Как работают метаданные в ECM. Объясняем на яблоках

as_easy_as_apple_1

Системы управления документооборотом появились в мире в конце 80-х годов. Первые системы такого типа предлагали хранение документов по папкам. С тех пор все ECM/СЭД-системы использовали такую традиционную структуру. На первый взгляд, это удобно. Да, если нет альтернатив.

Компанией, которая сменила подход к хранению не только документов, но и всей бизнес-информации, стала M-Files. Разработчики отказались от сортировки контента по папкам и применили метаданные для быстрого отображения содержания нужного документа или файла, что выгодно отличается от долгих поисков самой папки, в которую их сохранили.

Чем папки не угодили?

Даже при строго организованной структуре, с четко разработанными правилами наименования файлов и папок, быстро найти необходимый документ сложно. В разветвленной структуре папок множится контент. Документы дублируются, когда один и тот же договор нужно сохранить и в «Клиентах», и в «Контрактах».

Получается, что пользователь должен знать не только, что он хочет найти, но и где находится искомый документ или файл. Такой поиск мешает сконцентрироваться на задаче и может затянуться. Итак, два основных недостатка хранения информации в папках – привязка файлов и документов к определенному месту хранения и дублирование информации по разным локациям.

Метаданные? Не знаю, не слышал

Метаданные существуют с тех пор, как был создан первый список рукописных свитков, и широко применяются в библиотечном деле для создания каталогов. Другими словами, это данные о других данных, состоящие из набора задаваемых атрибутов или элементов. В ECM метаданные представляют собой пользовательские свойства документов и объектов, которые настраиваются пользователем под себя.

Инновационная ECM-система

Разработчики, внедрившие метаданные в ECM-систему, полагают, что место расположения документа, конкретная папка, не играет никакой роли. Важным же является содержание, информация, которую ищет пользователь. Значение имеют и связи между документами и объектами. Ключевыми объектами бизнеса являются клиенты, учетная информация, контакты, проекты, решения, заявки и любой класс информации, который необходимо организовать и отслеживать.

Таким образом, используя ECM-систему на основе метаданных, сотрудники работают с нужным содержанием, актуальным контентом и не заботятся о том, в какой папке хранятся эти документы и файлы. Метаданные помогают избавиться от субъективного выбора места хранения информации, тем самым устраняя и вторую проблему структуры папок – дублирование контента. В ECM-системе на базе метаданных контент постоянно находится в динамике и предъявляется пользователю на основе того, что ему важно в данный момент, а это может очень сильно отличаться от того, что важно другому сотруднику.

Просто как iPhone

Чтобы проще понять, как работают метаданные в ECM-системе, проведем аналогии с другими продуктами, в которых успешно используются те же принципы: iPhone и iPad. Возьмем, к примеру, музыку. Музыкальные файлы здесь не хранятся в специальных папках, устройство само распознает, музыка это или нет, и сортирует ее так, как удобнее потом использовать: по исполнителю, альбому, жанру, дате или плейлисту. При этом песня существует в единственном файле и не дублируется по разным папкам. Плейлисты формируются автоматически на основе предпочтений пользователя: что проигрывается чаще всего, по похожим исполнителям или по предпочтениям контактов пользователя.

Идея смешать поведенческие характеристики пользователя и машинное обучение в данных продуктах полностью оправдала себя. А что позволяет пользователю взаимодействовать с информацией именно таким образом? Правильно, метаданные! Именно метаданные позволили сделать таким привлекательным и удобным взаимодействие с музыкой, играми и контентом, за которое пользователи и любят данные гаджеты.

ECM-система для людей

В системе управления информацией на основе метаданных пользователь не связан с местом хранения контента. Ему не требуется знать конкретное местоположение искомого документа. Вместо долгих поисков различных документов сотрудники спокойно могут сосредоточиться на ключевых задачах.

Работа с системой понятна на интуитивном уровне. Когда пользователь ищет конкретную информацию, в первую очередь, он думает о содержании документа, а не о том, где тот находится. Например, сотруднику срочно нужен счет компании «FTS», он знает название компании и набор каких-то других реквизитов, по которым и собирается искать документ. Только в последнюю очередь он подумает о том, где же лежит этот документ. Это естественная работа нашего мозга.

Текст – FTS Russia по материалам M-Files.

Фото – Unsplash.


Хотите сами попробовать, как метаданные помогают управлять информацией?

Скачайте пробную версию M-Files ECM


Также вам понравятся статьи:

Рецепт управления корпоративным контентом

6 лучших практик в управлении контентом


Понравилось? Поделитесь с коллегами:

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *