Автоматизация управления стандартными операционными процедурами

operation_procedure_ISO_small

В компаниях, внедряющих или разработавших систему менеджмента качества, основным типом рабочих документов являются стандартные операционные процедуры (СОПы). При введении новых СОПов группа по качеству знакомит сотрудников и ключевых участников процессов с содержанием этих документов. Проводится полное обучение персонала с последующим контролем правильности понимания процедур.

Внедрение СОПов и контроль их соблюдения оказывает прямое влияние на качество конечного продукта и обслуживания, и, как следствие, на успех организации в целом.

Управление СОПами включает в себя разработку и пересмотр документации, а также информирование сотрудников о критически важных процессах. Часто эта деятельность тесно связана с вопросами соответствия нормативным требованиям и сопутствующими мероприятиями по обеспечению качества. Проще говоря, жизнеспособность системы менеджмента качества обеспечивается документированием текущих процессов и распространением информации среди участников процессов, а также контролем их соблюдения сотрудниками.

Предприятия оборонного комплекса, металлургические и горнодобывающие комбинаты, производственные компании, поставщики медицинских товаров, фармацевтические фирмы, автопроизводители и многие другие отрасли сталкиваются с ежедневными трудностями управления СОПами.

Подтвердить соответствие текущих процессов всем необходимым требованиям и проверить соблюдение персоналом определенных процедур – уже непростая задача, а как обеспечить управляемость этих процессов во время изменений?

Отклонения и корректирующие и предупреждающие действия

В процессе производства неизбежно возникают критичные или некритичные отклонения, их последствия могут разниться от незначительных до катастрофических. Возьмем, к примеру, процесс калибровки. Если производственный станок неправильно откалибровать после монтажа, при эксплуатации технология производства нарушается, и качество продукта становится неприемлемым и несоответствующим стандартам. При обследовании специалисты выявляют проблему с калибровкой, и отмечают необходимость изменить технические инструкции и процесс подписания протокола калибровки.

Успешное управление стандартными операционными процедурами объединяет в себе управление содержанием документации по процессам, проверку понимания ответственным персоналом операционных процедур и контроль их соблюдения сотрудниками.

Когда обнаруживается критичное отклонение или значительный недостаток, менеджер по качеству совместно с аудиторами обсуждает и назначает соответствующие корректирующие и предупреждающие действия, которые подлежат обязательному документированию. Выполнение назначенных корректирующих и предупреждающих действий контролирует менеджер по качеству. Он следит за тем, чтобы ответственные сотрудники ознакомились и поняли новые операционные процедуры, связанные с мероприятиями по улучшению.

Успешное управление стандартными операционными процедурами объединяет в себе управление содержанием документации по процессам, проверку понимания ответственным персоналом операционных процедур и контроль их соблюдения сотрудниками.

ECM-система упрощает управление СОПами

Использование информационной системы для создания, редактирования и управления документацией по стандартным операционным процедурам целесообразно, так как системы такого класса предлагают настраиваемое надежное разграничение прав доступа и функции по сохранению истории изменений и контролю версий документов. В дополнение к этому, современные ECM-системы выходят за рамки простого хранилища документации по СОПам и дают следующие преимущества:

  • Управление обучением персонала. В ECM-решении настраиваются и учитываются роли сотрудников, а также задаются маршруты рабочих процессов и задач. Сотрудники завершают свои учебные обязательства электронной подписью, которая служит свидетельством и подтверждает завершенную задачу. Распределенные по ролям задачи гарантируют и то, что новые сотрудники автоматически получают определенные назначения по обучению.
  • Управление изменениями. С помощью ECM-системы менеджер по качеству устанавливает контролируемый процесс изменений для стандартных операционных процедур. Задачи, связанные с требованиями к обучению, автоматически пересылаются ключевым участникам в случае значительного изменения процесса. Изменения в документах выделяются цветом, чтобы сотрудники могли сравнить новую версию с предыдущей.
  • Сбор свидетельств. Доказать аудитору, что организация соблюдает процессы, прописанные в СОПах, бывает очень непросто. ECM-системы ведут записи по завершению текущих задач, которые служат свидетельствами в ходе аудитов. Например, если СОП предписывает проверять температуру холодильной камеры ежедневно, можно назначить эту задачу соответствующим сотрудникам, которые подтверждают ее завершение своей электронной подписью.
  • Усиление процессов. ECM-системы замещают бумажные чек-листы и таблицы Excel электронными формами, которые поддерживают электронно-цифровые подписи. То же самое можно применить ко всем процессам одобрения. Вместо охоты за «живой» подписью по всему офису и поиском отсутствующих сотрудников можно пользоваться мобильными приложениями и цифровыми подписями, чтобы значительно ускорить процессы одобрения задач и управления поручениями.

Управление СОПами кажется непосильной ношей для команды по качеству, но современные ECM-системы снижают нагрузку, помогают команде действовать более продуктивно и сокращают трудозатраты.

Объединяя мощные функциональные возможности ECM-системы и управление СОПами в рамках системы менеджмента качества, предприятия достигают высокого уровня прозрачности, прослеживаемости, управляемости процессов и результативной совместной работы.

Текст – FTS Russia.

Фото – Unsplash.


Что дальше?

Узнайте больше о решении по управлению качеством


Также вам понравятся статьи:

Упрощение перехода к стандарту ISO 9001 через управление документами

Как отразится пересмотр стандарта ISO 9001:2015 на управлении документацией?


Понравилось? Поделитесь с коллегами:

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *