6 лучших практик в управлении корпоративным контентом

content_mgmt_1

Под контентом мы будем понимать информацию любого типа, создаваемую сотрудниками. Основную проблему управления контентом можно выразить в одном вопросе: как организовать информацию, чтобы ее находили сотрудники?

Ответом на вопрос должны стать инструменты и процессы, которые отвечают запросам пользователей. Прежде всего, пользователи хотят получить удобный доступ к информации и возможность делиться контентом с коллегами и использовать его повторно в рамках базы знаний.

Самые удачные приемы управления корпоративным контентом вращаются вокруг шести основных тем.

  • Разработка контентной стратегии

Для приведения к общему знаменателю создание контента и целей бизнеса, компаниям стоит выработать контентную стратегию. Не лишним будет установление связи между владельцами процессов и владельцами контента по этим процессам. Контентную стратегию логично развивать в сторону потребностей конкретных сотрудников, которые и будут его использовать. Четко определите внешних и внутренних потребителей контента и выстройте соответствующие процессы.

  • Создание полезного контента

Разработчикам контента рекомендуется соотнести тип и формат контента с его потребителями, применяя лучший опыт компаний с расчетом на мобильный и готовый к сотрудничеству коллектив. Ответственным сотрудникам предстоит определить процессы и отделы, в которых не хватает контента. Для этого привлекайте экспертов из конкретного отдела.

  • Жизненный цикл контента

Лучший опыт организаций сводится к тому, чтобы четко разграничивать одобренный и несогласованный контент, официальный и неофициальный. Для этого применяется тегирование и метаданные. Контент необходимо тегировать для облегчения релевантного поиска, а там, где возможно, использовать автоматически заполняемые метаданные, чтобы ускорить процесс. Постоянно проверяйте контент на актуальность и избавляйтесь от информации, которая уже устарела.

  • Классификация контента

Лучший опыт компаний заключается в том, чтобы классифицировать и систематизировать информацию для удобства восприятия пользователями. Вовлечение пользователей в эту работу помогает обеспечить использование контента в таком виде, который соответствует стилю работы в организации. Сотрудникам придется привыкнуть к тому, что поисковые результаты отслеживаются, поскольку это позволяет видеть статистику по пользовательскому поиску и анализировать его. Интегрируйте классифицированный контент в бизнес-приложения и предоставьте сотрудникам мобильный доступ к информации.

  • Интеграция контента и социальных каналов

Лучший опыт организаций показывает необходимость использования сообществ и социального взаимодействия, чтобы выявить потребности в информации и «вырастить» контент. Организуйте нетворкинг, объединяйте сотрудников и контентный поиск в интегрированном пространстве.

  • Управление изменениями

Организациям необходимо создавать сотрудникам все условия для лучшего поиска и использования контента. Отслеживайте актуальность подходов по управлению контентом, измеряйте, как использует информацию большинство сотрудников.

Перечисленные пункты проще реализовать с помощью ECM-системы, которая отвечает запросам бизнеса и сотрудников и соответствует современным технологическим требованиям.

Текст – FTS Russia с использованием материалов cmswire.com.

Фото – Unsplash.


Что дальше?

Узнайте больше о современной ECM-системе


Также вам понравятся статьи:

Работа с риском для бизнеса: как обезопасить корпоративную информацию?

Быстрая обработка счетов в СЭД: довольные поставщики и сотрудники


Понравилось? Поделитесь с коллегами:

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *