOD как «альтернативную стратегию, которая позволяет сотрудникам, бизнес-партнерам и другим пользователям применять в работе персонально выбранные и приобретенные пользователем устройства для доступа к корпоративным приложениям и данным компании».

Такая практика приводит не только к повышению удовлетворенности сотрудников, но также и сокращает расходы организации на обслуживание стационарных компьютеров.

Побуждать сотрудников пользоваться личными мобильными устройствами для передачи документов коллегам и клиентам могут неудобные и устаревшие средства для организации совместной работы и управления информацией. В таком случае они используют привычные онлайн-сервисы на своих смартфонах.

После роста популярности инструментов для совместного использования файлов и синхронизации данных большое число компаний осознало необходимость уравновесить безопасность данных с желанием сотрудников использовать более удобные решения для обмена информацией с коллегами, клиентами и партнерами.

Управление безопасностью и тенденциями мобильной работы в компании предполагает внедрение политики безопасности данных, которая устанавливает правила и ограничения для сотрудников по подключению личных устройств к корпоративной сети и использованию их для доступа к конфиденциальной информации.

Побуждать сотрудников пользоваться личными мобильными устройствами для передачи документов коллегам и клиентам могут неудобные и устаревшие средства для организации совместной работы и управления информацией.

Риски политики BYOD

Если компания решает внедрить программу использования личных устройств и приложений в служебных целях с доступом к корпоративной сети, электронной почте и клиентским данным, то она берет на себя определенные риски. В целом, все риски можно распределить по четырем категориям.

  • Сетевой риск

Когда все сотрудники используют в служебных целях только корпоративные устройства, информационный отдел имеет полный контроль над всей локальной сетью. Это позволяет анализировать трафик и обмен данными через интернет. Политика использования собственных устройств на работе позволяет сотрудникам приносить на работу личные девайсы (смартфоны, ноутбуки, планшеты), которые нигде не регистрируются, поэтому IT-отдел не знает, какое количество девайсов подключено к сети. Это приводит к недостаточному контролю используемых устройств.

Поскольку прослеживаемость локальной сети имеет огромное значение для бесперебойной работы всей компании, такой недостаток контроля может стать потенциально опасным. Например, если локальную сеть поразил вирус, все устройства, подключенные к ней, необходимо просканировать. И в такой ситуации легко выпустить из вида чей-то смартфон. Таким образом, границы безопасности сети размываются, когда внедряется практика BYOD.

  • Риск потери устройства

Потерянное или украденное устройство может обернуться значительными финансовыми и репутационными рисками для организации, так как устройство может содержать конфиденциальную информацию. Международные эксперты определяют риск потери данных с украденного или потерянного устройства как самую большую угрозу корпоративной безопасности.

Имея простой доступ к электронной переписке сотрудников компании, а также к корпоративному интранет-порталу, злоумышленники могут легко изъять из пропавшего устройства информацию, составляющую коммерческую тайну.

03

Статистика по результатам опроса компании M-Files

  • Риск использования приложений

В первую очередь он связан с вирусами и вредоносными программами.

По словам экспертов, большинство смартфонов и других устройств сотрудников, которые связаны в корпоративную локальную сеть, не защищены антивирусным ПО.

Параллельно с ростом использования мобильных устройств растет и количество случаев мобильного мошенничества. Организации оказались в такой ситуации, когда необходимо решить, кто несет ответственность за безопасность устройства: организация или пользователь.

  • Риск внедрения практики BYOD

Эффективное внедрение политики и практики использования личных устройств сотрудников в служебных целях должно не только отвечать техническим вопросам безопасности, описанным выше, но также подразумевать разработку четкой программы внедрения этой практики. Поскольку корпоративные знания и данные являются ключевыми активами организации, отсутствие четко прописанной политики BYOD обязательно проявится в несоответствии ожиданиям сотрудников, тем самым повышая шансы неправильного использования личных мобильных устройств. Слабо проработанная политика не научит пользователей корпоративным правилам, а только повысит восприимчивость всей системы к угрозам, описанным выше.

Международные эксперты определяют риск потери данных с украденного или потерянного устройства как самую большую угрозу корпоративной безопасности.

Уменьшаем риски безопасности данных

Соблюдение следующих шагов поможет сотрудникам ИТ-отдела обезопасить активы компании и уменьшить риски. При внедрении практики использования собственных мобильных устройств в офисе специалисты рекомендуют:

  • разработать тщательную программу по управлению рисками для того, чтобы идентифицировать, оценить и уменьшить подверженность угрозам;
  • разработать иерархию управления доступом к данным внутри организации, которая подразумевает доступ к документам и данным для сотрудников на основе распределения ответственности и ролей;
  • классифицировать и выделить критичную и конфиденциальную информацию, чтобы избежать проблем потери или повреждения растущих данных;
  • разработать программу аварийного восстановления данных, которая обеспечит бесперебойность бизнеса;
  • разработать и постоянно пересматривать политику, практику и руководство по применению BYOD;
  • выбрать и внедрить современную ECM-систему для управления информацией, совместной работы над документами, обмена файлами и общения с коллегами.

ECM-система на мобильных устройствах

Современные ECM-решения для управления документами и корпоративным контентом сочетают функциональность и актуальные технологии с простотой использования. На сегодняшний момент удобство использования системы является определяющим критерием для ежедневной эффективной работы в компании, и только оно гарантирует вовлеченность пользователей.

С распространением мобильных тенденций компаниям следует обратить внимание на решения, которые позволяют сотрудникам совместно обрабатывать файлы, редактировать документы и пересылать их клиентам и партнерам без риска утечки конфиденциальной информации.

04

Совместная работа и единый доступ к данным с любого устройства

Для успешной реализации эффективного управления бизнес-информацией в компании важно объединить две стратегии: стратегию управления контентом из единой ECM-системы и стратегию BYOD, когда сотрудники могут пользоваться доступом к корпоративной системе со своих мобильных устройств.

Как раз такой подход лежит в основе мобильных решений ECM-системы M-Files, которая разрабатывалась с расчетом на полнофункциональный мобильный доступ. Это подразумевает, что на мобильном приложении для смартфона или планшета можно работать так же продуктивно, как и в локальной версии, совершать такие же операции и решать одни и те же задачи.

С мобильного устройства можно организовать доступ к различным типам данных. Например, находясь вне офиса, сотрудник получает документ или счет, который тут же фотографирует на камеру смартфона, сканирует благодаря встроенному модулю и удаленно сохраняет в локальное хранилище. И уже его коллеги в офисе могут начать обработку этого документа.

Управлять процессами и отслеживать выполнение задач можно в командировке или в перелете. Из мобильного приложения просто проверять договоры, счета и другие документы, а также одобрять их или отправлять на согласование.

05

Мобильный интерфейс ECM-системы M-Files

Совместную работу над документами, как внутри компании, так и с внешними контрагентами, также легко организовать в мобильном приложении M-Files. Всякое изменение документа сохраняется в системе, и каждый раз при этом формируется новая версия документа. Несколько сотрудников могут редактировать один документ одновременно, при этом все правки и отметки о том, кто их внес, сохраняются. Очевидно, что при этом отпадает необходимость в создании нескольких копий одного документа, а сотрудники всегда безошибочно могут определить актуальную версию.

Мобильные решения M-Files обеспечивают безопасность данных в режиме удаленного и мобильного доступа благодаря шифрованию данных, настройке разграничительных прав доступа, применению цифровой подписи и записи последовательности действий каждого пользователя системы.

Авторизация пользователя происходит традиционно через логин и пароль, двухэтапная авторизация предполагает помимо этого ввод дополнительных личных данных. После авторизации пользователя, система определяет, какими правами он обладает.

Для безопасности передаваемой информации используются несколько видов шифрования и протоколов безопасности для мобильного доступа, удаленного соединения и локальной сети.

06

Уровни безопасности корпоративных данных

Помимо всех перечисленных плюсов применения ECM-решений для безопасного управления конфиденциальной информацией, стоит подчеркнуть доступность современных систем с мобильными приложениями даже для малого и среднего бизнеса благодаря развитию услуги SaaS («программное обеспечение как услуга») и облачных технологий.

Как использовать мобильность во благо

Сотрудники пользуются своими мобильными устройствами на работе вне зависимости от политики компании, и эта тенденция продолжит свое развитие. Компаниям лучше научиться контролировать мобильные устройства, подключаемые к корпоративной сети, и ограничивать их использование в служебных целях.

Нужно определить, что побуждает сотрудников использовать мобильные девайсы, и заменить при необходимости устаревшие или неудобные технологии. Политика использования мобильных устройств поможет в этом и позволит получить максимальную пользу от такой практики: снижение расходов на обслуживание стационарных компьютеров и рост продуктивности сотрудников вне зависимости от того, где они находятся.

Благодаря современной ECM-системе идею мобильной работы можно трансформировать и создать удобное пространство для коллаборации сотрудников. С помощью ECM-системы и мобильного доступа можно значительно повысить эффективность процессов по управлению проектами, задачами и совместной работы над документами.

При внедрении новых технологий необходимо продумать, как обезопасить конфиденциальные данные компании и критичные документы. Для этого рекомендуем учесть советы экспертов по безопасности и использовать современные технологические средства для управления документами и данными компании.

Статья подготовлена FTS Russia.

Впервые опубликовано на Sekretariat.ru.

Фото и картинки – Unsplash, M-Files.


Что дальше?

 Узнайте о современных мобильных решениях ECM


Также вам будут интересны статьи:

Работа с риском для бизнеса: как обезопасить корпоративную информацию?

Топ-10 проблем в управлении информацией, которых можно избежать


Понравилось? Поделитесь с коллегами:

ECM-система – это не просто хранилище файлов, а польза для бизнеса

revolution_m-files_medium

Мы задали вопросы нашим партнерам, экспертам в области управления информацией, чтобы пользователи узнали, как будут развиваться ECM-технологии в будущем. Публикуем интервью с Киммо Ярвенсиву, директором по работе с партнерами M-Files.

– Киммо, какие частые вопросы об M-Files вы получали от потенциальных клиентов в 2016 году?

Самый частый вопрос звучал так: чем M-Files отличается от других (традиционных) ECM-систем?

Здесь я приведу несколько отличий. Управление информацией в системе M-Files происходит по принципу: важно, что ищет пользователь, а не где это хранится. Этот принцип становится базовым для следующего поколения ECM-систем. Роль ECM выходит за границы простого хранилища документов.

Архитектура системы M-Files построена на базе метаданных или свойств, характеристик. Метаданные – это информация, которая описывает документы, файлы или другие объекты в системе, чтобы связать хранилища информации с другими приложениями. В это мы видим тенденцию будущего управления информацией: пользователи быстро находят нужную информацию и просматривают контент в контексте с другой ключевой информацией и бизнес-процессами.

metadata_tags_mfiles

Многие ECM-системы на рынке в реальности представляют собой улучшенную версию сетевого диска:  просто система управления файлами. Но управление информацией – это гораздо больше, чем просто файлы и документы. Бизнес получает настоящие преимущества только тогда, когда можно связать неструктурированные данные, документы, со структурированными данными из других ИТ-систем. Например, связать коммерческое предложение с информацией о клиенте из CRM-системы или соглашение о доставке с заявкой на заказ, которая создана в ERP-системе.

Бизнес получает настоящие преимущества только тогда, когда можно связать неструктурированные данные, документы, со структурированными данными из других ИТ-систем.

По нашему опыту внедрения, часто в компаниях структурированные и неструктурированные данные разрознены и хранятся в отдельных системах. Сильная сторона M-Files – способность объединить эти два мира естественным образом: в M-Files документ – это просто тип объекта. Клиенты, проекты, заявки и другие похожие объекты данных – это часть контента в хранилище M-Files, как и документы.

unstructured_content

– Назовите три причины, почему стоит выбрать M-Files как ECM-систему.

Первая причина: юзабилити и быстрое обучение благодаря привычному интерфейсу M-Files для пользователей Windows. Об этом часто забывают при выборе решения. Сотрудники не хотят «навесить» на себя еще одну систему. Они хотят получить инструмент, который будет понятен с первого дня работы.

Вторая: быстрый процесс внедрения и интеграции с существующими системами. В M-Files есть готовые решения для интеграции с популярными системами и сервисами.

Третья: подход M-Files включает в себя управление документами и управление информацией и связями между объектами. ECM-решение на основе метаданных быстро находит информационные активы, которые связаны с другим неструктурированным контентом, а также структурированными объектами. Например, метаданные, связанные с коммерческим предложением (неструктурированный контент) можно отметить атрибутом «Клиент А». Затем это коммерческое предложение становится видимым из CRM-системы, и его можно привязать к CRM-аккаунту для Клиента А (структурированный объект данных). Все информационные активы, связанные с Клиентом А, можно отразить для удобства менеджеров в контексте с другой связанной информацией.

relationships_between_systems

– Каких тенденций в ECM и управлении информацией вы ожидаете в 2017 году?

Мы ожидаем, что 2017 год станет революционным годом в отрасли ECM-решений. Настоящая революция происходит тогда, когда полностью меняется представление о привычных вещах. Мы считаем, что ECM-система не должна быть местом только для хранения информации. Это не хранилище или не только хранилище файлов. Она должна приносить пользу компании, независимо от того, где физически хранится информация.

Когда мы расширяем роль M-Files по управлению информацией на другие хранилища, увеличиваются объемы информации для обработки. Это пугает. Поэтому информацию нужно фильтровать и управлять ей в зависимости от ценности. Мы разбиваем информацию на две широкие категории: неуправляемый контент и управляемый контент.

Неуправляемый контент – это информация, которая не имеет постоянной или долгосрочной ценности для компании. Например, записи, большая часть переписки, фотографии, презентации и так далее. Это не бесполезная информация, но она не критична для бизнеса. Работать с такой информацией лучше без метаданных: искать такую информацию эффективно, используя полнотекстовый поиск по содержанию.

Печать

Управляемый контент – это критичная для бизнеса информация, которая представляет долгосрочную ценность для компании. Например, коммерческие предложения, заявки и договоры. Ими нужно управлять точно и надежно, потому что поиск договора, а с ним и заключение сделки, может усложниться, если пользователь не вспомнит ключевые слова.

Для управляемого контента метаданные становятся ключевым элементом. С помощью метаданных пользователь отмечает документ как «Договор», связывает его с клиентом и помечает срок действия. После этого любой сотрудник точно знает, что этот документ относится к договорам компании несмотря на формат и название файла.

ECM-система не должна быть местом только для хранения информации. Это не хранилище или не только хранилище файлов. Она должна приносить пользу компании, независимо от того, где физически хранится информация.

Но и такую ключевую информацию можно разделить на ценную и менее ценную. Сегодня это большая проблема многих компаний. Работодатели предлагают сотрудникам различные системы: сетевые папки, OneDrive, SharePoint и пытаются рассказать, какая информация должна храниться в каждой из них. Менее важные файлы кладем в OneDrive, более важные – в SharePoint. Неудивительно, что документы оказываются в «неправильных местах», когда пользователю не ясно, важен ли черновик договора или не очень, потому что это только черновик.

Интервью подготовлено FTS Russia.

Фото и картинки – Unsplash, M-Files.


Что дальше?

Узнайте больше об ECM-системе M-Files


Также вам понравятся статьи:

Мнение: во что трансформируется управление корпоративной информацией (ECM)

На пути к цифровому предприятию

Как работают метаданные в ECM. Объясняем на яблоках


Понравилось? Поделитесь с коллегами:

Почему ритейлу не обойтись без анализа данных

retail_analytics_web

Розничная торговля – технологичная отрасль экономики, на которую прямым образом влияют инновации в информационных технологиях.

Почему это так? Компании стараются приобрести конкурентное преимущество и отстроиться от конкурентов. Большинство активных покупателей привыкло к удобству многоканальности, адаптируется к мобильному и социальному взаимодействию и готово воспринимать новые технологии, повышающие комфорт совершения покупки.

Аналитики Gartner в исследовании 2016 Retail Hype Cycle выделили технологические тенденции в ритейле, которые окажут значительное влияние на развитие отрасли в ближайшие годы.

Укрупненный список технологий выглядит так:

  • «умные» устройства, интернет вещей и 3D-печать,
  • алгоритмы, аналитика данных, большие данные,
  • взаимодействие социальных и мобильных технологий,
  • облачные вычисления и сервисы,
  • дополненная реальность.

Если рассмотреть технологии ближе, актуальными они станут не для всех компаний розничной торговли: играют роль профиль и масштабы деятельности. Прямую пользу «здесь и сейчас» принесет бизнесу работа с данными независимо от размера компании.

Почему анализ данных важен в ритейле

Данные в компаниях накапливаются с момента существования бизнеса, и с каждым годом приход данных стремительно ускоряется. Данные прибывают из различных каналов взаимодействия с клиентами и из действующих корпоративных систем. Чем больше каналов и ИТ-систем – больше данных, из которых можно извлечь пользу.

Как управлять неструктурированными данными в таких количествах

Сами по себе данные ничего не значат, они нуждаются в обработке, классификации, анализе и представлении. Раскрыть потенциал собранных данных помогают аналитические методы и инструменты. Для этих целей помимо таблиц Excel и встроенных возможностей ERP-систем разработаны специализированные корпоративные системы бизнес-аналитики и гибкие облачные BI-решения.

Как BI-решения помогают каждому отделу

Рассмотрим, как системы бизнес-аналитики повышают эффективность финансового отдела и маркетинга.

Финансовым директорам, аналитикам и контролерам инструменты бизнес-аналитики помогают увидеть общую картину финансовых успехов компании. Сервисы дают возможность просматривать ключевые показатели на одном экране или детализировать данные по конкретным регионам, магазинам, товарным группам. Данные в отчетах и панелях KPI обновляются в режиме реального времени и помогают принимать решения быстрее. Сотрудники оперативно реагируют на последние данные о выручке и создают необходимые отчеты.

expence_power_bi_animated

Динамическая панель показателей по затратам

Бизнес-аналитика позволяет анализировать данные на стратегическом уровне и детализировать показатели для выявления отклонений. Анализируя тенденции и модели, сотрудники финансового отдела могут успешно выявлять случаи мошенничества и контролировать злоупотребление полномочиями в компании. Например, возможности сервиса помогают обнаружить внезапный рост расходов и быстро отреагировать на изменения.

Директору по маркетингу важно мотивировать команду к действию и эффектно представлять результаты маркетинговых кампаний руководству. С помощью интерактивных панелей инструментов бизнес-аналитики маркетеры работают не с разрозненными маркетинговыми показателями, а создают связанные отчеты, рассказывают истории о запуске и результатах рекламных кампаний. Командная работа не прекращается, даже если сотрудники не в офисе, поскольку они обращаются к панелям KPI в мобильном режиме.

Прямую пользу «здесь и сейчас» принесет бизнесу работа с данными независимо от размера компании.

С помощью сервисов бизнес-аналитики менеджеры по маркетингу анализируют кампании в реальном времени и сравнивают результаты по клиентским сегментам, географии и другим категориям. Причем на одном экране или на одной интерактивной панели интегрируются данные по веб-аналитике, электронной коммерции, активности в социальных сетях и рассылкам. Сотрудникам не нужно выгружать отчеты из различных систем и сводить показатели в одной таблице.

Благодаря большому выбору элементов визуализации сотрудники маркетингового отдела могут представить рыночную долю по сегментам, отразить расходы по кампаниям и каналам, показать расчеты ROI по кампаниям.

Вместо вывода

Розничным компаниям сложно обойтись без анализа данных. Данные накапливаются в каждом отделе и каждой информационной системе. Объединить их и использовать для развития бизнеса помогают BI-системы. С помощью конструктора данных и простых элементов управления сотрудники могут самостоятельно применять BI в ежедневной работе.

Статья подготовлена FTS Russia по материалам отчета Gartner 2016 Retail Hype Cycle.

Фото и картинки – Unsplash, Microsoft Power BI.


Что дальше?

Узнайте больше о современном гибком сервисе бизнес-аналитики


Также вам понравятся статьи:

3 способа использования инструментов бизнес-аналитики для отдела продаж

Правила визуализации данных без навыков дизайна

3 тенденции в ритейле для подготовки к сезону праздников


Понравилось? Поделитесь с коллегами: