Что скрывается в тени больших данных?

Dark_data_TW-01

Темные данные или dark data, этот термин стал «младшим братом» больших данных, big data. Попробуем разобраться, что это. Модное словечко, новый тренд или за ним стоит важное для бизнеса понятие?

Аналитики причисляют к темным данным информацию, которую сотрудники используют в работе только один раз. После этого она теряется на просторах неорганизованного контента. На практике это означает, что около 80% документов в компании не используется повторно.

Темные данные на примере

Появление темных данных дает представление о масштабных изменениях в процессе управления информацией. И касаются они не столько способов управления, сколько причин управления, т.е. зачем мы управляем информацией.

Если в компании действует система менеджмента качества, ответственные сотрудники обязаны хранить релевантные данные. Документальным подтверждением соблюдения стандартов и соответствия требованиям, становятся записи о прохождении обучения, журнал регистрации внутренних аудитов и другие типы документов.

Но вот незадача! Эти данные нужны только во время внешнего аудита СМК или для проверки отдельных процессов. Получается, в остальное время документы не востребованы и переходят в разряд темных данных. С точки зрения информационных технологий такой «осознанный уход в темноту» защищает данные и предупреждает неавторизованный доступ к ним.

Когда же в хаос погружается часто используемый контент, это становится не просто вопросом удобства, а серьезной проблемой. Например, требуется обновить старое коммерческое предложение через год после создания. Найти его не удается, приходится восстанавливать документ вместо того, чтобы внести правки в старый. В итоге тратится много сил и времени.

Другой пример, когда клиент звонит в службу поддержки. Чтобы действовать эффективно, сотруднику нужен доступ ко всей истории обращений клиента, даже если данные распределены между несколькими бизнес-приложениями и хранилищами документов. С темными данными такой сценарий не пройдет.

Данные о данных

Темные данные вызывают практические трудности в управлении информацией. Но как же заставить потерянные данные работать?

Двигателем этого процесса служат метаданные или «данные о данных», которые используются для идентификации, связывания отдельных файлов, организации информации, отсылок на другие материалы. В совокупности это позволяет разблокировать темные данные и использовать их в работе.

Метаданные присваиваются каждому файлу и содержат информацию о жизненном цикле документа, включая пользователей, процессы и приложения. С их помощью обеспечивается классификация данных – по проекту, клиенту, рабочему процессу, статусу и другим факторам. Благодаря метаданным нетрудно проверить, правильно ли функционируют рабочие процессы, потоки документов и маршруты задач.

Метаданные выступают как микросигналы, которые  добавляются к документам, и корпоративная информация, включая темные данные, становится доступной и экспортируемой. Метаданные помогают прокладывать путь через темные данные, определяя связи и зависимости между единицами информации и пользователями.

Метаданные на службе бизнеса

Такой подход к управлению информацией позволяет включать темные данные в результаты поиска и распределять их по запросам пользователей. Организация получает полный обзор корпоративного контента.

Метаданные раскрывают потенциал темных данных для бизнеса. Компания понимает, что не так важно, где хранится информация. Гораздо важнее, что собой представляет информация и как ее лучше классифицировать, чтобы получить максимальную пользу в ежедневной работе.

Текст – FTS Russia по материалам M-Files.

Фото – Foter.


Управлять документами с помощью метаданных? Да!

Смотрите, как может помочь M-Files


Также вам понравятся статьи:

Проливаем свет на темные данные

Как работают метаданные в ECM. Объясняем на яблоках

 


Понравилось? Поделитесь с коллегами:

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *