Быстрая обработка счетов в СЭД: довольные поставщики и сотрудники

invoice_processing_1

Чтобы поставщику понять закупщика, надо на некоторое время поменяться местами. Каждый из них преследует противоположные цели. Но никому не нравится, когда не выполняются условия договоренностей или затягивается их исполнение.

Причины банальны: потеряли оригиналы договорных документов, не успели до отпуска руководителя подписать счет на оплату, перечислили деньги по старым реквизитам. Это и человеческий фактор, и несовершенство процессов согласования, и бумажный хаос в офисах.

Согласование: что сложного?

Процедура обработки счетов включает отправку документа на проверку и согласование. Этот процесс обычно происходит двумя способами:

  • ответственный сотрудник носится с бумажной копией счета по разным отделам и коллегам, чтобы получить необходимые подписи;
  • то же самое, только пересылается электронная копия документа по почте.

Обработка счетов становится неподъемной задачей, когда бумажные копии перекладываются или теряются. Даже после сканирования счета цифровую версию сложно отследить. Поиск статуса обработки счета требует полной прослеживаемости процессов согласования, которая отсутствует во многих компаниях.

Хорошо, если счет можно согласовать сразу у директора. А в компании с разветвленной структурой управления в согласовании участвуют несколько сотрудников. Каждый из них проверяет счет или договор и вносит свои исправления и комментарии. Начинается клонирование документа, и различные версии оседают в сетевых папках или управленческих системах (ERP, CRM).

Без эффективной системы электронного документооборота поиск актуальной версии счета отнимает много времени. Наличие нескольких филиалов и удаленных сотрудников еще больше усложняют ход дела, и процесс согласования счетов может превратиться в кошмар для бухгалтерии. Если ответственные сотрудники не могут быстро обнаружить правильный счет, они не смогут одобрить его оплату в срок.

Крупные и небольшие компании становятся жертвами этих сложностей, которые приводят к просроченным платежам и натянутым отношениям с поставщиками. Долгое согласование отрицательно влияет и на общую эффективность компании. Потерянное на поиск документов время и ручная обработка операций выливаются в огромные затраты, которых можно избежать, используя информационное решение по управлению документами.

Автоматизация рутинных задач поможет?

Эффективность обработки счетов напрямую зависит от того, насколько слаженно действуют сотрудники. Для этого необходимы разработанные процедуры и операции. Автоматизация совершенствует этот процесс.

С обработкой счетов не возникает трудностей для компаний, которые внедрили систему управления электронным документооборотом, потому что все операции у них под контролем. Руководству приходят автоматические уведомления при отправке счета на проверку и согласование, а сотрудники легко могут отследить статус счетов в любое время.

Компании, у которых автоматизированы операции по обработке документов, замечают, что обработка входящих счетов значительно ускорилась, а количество ошибок сократилось. Сотрудники получают быстрый и простой доступ к файлам счетов и другим связанным данным. Возможность ускорить процесс проверки и согласования гарантируют оплату счетов вовремя, что укрепляет отношения с поставщиками.

Совместимость систем

Системы управления электронным документооборотом дают пользователям доступ к актуальной версии счета из любой управленческой системы. Благодаря интеграции СЭД с  бухгалтерской программой, ERP и CRM-системами и другими бизнес-приложениями, счета не привязываются к определенному месту хранения. Происходит синхронизация между различными системами и устройствами без дублирования контента. В результате сотрудники имеют постоянный доступ к самой актуальной и правильной версии счетов из любой системы или базы данных.

Разграничение прав доступа: все или ничего

Помимо улучшения эффективности и точности работы с информацией, в электронном документообороте надежнее защищены уязвимые и конфиденциальные данные. Ведущие системы по управлению документами обеспечивают доступ к конфиденциальной информации авторизованным пользователям и закрывают его сотрудникам с ограниченными правами в системе. В результате уменьшаются риски раскрытия конфиденциальных данных и укрепляется политика по информационной безопасности.

Современные системы управления электронным документооборотом предоставляют авторизованным пользователям мобильный доступ. Удаленные сотрудники могут просматривать и одобрять документацию по расчетам с поставщиками со своих мобильных устройств, чтобы счета обрабатывались без задержек даже в отсутствие ответственных сотрудников на местах.

Внедрение CЭД позволяет обеспечить много видимых преимуществ для обработки счетов. Поставщики радуются своевременной оплате, а сотрудники экономят время благодаря автоматизации «ручных» процедур.

Текст – FTS Russia.

Фото – Unsplash.


Что дальше?

Скачайте книгу “Зачем внедрять ECM? Экономическое обоснование и разбор фактов”


Также вам понравятся статьи:

Работа с риском для бизнеса: как обезопасить корпоративную информацию?

6 лучших практик в управлении контентом


Понравилось? Поделитесь с коллегами:

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *