Интеллектуальное управление информацией. Часть 1

analytics_information_management_small

Управление информацией в компании перестает ограничиваться организацией документооборота, классификацией и распределением контента. Следуя глобальной тенденции, клиенты и сотрудники компании создают все больше контента и данных. Их необходимо связывать и интегрировать в процессы, подключая аналитику. Это позволяет говорить о трансформации ECM и переходе к интеллектуальному управлению информацией.

Мы решили разобраться в этой теме и познакомить вас с мнением экспертов.

Как меняется ECM

Подводя итоги 2016 года, ведущие аналитики Gartner и Forrester заявили об устаревании термина «ECM» и предложили заменить его на «Content Services» («контентные сервисы»). Новый термин предполагает решения и стратегии, которые помогают пользователям управлять сложным взаимодействием между людьми, процессами и технологиями. Развитие инструментов управления взаимодействием происходит одновременно с развитием технологий.

Сейчас на рынке существует три типа контентных систем:

1) управление документами и рабочими процессами;

2) управление корпоративным контентом;

3) мобильное и облачное управление контентом.

Основная проблема при описании трех видов систем управления контентом состоит в том, что их не существует в чистом виде. Системы не переходят в своем развитии от одного типа к другому, они перекрывают функции друг друга. Новые системы не замещают старые, они дополняют их и развиваются на основе опыта технологий прошлого поколения.

По мнению разработчиков, полезные контентные решения можно найти во всех перечисленных категориях систем. Что касается пользователей, некоторые из них используют все вышеназванные возможности ECM-систем, а другие просто радуются тому, что наконец-то убрали бумагу из процессов компании. Среди описанных решений и сценариев использования нет хороших или плохих. Главное, что все они разнообразные, и их можно применять для решения проблем с контентом и информацией.

Как влияют тенденции развития ИТ-технологий на управление информацией

  • Взрывной рост объема данных и контента провоцирует новые связи между объектами, из которых формируется интернет вещей. – Пользователи уже не просто обрабатывают информацию. Им необходимо встраивать информацию всех типов в бизнес-процессы как можно раньше, стандартизировать и автоматизировать процессы. Компаниям необходимо внедрять инструменты аналитической оценки большого объема информации и готовиться к эпохе машинной обработки и искусственного интеллекта. Также в компаниях стоит развивать политику по работе с информацией и автоматизировать процессы, чтобы избавляться от ненужного контента.

unstructured_content_intellectual

  • Рост технологий, направленных на работу с большими данными – Hadoop, блокчейн, NoSQL. – Способность новых инструментов управлять данными в огромных масштабах несет с собой необходимость эффективного управления метаданными (данными о данных) в корпоративной информации.
  • Включение основной функциональности по управлению контентом непосредственно в платформы для обмена файлами (DropBox, Google, Office365, IBM/Box, Amazon) и снижение стоимости за хранение информации. – Добавление основных функций по управлению контентом под ценовым давлением приводит к тому, что многие поставщики ECM-решений более пристально обращают внимание на подобный функционал в собственных приложениях и решениях.
  • Ужесточение требований по соблюдению норм и стандартов на национальном и региональном уровнях, а также распространение облаков и растущая потребность в защите конфиденциальной информации– Организациям необходимо минимизировать человеческий фактор с помощью конвертации процессов и документов в цифровую форму и внедрять семантические технологии и автоматическую классификацию.
  • Поставщики ведущих решений главные инвестиции направляют на исследования и разработки облачных технологий. При этом заказчики с крупными локально внедренными системами предыдущего поколения «играют в догонялки». – Преимущества облачных технологий влияют на желание заказчиков, которые хотят приобрести решения по управлению контентом с ясной облачной стратегией, даже если они сами еще не готовы переходить в облака.

Статья подготовлена FTS Russia по материалам электронной книги AIIM.

Фото и картинки – Unsplash, M-Files.


Что дальше?

Скачайте электронную книгу по интеллектуальному управлению информацией


Также вам понравятся статьи:

Интеграция данных – ключевой функционал современных ECM-систем

ECM-система – это не просто хранилище файлов, а польза для бизнеса

Во что трансформируется управление корпоративной информацией (ECM)


Поделитесь с коллегами:

Интеграция данных — ключевой функционал современных ECM-систем

data_integration_metaphor_small

Этой статьей мы продолжаем серию интервью с нашими партнерами, поставщиками информационных решений для бизнеса. Предыдущее интервью с Киммо Ярвенсиву, представителем компании M-Files, читайте здесь.

Что можно назвать самой большой пользой, которую приносит компании управление корпоративным контентом? Какую роль при этом играют автоматизированные процессы? Что влияет на выбор заказчиков?

Представляем интервью с Герхардом Зоммером, руководителем консалтингового отдела компании United Planet, разработчика платформы Intrexx для создания корпоративных порталов, виртуальных рабочих мест и приложений. Герхард – специалист по корпоративным порталам, он разбирается в стратегическом использовании портальных технологий для оптимизации процессов и получения устойчивых конкурентных преимуществ.

Самая большая польза от ECM для компании в том, что информация доступна пользователям в любое время и из любого места.

– Расскажите о пользе применения систем управления документами и информацией DMSECM.

В задачи ECM-систем входит направление и распределение потока бизнес-информации, а также обеспечение легкого доступа к ее содержанию. Система должна обеспечивать сотрудникам эффективный поиск документов и файлов.

Большое преимущество современных ECM-систем в том, что они предлагают возможности интеграции с другими системами: ERP, DMS, CRM. Благодаря такому объединению пользователи работают с данными по проектам и клиентам из ключевых систем и получают дополнительную информацию из ECM. Чем проще объединить данные в ECM-системе и чем проще добавлять собственную информацию, тем выше ценность такого решения для пользователей.

Самая большая польза от ECM для компании в том, что информация доступна пользователям в любое время и из любого места.

– Насколько важно учитывать особенности автоматизации процессов и требования к соответствию стандартам в проектах внедрения ECM-систем?

Если речь идет об автоматизации процессов, то при переносе в ECM они должны строго соблюдаться. Что функционирует на бумаге, переносится в электронный вид с минимальными потерями.

Если в компании действуют внутренние или внешние требования к соответствию стандартам, то в электронном виде они должны оставаться однозначными и прозрачными.

В эпоху цифровой трансформации нужно использовать возможность переосмыслить существующие процессы и адаптировать их к актуальным потребностям при автоматизации. Ценность добавляется, когда при переходе на новые технологии перерабатываются и оптимизируются процессы.

Если в компании уже функционирует классическая СЭД, с помощью ECM-решения можно связать ERP и СЭД.

– Какие другие системы электронной обработки данных должны быть связаны с ECM-решениями?

Да, ECM-решение становится только тогда оправданным, когда с ним можно связать и другие системы. Стандартный функционал в ECM-системах ограничивается представлением содержания из других систем. Ключевой функционал проявляется тогда, когда данные из других систем можно отредактировать и перезаписать, не выходя из ECM.

Среди заказчиков часто востребована интеграция ECM c системами ERP и CRM. Разработчики могут быть разными, но требования клиентов всегда одинаковы: доступ к данным из этих систем через ECM и возможность их дополнения другой информацией, например, документами и задачами.

Если в компании уже функционирует классическая СЭД, с помощью ECM-решения можно связать ERP и СЭД. ECM в этом случае работает как межплатформенная программа (Middleware).

Datenintegration-mit-der-Software-Intrexx_RU

Интеграция различных систем на примере решения Intrexx

– На что стоит обратить внимание при выборе ECM-решения?

  • Интеграция с другими системами должна быть простой, и лучше всего, если необходимость в привлечении ИТ-специалистов будет минимальной.
  • Решение должно быть простым в обслуживании и не предъявлять больших требований к аппаратным средствам.
  • Графическое представление процессов должно поддерживать управление автоматизированными процессами и без труда подстраиваться под изменение процессов.
  • Возможность создания приложений с помощью графического интерфейса через функцию перетаскивания (Drag&Drop).
  • Система должна предлагать функции по представлению содержания, умный поиск и различные умные фильтры, чтобы позволить просто разрабатывать приложения на профессиональном уровне.

– Как проходит внедрение DMS/ECM-решения на предприятии? 

Идеальный процесс внедрения может выглядеть следующим образом:

  1. четкое определение требований проводится путем опроса отделов. Выясняется, что, почему и зачем можно улучшить;
  2. определение состава проектной команды;
  3. оценка и выбор программных решений;
  4. подготовка и внедрение пилотного проекта;
  5. определение ключевых пользователей и вовлечение в проект;
  6. тестирование, исправление ошибок и оптимизация;
  7. после окончательного утверждения начало внедрения в некоторых подразделениях. При этом важно, чтобы сотрудники активно участвовали и не были перегружены новой системой;
  8. последовательно добавлять другие аспекты внедрения, например, обучение пользователей.

При внедрении ECM-решения главную роль играет внутренняя коммуникация. Сотрудники могут объявить о проекте внедрения системы и рассказать о целях и этапах, например, в корпоративном журнале. Проектная команда может постепенно сообщать о дальнейших шагах и результатах.

Интервью адаптировано FTS Russia по материалам United Planet.

Фото и картинки – Unsplash, United Planet.


Что дальше?

Узнайте подробности о решении Intrexx для создания порталов и приложений

Читайте об управлении информацией с помощью M-Files


Также вам понравятся статьи:

ECM-система – это не просто хранилище файлов, а польза для бизнеса

На пути к цифровому предприятию

Во что трансформируется управление корпоративной информацией (ECM)


Понравилось? Поделитесь с коллегами:

Обзор глобального рынка ERP по данным Nucleus Research за 2016 год

trends_ERP_market

Тенденции глобального рынка ERP

В 2016 году рынок корпоративного программного обеспечения для управления предприятием пережил несколько крупных сдвигов. Разработчики стремились укреплять рыночную позицию и расширять возможности продуктов для клиентов. Разработчики-гиганты приобретали небольшие компании, консолидируя вокруг себя перспективные технологии. Такие изменения указывают на то, что рынок ERP переживает уверенный рост. При этом многие компании достигли стадии упадка с текущими решениями и нуждаются в технологическом обновлении.

Какие возможности нужны заказчикам «уже вчера»?

Массовый переход к облачным технологиям и зашкаливающий уровень инноваций способствуют формированию нового порядка в отрасли. Клиенты, которые выбирают ERP, понимают, что им нужен не статичный лицензированный продукт. Для разработчиков это означает необходимость постоянного движения вперед. Чтобы не отставать, вендоры предоставляют клиентам возможности, которые помогают конкурировать в мире, где доминируют скорость, масштабируемость, гибкость и информация. Нативные мобильные приложения, веб-интерфейсы, настраиваемые панели управления и целевые страницы стали стандартом в современных ERP-системах.

Какие технологии в ERP направлены в будущее?

Необходимыми становятся возможности концепции интернета вещей и продвинутая аналитика. Интернет вещей помогает объединять технические производственные процессы и бизнес-процессы, т. е. системы автоматизации производства с управленческими ИТ-системами. А интегрированная аналитика предоставляет глубокое понимание бизнеса и прозрачность процессов. Возможности алгоритмов машинного обучения, которые автоматизируют процессы и помогают избавиться от ошибок сотрудников, представляют качественно новый этап в развитии ERP-технологий. Вендоры становятся лидерами рынка, если они уже сегодня разрабатывают такие технологии, тестируют их и предлагают клиентам.

Чтобы не отставать, вендоры предоставляют клиентам возможности, которые помогают конкурировать в мире, где доминируют скорость, масштабируемость, гибкость и информация.

Просто предложить облачную систему уже недостаточно

Распространение модели SaaS (программное обеспечение как услуга) значительно повлияло на удобство использования ERP-продуктов. Облачные варианты облегчают внедрение и обновление, уменьшают потребность в технологическом менеджменте, повышают мобильность, улучшают пользовательский опыт и предлагают больше преимуществ для бизнеса.

Некоторые клиенты, которые используют локальные внедрения, считают ERP-систему ключевой составляющей дифференциации на рынке и огромным конкурентным преимуществом. Но поставщики, которые все еще предлагают высоко персонифицированные и широко функциональные ERP, больше не могут сравниться с облачными предложениями. И хотя они добавляют ценности бизнесу клиентов, но постепенно будут наблюдать, как их позиции откатываются назад.

Почти каждый поставщик вложил значительные инвестиции в разработку облачных решений, что стирает различия между предложениями. Показатель прироста дохода от облачных решений на рынке не снижается. Однако многие клиенты убедились в том, что дорога в облака не такая радужная. Это заставляет вендоров предоставлять расширенные сервисы, которые усиливают ценность облачного предложения для заказчиков.

Статья подготовлена FTS Russia по материалам отчета Nucleus ERP Value Matrix 2016.

Фото – Unsplash.


Что дальше?

Посмотрите позиции известных ERP-систем  в отчете Nucleus за 2016 год


Также вам понравятся статьи:

6 преимуществ внедрения проектно-ориентированной ERP-системы

Фантастический прогноз развития технологий 2020

10 популярных мифов об ERP-системе


Понравилось? Поделитесь с коллегами:

Управление конфиденциальной информацией и мобильность

risk_photoСтремительное развитие технологий в последние десятилетия привело к закату эпохи персональных компьютеров. Если раньше для различных задач существовало множество устройств, то теперь все умещается в маленькой «умной коробке». Мы исследовали вопрос, как оставаться мобильным и сохранять конфиденциальную информацию в корпоративной среде безопасной.

Каждый сотрудник имеет несколько личных и корпоративных мобильных устройств, которые меняют привычный подход к работе в офисе. Время принятия решения в бизнесе сократилось до минимума, актуальная информация быстро устаревает. Данные факторы предполагают незамедлительное реагирование на входящие потоки задач и документов.

При этом сотрудникам удобнее иметь под рукой одно устройство и для работы, и для личных целей. По данным Международной ассоциации по вопросам управления информацией и изображениями AIIM, 70% компаний видят потенциал в мобильных технологиях, но лишь 24% из них уже пользуются мобильным доступом к корпоративным данным.

Управление конфиденциальными данными

Внедряя практику работы на мобильных устройствах, стоит задуматься об обеспечении безопасности информации. В условиях массового выхода бизнеса в интернет конфиденциальность данных ежедневно ставится под угрозу.

Компания M-Files провела опрос среди нескольких сотен сотрудников, чтобы узнать, как реализуется корпоративная политика безопасности данных при использовании личных приложений и мобильных устройств в разных организациях.

01

Статистика по результатам опроса компании M-Files

По результатам опроса стало ясно, что не все компании задумываются о выработке четкой политики безопасности:

  • почти 50% опрошенных отметили, что используют личные мобильные приложения на работе и передают через них конфиденциальные данные компании;
  • 70% признались, что у них в компании нет корпоративной политики по совместной работе с файлами, или они не знают об этом;
  • 25% ответили, что их компании сталкивались с попытками неавторизованного проникновения в систему, потерей данных, нарушением корпоративных правил, потерей контроля над документами и другими проблемами, возникшими из-за использования личных приложений для передачи и синхронизации файлов.

Многие руководители и сотрудники не обсуждают эту проблему до тех пор, пока сами не пострадают от утечки информации, критичной для функционирования бизнеса.

Мобильные тренды в офисе

Современные сотрудники выбирают мобильность, которая продиктована развитием технологий и ускорением процессов в бизнесе. Практика работы на мобильных устройствах трансформирует офис в гибкие рабочие места, предоставляя возможность работать по гибкому графику и вне офиса.

Можно выделить несколько тенденций развития корпоративной мобильности. Первый тренд представляет собой мобильную работу для удаленных сотрудников и руководителей с доступом ко всем данным и документам. Второй тренд предполагает использование одного мобильного устройства в личных и служебных целях. Эксперты дали ему название Bring Your Own Device (BYOD) или «приноси свое устройство».

02

Мобильные тенденции в управлении информацией

Стратегия BYOD и ее влияние на бизнес

Аналитическое агентство Gartner определяет стратегию BYOD как «альтернативную стратегию, которая позволяет сотрудникам, бизнес-партнерам и другим пользователям применять в работе персонально выбранные и приобретенные пользователем устройства для доступа к корпоративным приложениям и данным компании».

Такая практика приводит не только к повышению удовлетворенности сотрудников, но также и сокращает расходы организации на обслуживание стационарных компьютеров.

Побуждать сотрудников пользоваться личными мобильными устройствами для передачи документов коллегам и клиентам могут неудобные и устаревшие средства для организации совместной работы и управления информацией. В таком случае они используют привычные онлайн-сервисы на своих смартфонах.

После роста популярности инструментов для совместного использования файлов и синхронизации данных большое число компаний осознало необходимость уравновесить безопасность данных с желанием сотрудников использовать более удобные решения для обмена информацией с коллегами, клиентами и партнерами.

Управление безопасностью и тенденциями мобильной работы в компании предполагает внедрение политики безопасности данных, которая устанавливает правила и ограничения для сотрудников по подключению личных устройств к корпоративной сети и использованию их для доступа к конфиденциальной информации.

Побуждать сотрудников пользоваться личными мобильными устройствами для передачи документов коллегам и клиентам могут неудобные и устаревшие средства для организации совместной работы и управления информацией.

Риски политики BYOD

Если компания решает внедрить программу использования личных устройств и приложений в служебных целях с доступом к корпоративной сети, электронной почте и клиентским данным, то она берет на себя определенные риски. В целом, все риски можно распределить по четырем категориям.

  • Сетевой риск

Когда все сотрудники используют в служебных целях только корпоративные устройства, информационный отдел имеет полный контроль над всей локальной сетью. Это позволяет анализировать трафик и обмен данными через интернет. Политика использования собственных устройств на работе позволяет сотрудникам приносить на работу личные девайсы (смартфоны, ноутбуки, планшеты), которые нигде не регистрируются, поэтому IT-отдел не знает, какое количество девайсов подключено к сети. Это приводит к недостаточному контролю используемых устройств.

Поскольку прослеживаемость локальной сети имеет огромное значение для бесперебойной работы всей компании, такой недостаток контроля может стать потенциально опасным. Например, если локальную сеть поразил вирус, все устройства, подключенные к ней, необходимо просканировать. И в такой ситуации легко выпустить из вида чей-то смартфон. Таким образом, границы безопасности сети размываются, когда внедряется практика BYOD.

  • Риск потери устройства

Потерянное или украденное устройство может обернуться значительными финансовыми и репутационными рисками для организации, так как устройство может содержать конфиденциальную информацию. Международные эксперты определяют риск потери данных с украденного или потерянного устройства как самую большую угрозу корпоративной безопасности.

Имея простой доступ к электронной переписке сотрудников компании, а также к корпоративному интранет-порталу, злоумышленники могут легко изъять из пропавшего устройства информацию, составляющую коммерческую тайну.

03

Статистика по результатам опроса компании M-Files

  • Риск использования приложений

В первую очередь он связан с вирусами и вредоносными программами.

По словам экспертов, большинство смартфонов и других устройств сотрудников, которые связаны в корпоративную локальную сеть, не защищены антивирусным ПО.

Параллельно с ростом использования мобильных устройств растет и количество случаев мобильного мошенничества. Организации оказались в такой ситуации, когда необходимо решить, кто несет ответственность за безопасность устройства: организация или пользователь.

  • Риск внедрения практики BYOD

Эффективное внедрение политики и практики использования личных устройств сотрудников в служебных целях должно не только отвечать техническим вопросам безопасности, описанным выше, но также подразумевать разработку четкой программы внедрения этой практики. Поскольку корпоративные знания и данные являются ключевыми активами организации, отсутствие четко прописанной политики BYOD обязательно проявится в несоответствии ожиданиям сотрудников, тем самым повышая шансы неправильного использования личных мобильных устройств. Слабо проработанная политика не научит пользователей корпоративным правилам, а только повысит восприимчивость всей системы к угрозам, описанным выше.

Международные эксперты определяют риск потери данных с украденного или потерянного устройства как самую большую угрозу корпоративной безопасности.

Уменьшаем риски безопасности данных

Соблюдение следующих шагов поможет сотрудникам ИТ-отдела обезопасить активы компании и уменьшить риски. При внедрении практики использования собственных мобильных устройств в офисе специалисты рекомендуют:

  • разработать тщательную программу по управлению рисками для того, чтобы идентифицировать, оценить и уменьшить подверженность угрозам;
  • разработать иерархию управления доступом к данным внутри организации, которая подразумевает доступ к документам и данным для сотрудников на основе распределения ответственности и ролей;
  • классифицировать и выделить критичную и конфиденциальную информацию, чтобы избежать проблем потери или повреждения растущих данных;
  • разработать программу аварийного восстановления данных, которая обеспечит бесперебойность бизнеса;
  • разработать и постоянно пересматривать политику, практику и руководство по применению BYOD;
  • выбрать и внедрить современную ECM-систему для управления информацией, совместной работы над документами, обмена файлами и общения с коллегами.

ECM-система на мобильных устройствах

Современные ECM-решения для управления документами и корпоративным контентом сочетают функциональность и актуальные технологии с простотой использования. На сегодняшний момент удобство использования системы является определяющим критерием для ежедневной эффективной работы в компании, и только оно гарантирует вовлеченность пользователей.

С распространением мобильных тенденций компаниям следует обратить внимание на решения, которые позволяют сотрудникам совместно обрабатывать файлы, редактировать документы и пересылать их клиентам и партнерам без риска утечки конфиденциальной информации.

04

Совместная работа и единый доступ к данным с любого устройства

Для успешной реализации эффективного управления бизнес-информацией в компании важно объединить две стратегии: стратегию управления контентом из единой ECM-системы и стратегию BYOD, когда сотрудники могут пользоваться доступом к корпоративной системе со своих мобильных устройств.

Как раз такой подход лежит в основе мобильных решений ECM-системы M-Files, которая разрабатывалась с расчетом на полнофункциональный мобильный доступ. Это подразумевает, что на мобильном приложении для смартфона или планшета можно работать так же продуктивно, как и в локальной версии, совершать такие же операции и решать одни и те же задачи.

С мобильного устройства можно организовать доступ к различным типам данных. Например, находясь вне офиса, сотрудник получает документ или счет, который тут же фотографирует на камеру смартфона, сканирует благодаря встроенному модулю и удаленно сохраняет в локальное хранилище. И уже его коллеги в офисе могут начать обработку этого документа.

Управлять процессами и отслеживать выполнение задач можно в командировке или в перелете. Из мобильного приложения просто проверять договоры, счета и другие документы, а также одобрять их или отправлять на согласование.

05

Мобильный интерфейс ECM-системы M-Files

Совместную работу над документами, как внутри компании, так и с внешними контрагентами, также легко организовать в мобильном приложении M-Files. Всякое изменение документа сохраняется в системе, и каждый раз при этом формируется новая версия документа. Несколько сотрудников могут редактировать один документ одновременно, при этом все правки и отметки о том, кто их внес, сохраняются. Очевидно, что при этом отпадает необходимость в создании нескольких копий одного документа, а сотрудники всегда безошибочно могут определить актуальную версию.

Мобильные решения M-Files обеспечивают безопасность данных в режиме удаленного и мобильного доступа благодаря шифрованию данных, настройке разграничительных прав доступа, применению цифровой подписи и записи последовательности действий каждого пользователя системы.

Авторизация пользователя происходит традиционно через логин и пароль, двухэтапная авторизация предполагает помимо этого ввод дополнительных личных данных. После авторизации пользователя, система определяет, какими правами он обладает.

Для безопасности передаваемой информации используются несколько видов шифрования и протоколов безопасности для мобильного доступа, удаленного соединения и локальной сети.

06

Уровни безопасности корпоративных данных

Помимо всех перечисленных плюсов применения ECM-решений для безопасного управления конфиденциальной информацией, стоит подчеркнуть доступность современных систем с мобильными приложениями даже для малого и среднего бизнеса благодаря развитию услуги SaaS («программное обеспечение как услуга») и облачных технологий.

Как использовать мобильность во благо

Сотрудники пользуются своими мобильными устройствами на работе вне зависимости от политики компании, и эта тенденция продолжит свое развитие. Компаниям лучше научиться контролировать мобильные устройства, подключаемые к корпоративной сети, и ограничивать их использование в служебных целях.

Нужно определить, что побуждает сотрудников использовать мобильные девайсы, и заменить при необходимости устаревшие или неудобные технологии. Политика использования мобильных устройств поможет в этом и позволит получить максимальную пользу от такой практики: снижение расходов на обслуживание стационарных компьютеров и рост продуктивности сотрудников вне зависимости от того, где они находятся.

Благодаря современной ECM-системе идею мобильной работы можно трансформировать и создать удобное пространство для коллаборации сотрудников. С помощью ECM-системы и мобильного доступа можно значительно повысить эффективность процессов по управлению проектами, задачами и совместной работы над документами.

При внедрении новых технологий необходимо продумать, как обезопасить конфиденциальные данные компании и критичные документы. Для этого рекомендуем учесть советы экспертов по безопасности и использовать современные технологические средства для управления документами и данными компании.

Статья подготовлена FTS Russia.

Фото и картинки – Unsplash, M-Files.


Что дальше?

 Узнайте о современных мобильных решениях ECM


Также вам будут интересны статьи:

Работа с риском для бизнеса: как обезопасить корпоративную информацию?

Топ-10 проблем в управлении информацией, которых можно избежать


Понравилось? Поделитесь с коллегами:

ECM-система – это не просто хранилище файлов, а польза для бизнеса

revolution_m-files_medium

Мы задали вопросы нашим партнерам, экспертам в области управления информацией, чтобы пользователи узнали, как будут развиваться ECM-технологии в будущем. Публикуем интервью с Киммо Ярвенсиву, директором по работе с партнерами M-Files.

– Киммо, какие частые вопросы об M-Files вы получали от потенциальных клиентов в 2016 году?

Самый частый вопрос звучал так: чем M-Files отличается от других (традиционных) ECM-систем?

Здесь я приведу несколько отличий. Управление информацией в системе M-Files происходит по принципу: важно, что ищет пользователь, а не где это хранится. Этот принцип становится базовым для следующего поколения ECM-систем. Роль ECM выходит за границы простого хранилища документов.

Архитектура системы M-Files построена на базе метаданных или свойств, характеристик. Метаданные – это информация, которая описывает документы, файлы или другие объекты в системе, чтобы связать хранилища информации с другими приложениями. В это мы видим тенденцию будущего управления информацией: пользователи быстро находят нужную информацию и просматривают контент в контексте с другой ключевой информацией и бизнес-процессами.

metadata_tags_mfiles

Многие ECM-системы на рынке в реальности представляют собой улучшенную версию сетевого диска:  просто система управления файлами. Но управление информацией – это гораздо больше, чем просто файлы и документы. Бизнес получает настоящие преимущества только тогда, когда можно связать неструктурированные данные, документы, со структурированными данными из других ИТ-систем. Например, связать коммерческое предложение с информацией о клиенте из CRM-системы или соглашение о доставке с заявкой на заказ, которая создана в ERP-системе.

Бизнес получает настоящие преимущества только тогда, когда можно связать неструктурированные данные, документы, со структурированными данными из других ИТ-систем.

По нашему опыту внедрения, часто в компаниях структурированные и неструктурированные данные разрознены и хранятся в отдельных системах. Сильная сторона M-Files — способность объединить эти два мира естественным образом: в M-Files документ – это просто тип объекта. Клиенты, проекты, заявки и другие похожие объекты данных – это часть контента в хранилище M-Files, как и документы.

unstructured_content

– Назовите три причины, почему стоит выбрать M-Files как ECM-систему.

Первая причина: юзабилити и быстрое обучение благодаря привычному интерфейсу M-Files для пользователей Windows. Об этом часто забывают при выборе решения. Сотрудники не хотят «навесить» на себя еще одну систему. Они хотят получить инструмент, который будет понятен с первого дня работы.

Вторая: быстрый процесс внедрения и интеграции с существующими системами. В M-Files есть готовые решения для интеграции с популярными системами и сервисами.

Третья: подход M-Files включает в себя управление документами и управление информацией и связями между объектами. ECM-решение на основе метаданных быстро находит информационные активы, которые связаны с другим неструктурированным контентом, а также структурированными объектами. Например, метаданные, связанные с коммерческим предложением (неструктурированный контент) можно отметить атрибутом «Клиент А». Затем это коммерческое предложение становится видимым из CRM-системы, и его можно привязать к CRM-аккаунту для Клиента А (структурированный объект данных). Все информационные активы, связанные с Клиентом А, можно отразить для удобства менеджеров в контексте с другой связанной информацией.

relationships_between_systems

– Каких тенденций в ECM и управлении информацией вы ожидаете в 2017 году?

Мы ожидаем, что 2017 год станет революционным годом в отрасли ECM-решений. Настоящая революция происходит тогда, когда полностью меняется представление о привычных вещах. Мы считаем, что ECM-система не должна быть местом только для хранения информации. Это не хранилище или не только хранилище файлов. Она должна приносить пользу компании, независимо от того, где физически хранится информация.

Когда мы расширяем роль M-Files по управлению информацией на другие хранилища, увеличиваются объемы информации для обработки. Это пугает. Поэтому информацию нужно фильтровать и управлять ей в зависимости от ценности. Мы разбиваем информацию на две широкие категории: неуправляемый контент и управляемый контент.

Неуправляемый контент – это информация, которая не имеет постоянной или долгосрочной ценности для компании. Например, записи, большая часть переписки, фотографии, презентации и так далее. Это не бесполезная информация, но она не критична для бизнеса. Работать с такой информацией лучше без метаданных: искать такую информацию эффективно, используя полнотекстовый поиск по содержанию.

Печать

Управляемый контент – это критичная для бизнеса информация, которая представляет долгосрочную ценность для компании. Например, коммерческие предложения, заявки и договоры. Ими нужно управлять точно и надежно, потому что поиск договора, а с ним и заключение сделки, может усложниться, если пользователь не вспомнит ключевые слова.

Для управляемого контента метаданные становятся ключевым элементом. С помощью метаданных пользователь отмечает документ как «Договор», связывает его с клиентом и помечает срок действия. После этого любой сотрудник точно знает, что этот документ относится к договорам компании несмотря на формат и название файла.

ECM-система не должна быть местом только для хранения информации. Это не хранилище или не только хранилище файлов. Она должна приносить пользу компании, независимо от того, где физически хранится информация.

Но и такую ключевую информацию можно разделить на ценную и менее ценную. Сегодня это большая проблема многих компаний. Работодатели предлагают сотрудникам различные системы: сетевые папки, OneDrive, SharePoint и пытаются рассказать, какая информация должна храниться в каждой из них. Менее важные файлы кладем в OneDrive, более важные – в SharePoint. Неудивительно, что документы оказываются в «неправильных местах», когда пользователю не ясно, важен ли черновик договора или не очень, потому что это только черновик.

Интервью подготовлено FTS Russia.

Фото и картинки – Unsplash, M-Files.


Что дальше?

Узнайте больше об ECM-системе M-Files


Также вам понравятся статьи:

Мнение: во что трансформируется управление корпоративной информацией (ECM)

На пути к цифровому предприятию

Как работают метаданные в ECM. Объясняем на яблоках


Понравилось? Поделитесь с коллегами:

Почему ритейлу не обойтись без анализа данных

retail_analytics_web

Розничная торговля – технологичная отрасль экономики, на которую прямым образом влияют инновации в информационных технологиях.

Почему это так? Компании стараются приобрести конкурентное преимущество и отстроиться от конкурентов. Большинство активных покупателей привыкло к удобству многоканальности, адаптируется к мобильному и социальному взаимодействию и готово воспринимать новые технологии, повышающие комфорт совершения покупки.

Аналитики Gartner в исследовании 2016 Retail Hype Cycle выделили технологические тенденции в ритейле, которые окажут значительное влияние на развитие отрасли в ближайшие годы.

Укрупненный список технологий выглядит так:

  • «умные» устройства, интернет вещей и 3D-печать,
  • алгоритмы, аналитика данных, большие данные,
  • взаимодействие социальных и мобильных технологий,
  • облачные вычисления и сервисы,
  • дополненная реальность.

Если рассмотреть технологии ближе, актуальными они станут не для всех компаний розничной торговли: играют роль профиль и масштабы деятельности. Прямую пользу «здесь и сейчас» принесет бизнесу работа с данными независимо от размера компании.

Почему анализ данных важен в ритейле

Данные в компаниях накапливаются с момента существования бизнеса, и с каждым годом приход данных стремительно ускоряется. Данные прибывают из различных каналов взаимодействия с клиентами и из действующих корпоративных систем. Чем больше каналов и ИТ-систем – больше данных, из которых можно извлечь пользу.

Как управлять неструктурированными данными в таких количествах

Сами по себе данные ничего не значат, они нуждаются в обработке, классификации, анализе и представлении. Раскрыть потенциал собранных данных помогают аналитические методы и инструменты. Для этих целей помимо таблиц Excel и встроенных возможностей ERP-систем разработаны специализированные корпоративные системы бизнес-аналитики и гибкие облачные BI-решения.

Как BI-решения помогают каждому отделу

Рассмотрим, как системы бизнес-аналитики повышают эффективность финансового отдела и маркетинга.

Финансовым директорам, аналитикам и контролерам инструменты бизнес-аналитики помогают увидеть общую картину финансовых успехов компании. Сервисы дают возможность просматривать ключевые показатели на одном экране или детализировать данные по конкретным регионам, магазинам, товарным группам. Данные в отчетах и панелях KPI обновляются в режиме реального времени и помогают принимать решения быстрее. Сотрудники оперативно реагируют на последние данные о выручке и создают необходимые отчеты.

expence_power_bi_animated

Динамическая панель показателей по затратам

Бизнес-аналитика позволяет анализировать данные на стратегическом уровне и детализировать показатели для выявления отклонений. Анализируя тенденции и модели, сотрудники финансового отдела могут успешно выявлять случаи мошенничества и контролировать злоупотребление полномочиями в компании. Например, возможности сервиса помогают обнаружить внезапный рост расходов и быстро отреагировать на изменения.

Директору по маркетингу важно мотивировать команду к действию и эффектно представлять результаты маркетинговых кампаний руководству. С помощью интерактивных панелей инструментов бизнес-аналитики маркетеры работают не с разрозненными маркетинговыми показателями, а создают связанные отчеты, рассказывают истории о запуске и результатах рекламных кампаний. Командная работа не прекращается, даже если сотрудники не в офисе, поскольку они обращаются к панелям KPI в мобильном режиме.

Прямую пользу «здесь и сейчас» принесет бизнесу работа с данными независимо от размера компании.

С помощью сервисов бизнес-аналитики менеджеры по маркетингу анализируют кампании в реальном времени и сравнивают результаты по клиентским сегментам, географии и другим категориям. Причем на одном экране или на одной интерактивной панели интегрируются данные по веб-аналитике, электронной коммерции, активности в социальных сетях и рассылкам. Сотрудникам не нужно выгружать отчеты из различных систем и сводить показатели в одной таблице.

Благодаря большому выбору элементов визуализации сотрудники маркетингового отдела могут представить рыночную долю по сегментам, отразить расходы по кампаниям и каналам, показать расчеты ROI по кампаниям.

Вместо вывода

Розничным компаниям сложно обойтись без анализа данных. Данные накапливаются в каждом отделе и каждой информационной системе. Объединить их и использовать для развития бизнеса помогают BI-системы. С помощью конструктора данных и простых элементов управления сотрудники могут самостоятельно применять BI в ежедневной работе.

Статья подготовлена FTS Russia по материалам отчета Gartner 2016 Retail Hype Cycle.

Фото и картинки – Unsplash, Microsoft Power BI.


Что дальше?

Узнайте больше о современном гибком сервисе бизнес-аналитики


Также вам понравятся статьи:

3 способа использования инструментов бизнес-аналитики для отдела продаж

Правила визуализации данных без навыков дизайна

3 тенденции в ритейле для подготовки к сезону праздников


Понравилось? Поделитесь с коллегами:

Во что трансформируется управление корпоративной информацией (ECM)

digital_transformation_ecm_1

В какую сторону развиваются современные технологии по управлению информацией? На что ориентироваться при выборе решений ECM сейчас? Как сделать правильный выбор решения, адекватного времени и задачам бизнеса в будущем? Мы выбрали самое интересное из публикации CMSWire, в которой аналитики и эксперты отрасли рассуждают о тенденциях в управлении корпоративной информацией и цифровой трансформации бизнеса.

Аналитик Constellation Research Алан Лепофски так видит изменения в практике ECM: «Прежние ECM-системы фокусировались на архивировании и хранении документов. Современные ECM ориентируются на совместную работу и социальные аспекты создания и использования контента».

Все эксперты размышляли над таким вопросом: имеет ли перспективы та концепция управления корпоративной информацией, которую мы сейчас знаем?

Комментарии экспертов

Дженнифер Голдсмит, старший вице-президент направления, Veeva Systems
Голдсмит руководит направлением ECM и имеет 15-летний опыт работы в разработке стратегий и решений для бизнеса в области управления корпоративной информацией.

Будущее ECM – за облачными технологиями. Под облаками до сих пор понимают разные вещи, поэтому на рынке много разночтений. Многие «облачные решения» по управлению корпоративной информацией, на самом деле, являются примерами прежних ECM-систем, размещенных в облаках. В основе осталась та же самая модель локального развертывания, там нет прорывных изменений.

Новое поколение ECM-технологий в облаках представляет собой единственную версию системы с многоклиентским доступом, ценность которой растет тем больше, чем больше пользователей подключается к ней. Темп инновационного развития таких систем увеличивается благодаря новым функциям, которые разработчики добавляют каждые три-четыре месяца в отличие от ежегодных обновлений в прошлом. Пользователи привыкают работать в таких системах очень быстро. Вот в чем суть настоящего многоклиентского облака.

Заказчики ждут новое поколение облачных ECM-решений, которые объединят приложения со структурированным и неструктурированным контентом на одной платформе. Это было невозможно представить раньше: в компаниях действовала одна система для управления структурированным контентом и другая для управления неструктурированными данными. Бизнес предпринимал попытки интеграции таких систем только для того, чтобы убедиться в сложности и несовместимости решений, при этом стоимость внедрения была астрономической.

Компании хотят избавиться от разрозненных источников информации и приложений и перейти к непрерывному потоку бизнес-процессов на одной платформе. Это позволит упростить разработку и подстройку приложений к конкретным бизнес-процессам и требованиям.

Облачные технологии закрывают больное место заказчиков в организации участия внешних контрагентов во внутренних бизнес-процессах. Локальные системы усложняют обмен контентом и данными с партнерами. В облаке обмениваться не только удобнее, но также безопаснее и проще соответствовать необходимым требованиям. Сложно переоценить важность соблюдения требований и детальной регистрации событий при совместной работе. Это настоящий прорыв для жестко регулируемых отраслей.

Шерил МакКиннон, главный аналитик, Forrester Research
МакКиннон занимается тенденциями, трудностями и практиками для управления корпоративной информацией. Ее экспертиза охватывает управление корпоративной информацией, архивирование контента, корпоративный обмен файлами и синхронизацию, совместную работу с документами, управление жизненным циклом, организацию и методы управления информацией, электронные документы как доказательство в суде (e-discovery).

Эпоха ECM в традиционном понимании подходит к завершению, а с ней уменьшается влияние крупных традиционных лидеров рынка с решениями, разработанными еще в 90-е годы. Будущее  – за новыми поставщиками, которые создают гибкие контентные платформы или разрабатывают облачные решения со всеми преимуществами облаков.

Традиционные лидеры рынка предлагают клиентам услуги по администрированию или хостингу в облаке, но эта модель по факту предполагает просто перемещение данных на сервер или ЦОД поставщика. Это временная фаза, пока не появились настоящие гибкие облачные предложения от поставщиков.

Компании хотят, чтобы их клиенты, партнеры и поставщики участвовали в совместном создании контента или в редактуре и утверждении документов. Использовать для этого электронную почту больше нерационально. Традиционные поставщики попытались ответить на эту потребность существующими предложениями: медленный в работе мобильный доступ, недостаток внимания пользовательскому интерфейсу, модели лицензирования, которые не обеспечивают участие внешних сторон, архитектура, которая затрудняет внешним пользователям получение доступа к контенту или задачам.

Каково будущее ECM? Гибкие контентные платформы, с помощью которых можно создавать приложения, не используя навыки программирования или используя несложный код, с аналитическим функционалом как ключевой возможностью, разделение функционала ECM на API и сервисы, чтобы позволить компаниям и поставщикам разрабатывать простые приложения для управления процессами и информацией.

Тони Бирн, Основатель, Real Story Group
Бирн является основателем исследовательской компании Real Story Group. Он – бывший журналист и ветеран ИТ-отрасли с 20-летним опытом. Он проводит исследования на тему корпоративного сообщества, систем для совместной работы и управления веб-контентом.

На рынке всегда было и будет место для массивных систем по обработке документов, особенно в жестко регулируемых отраслях. Десять лет назад инструменты ECM представляли собой гораздо более влиятельные и отвечающие потребностям бизнеса системы, но со временем они превратились в слишком дорогие и сложные для ежедневного использования решения.

С другой стороны, в последнее десятилетие произошла демократизация управления документами, сначала благодаря SharePoint, который позволил быстрее и проще делиться файлами между отделами, потом благодаря облачным сервисам по обмену файлами и синхронизации, например, Box, который упростил доступ к файлам с различных устройств. Мы также наблюдали появление специализированных решений, например, для управления договорами и обработки заявок: они решают определенные проблемы без огромных затрат на информационные технологии и просты в использовании.

Сверхмощные системы по обработке документов будут актуальными, особенно для крупных компаний. Управление бизнес-процессами BPM также останется востребованным в таких системах. То есть ECM никуда не денется. ECM-технологии будут выполнять ограниченную, но важную роль.

Более интересно рассмотреть широкий контекст цифровой трансформации, включая цифровое рабочее место и маркетинговые технологии. Все чаще объектом обмена информацией становятся не документы, а отрезки текста (например, отрывки разговоров) и мультимедиа-файлы, например, видео. Это требует внедрения управления веб-контентом, управления цифровыми активами и платформами социального взаимодействия.

Именно в этих технологиях: WCM (управление веб-контентом), DAM (управление цифровыми активами), Social (социальное взаимодействие) поставщики ECM-систем не справляются с конкуренцией. Такие технологии требуют быстрых инноваций и гибкого внедрения (зачастую на основе облаков).

Алан Пельц-Шарпе, аналитик, Digital Clarity Group
Как вице-президент и управляющий директор Digital Clarity Group Пельц-Шарпе обладает большим опытом работы с руководителями высшего уровня по вопросам управления бизнесом и ИТ. Он управлял международными командами консультантов и аналитиков и руководил проектами внедрения бизнес-приложений.

Подходит к завершению эпоха расцвета ECM, хотя экономический рост все еще остается на высоком уровне – около $5.5 млн. составляет ежегодный доход от продажи лицензий и подписок. Рост отрасли остается на уровне 7-8% в год.

Большую роль в ECM будущего будет играть аналитика, которая поможет обрабатывать информацию быстрее и эффективнее. Существенные изменения затронут пользовательские предпочтения в работе с ECM.

ECM-технологии остаются критичными и важными для функционирования процессов, но все больше уходят на задний план как поддерживающий сервис для ключевых бизнес-процессов. ECM-система в будущем станет менее привлекательной, чем сегодня, но, как говорят в Йоркшире, откуда я родом, «Where there is muck, there is brass». Если есть грязная работа, которую нужно сделать, то есть и возможность заработать на этом.

Статья адаптирована FTS Russia по материалам CMSWire.

Фото – Unsplash.


Что дальше?

Узнайте больше о современной ECM-системе


Также вам понравятся статьи:

Топ-10 проблем в управлении информацией, которых можно избежать

6 лучших практик в управлении корпоративным контентом

Фантастический прогноз развития технологий 2020

На пути к цифровому предприятию

Рецепт управления информацией: инфографика


Понравилось? Поделитесь с коллегами:

6 преимуществ внедрения проектно-ориентированной ERP-системы

6_erp_values_for_project_business_1

Вы не согласитесь бежать  марафон в домашних тапочках, правда? Вряд ли. И вы не станете руководить бизнесом с помощью неэффективных инструментов. Если основная деятельность компании строится на выполнении проектов, используйте специальные инструменты, созданные для проектного бизнеса. 

Проектно-ориентированная ERP-система помогает отслеживать и контролировать финансовую информацию по проектам для дальнейшего принятия решений, подкрепленных актуальными данными.

Вот некоторые преимущества проектно-ориентированной ERP-системы для вашего бизнеса.

Рост процента заключенных сделок

Когда в компании четко знают, какие проекты и какие типы проектов наиболее прибыльны, руководители получают основу для оценки затрат новых проектов и формируют полную историю завершенных проектов. Предоставление клиенту информации по предыдущим выполненным проектам может стать ключевым фактором в переговорах при заключении сделки. Таким образом, повышается эффективность процессов по развитию бизнеса. Это позволяет сосредоточиться на закрытии сделок и увеличивает их количество.

Более эффективное использование ресурсов

Сотрудники компании – ключевой актив проектно-ориентированной компании, поэтому руководители хотят быть уверенными в эффективном использовании этого ресурса. Для начала стоит понять, в какие работы вовлечены сотрудники, а в какие нет. Благодаря проектно-ориентированной ERP-системе руководители получают детализированную информацию по времени, затраченному на каждый этап и каждую работу сотрудника. Имея такую информацию,  руководитель может убедиться, что сотрудники максимально вовлечены в ту работу, которая приносит компании наибольший доход, или скорректировать распределение персонала по задачам.

Более высокие прибыли

На рынке складывается ситуация, когда много компаний конкурируют за меньшее количество проектов и заданий. Это создает атмосферу конкурентного ценообразования. Выставление правильных цен в коммерческом предложении является первой половиной успеха для управления прибылью. Прослеживаемость истории реальных затрат по проекту, риски и возможности при выполнении проектов имеют решающее значение для установления цен, которые помогут держать бизнес под управлением, но не вызовут последствий отрицательной прибыли в долгосрочной перспективе.

Второй половиной успеха по управлению прибылью является обеспечение хорошего управления проектами. Продумывайте проект на несколько шагов вперед, чтобы гарантировать отсутствие расхождения расходов с доходами для поддержания ожидаемой прибыли. Финансовые и проектные информационные решения позволяют организациям делать точные прогнозы, что помогает выставлять выгодные ценовые предложения и обеспечивает выполнение проектов и изменений по проектам с сохранением маржи.

Увеличение денежного потока

Получить деньги по каждому этапу проекта можно быстрее, если вести проект в проектной ERP-системе. Так как все трудовые расходы и затраты на материалы учитываются в системе и отражаются по каждой задаче и ступени проекта, время для формирования и выставления правильного счета резко сокращается. Все операции проверяются на предмет точности в точке входа, создание счетов автоматизируется, процедура становится предсказуемой и уменьшается количество ошибок. В результате клиенты быстро получают счет, и при своевременной оплате в компании значительно ускоряется движение денежных средств.

Автоматизация соответствия требованиям

В проектно-ориентированной ERP-системе бухгалтерские нормы и корпоративные правила тесно связаны с каждым этапом проекта, что делает соблюдение правил и требований единообразным в компании. Универсальные ERP-системы не всегда могут обеспечить соблюдение корпоративных правил и требований бухгалтерского учета заблаговременно. Это означает, что любые нарушения обнаруживаются только в конце жизненного цикла транзакции во время сверки или аудита. Проектно-ориентированная ERP-система, разработанная с учетом  соблюдения требований и правил, имеет встроенные формы и отчеты, которые упрощают управление соответствием требованиям.

Прозрачность и контроль

Если в компании управление проектами ведется в разных системах и приложениях, может пройти несколько дней или недель, чтобы собрать воедино точную информацию о ходе работ, затратах и прибыли по проекту или плану работ. Это становится причиной появления различных проблем: пропущенные сроки, перерасход и накопление невыполненных работ, которые могут поставить под угрозу каждый проект в отдельности и потенциально подорвать рентабельность всей организации.

Финансовые и проектно-ориентированные информационные решения предоставляют всей проектной команде полную прозрачность по статусу проекта и финансовому состоянию, а также рискам и возможностям. Автоматические оповещения заблаговременно предупреждают руководителей и проектных менеджеров о потенциальных перерасходах и отставании от плана работ, не требуя от них долгого анализа отчетов. Такая своевременная информация уменьшает количество неожиданностей и позволяет компаниям принимать предупреждающие меры для решения возникающих вопросов, прежде чем они негативно повлияют на график работ, расходы, доходы и прибыль по проекту.

Статья подготовлена FTS Russia.

Фото – Unsplash.


Что дальше?

Узнайте больше об ERP-системах для проектного бизнеса


Также вам понравятся статьи:

10 правил руководителя проектов, который хочет стать лучше

Секреты управления ресурсами

Умное прогнозирование финансовых результатов

ERP-система как стратегия для развития бизнеса


Понравилось? Поделитесь с коллегами:

Рецепт управления информацией: инфографика

Banner - The Winning ECM Recipe

Ассоциация по вопросам управления информацией и изображениями (AIIM) совместно с компанией M-Files провела исследование и подготовила доклад о том, что важно учитывать при организации управления информацией.

Аналитики выделяют основные препятствия на пути эффективного управления корпоративной информацией:

  • Сложность доступа и работы с корпоративной ECM-системой для рядового пользователя приводит к низкому уровню принятия системы сотрудниками.
  • Пользователи испытывают особые сложности при хранении и поиске неструктурированного контента (напр. документы, аудио- и видеофайлы, изображения) в корпоративной ECM-системе, а также при удаленном и мобильном доступе к контенту.
  • Сотрудники хотят упростить себе работу и находят другие варианты хранения информации (в почте, на сетевых дисках, в облачных сервисах). Что приводит к другим сложностям: пользователи тратят время и силы на поиск нужного файла по всем местам хранения, возрастает риск утечки конфиденциальной корпоративной информации.
  • Принятие системы пользователями – необходимое условие для успешного внедрения ECM-системы, поэтому необходимо использовать все возможности для упрощения и улучшения работы пользователей с контентом.
  • Рецепт эффективного управления корпоративным контентом заключается в создании такой информационной экосистемы, которая объединяет людей, процессы, процедуры и технологии благодаря простому интерфейсу, мобильному доступу и инструментам совместной работы.

Все выводы наглядно представлены в инфографике ниже:

Infographic - AIIM - Winning ECM Recipe_RU

Статья подготовлена FTS Russia по материалам доклада AIIM и M-Files.

Картинки – M-Files.


Что дальше?

Узнайте подробнее о простой и удобной ECM-системе M-Files


Также вам будут интересны статьи:

Рецепт управления корпоративным контентом

Как выбрать систему управления документооборотом

Как оценить эффективность инвестиций в ECM-системе


Понравилось? Поделитесь с коллегами:

Глобальный клиентский сервис 2016: инфографика

customers_waiting-01

Уровень ожиданий покупателей к качеству обслуживания постоянно растет. В разной степени на принятие решения о покупке влияют удобство, скорость обслуживания, предварительные знания о товаре и отзывы, многоканальность и цифровая трансформация.

В 2016 году компания Microsoft провела исследование, в ходе которого специалисты опросили 5000 покупателей из Бразилии, Германии, Великобритании и США. Результаты компания объединила в отчете «Глобальный клиентский сервис 2016».

Клиентский сервис и клиентский опыт стали ключевым моментом дифференциации брендов во всех отраслях, поэтому для компаний жизненно необходимо знать ожидания покупателей, предугадывать впечатления посетителей сайта и дарить положительный опыт общения с брендом.

Важные тенденции в развитии обслуживания клиентов из отчета представлены в инфографике, которую мы адаптировали для блога FTS.

2016_Global_Customer_Service_Infographic_RU_1

Статья подготовлена FTS Russia.

Фото и картинки – Unsplash, Microsoft.


Что дальше?

Смотрите CRM-решения для улучшения клиентского сервиса

Читайте обзор российского рынка CRM-систем 2015

Просмотрите запись вебинара по автоматизации CRM и маркетинга


Также вам понравятся статьи:

10 советов для маркетинга от экспертов по управлению CRM

5 способов повысить продуктивность маркетинга через автоматизацию


Понравилось? Поделитесь с коллегами: