5 базовых правил внедрения СЭД

5_rules_for_ECM_deployment_small

Чтобы внедрение было успешным, необходимо соблюдать некоторые правила. Но самым важным, на наш взгляд, является налаживание коммуникации между всеми участниками внедрения и конечными пользователями.

  1. Адекватный выбор СЭД/ECM-решения.

Подходить к выбору системы стоит в таком ключе:  чтобы система не только соответствовала всем запрашиваемым критериям на данный момент, но и имела «задел» на будущее, с учетом стратегии развития компании. При ранжировании систем от разных производителей внутри компании принимайте во внимание расценки на «докручивание» системы, на встраивание новых модулей и расширение числа пользовательских лицензий, т.е. с учетом обобщенного параметра «цена-функциональность-качество».

  1. Поддержка проекта внедрения высшим руководством компании.

Здесь мы в меньшей степени подразумеваем финансовую сторону, подчеркивая вовлеченность в проект внедрения руководителей самого высокого уровня. Менеджмент должен иметь глубокое понимание на уровне стратегии предприятия, зачем нужна система, какие цели и задачи она призвана решить, какие результаты ожидаются, как ее встроить в существующую информационную и бизнес-структуру предприятия. Весь проект может «зависнуть» на неопределенное время, когда возникают противоречия между «верхушкой» и функциональными руководителями.

  1. Готовность сотрудников к переходу на новую систему.

Проверка психологической и функциональной готовности проводится с помощью бесед, совещаний и обучения сотрудников.  До начала внедрения необходимо определить, есть ли у сотрудников пробелы в работе со стандартными бизнес-приложениями, а затем провести обучение непосредственно по внедряемой системе. В беседах с персоналом следует развенчать мифы о назначении СЭД/ECM и подчеркнуть ее возможности. Задача руководства – продемонстрировать, что правильное применение СЭД/ECM-системы организует внутренний и внешний документооборот, автоматизирует задачи и бизнес-процессы, но это не означает, что сотрудники становятся ненужными и менее значимыми.

  1. Поэтапная концепция проекта внедрения.

Разработка концепции внедрения должна занимать центральное место в подготовке проекта. Даже если система простая, мы рекомендуем разбить внедрение на несколько стадий, чтобы лучше контролировать ход проекта. Например, проект разбивается таким образом: обследование и описание текущих процессов компании, документирование предполагаемого функционирования системы, внедрение основных модулей, тестирование (опытная эксплуатация), доработка, обучение, промышленная эксплуатация.

  1. Гибкость сторон проекта внедрения.

Она заключается в налаженных коммуникациях между бизнес-консультантами и представителями компании и подразумевает постоянную обратную связь. Совместная разработка концепции  внедрения убережет стороны от возможных возражений в будущем. Например, в зависимости от числа лицензий, можно создать пилотную группу пользователей, на которой провести проверку всех процессов, реализуемых в СЭД/ECM, или дать доступ сразу ко всем предполагаемым пользователям системы. Постоянная связь проектных команд нужна для координации действий и планов внедрения, чтобы избежать ситуации, когда устные договоренности идут вразрез с письменными.

Статья подготовлена FTS Russia.

Впервые опубликовано на ecm.ict-online.ru.

Фото – Unsplash.


Что дальше?

Узнайте больше о современной СЭД


Также вам понравятся статьи:

Как выбрать систему управления документооборотом

Как оценить эффективность инвестиций в ECM-систему


Понравилось? Поделитесь с коллегами:

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *