ECM-система как инструмент управления проектами и задачами

Project_mgmt_1

Управление проектом – это уравнение с множеством переменных.

Каждая проектная команда состоит из сотрудников с уникальным профессиональным опытом и набором умений, между ними распределяется ответственность, и разделяются роли. Всякий проект определяют сроки, а команде требуется часто проверять и согласовывать проектную документацию на всех стадиях ее разработки.

Управление задачами, процессами и рабочей документацией вручную может оказаться настоящей проблемой. Инструментом для управления задачами по умолчанию служит электронная почта,  посредством которой руководитель контролирует статус проектной работы и готовность документации, а также отслеживает соблюдение или нарушение сроков выполнения задач. К сожалению, часто такой подход приводит к нарушенным срокам, работе с неправильной версией проектной документации и отсутствию прозрачности проектной деятельности.

В противоположность этому можно эффективно управлять созданием проектной документации, организацией командной работы, процессами и задачами, используя другой инструмент – информационную систему по управлению корпоративной информацией (ECM-систему).

Для начала необходимо настроить доступ к информации на основании ролей членов проектной команды в ECM-системе. Затем определяется последовательность действий в процессе проверки документации и формируется цикл согласования. Управление задачами также автоматизируется, чтобы держать под контролем согласованные сроки.

Гибкое решение для управления проектами

Ключевой момент в управлении проектами – это гибкость, ведь проектные данные, документация и сроки выполнения часто меняются и пересогласовываются по ходу реализации проекта.

В этом отношении ECM-решение имеет неоспоримые преимущества по управлению проектами от начальной стадии и до конечного результата. Стадии проекта, его составляющие и алгоритм работы задаются в ECM-системе заранее до начала проекта и изменяются по ходу, если это необходимо.

Например, уровни прав доступа можно назначить в зависимости от должности сотрудника и наличия у него права подписи. Автоматические уведомления по срокам и напоминания о конечном сроке сдачи проекта  можно настроить так, чтобы их с заданной периодичностью получали ответственные сотрудники из проектной команды. В ECM-системе также просто установить напоминания о конечных сроках, например, за неделю до сдачи проекта, и управлять требованиями по согласованию документации. Устанавливаемые права доступа к данным и алгоритм работы обеспечивают прослеживаемость проектных работ и распределения ролей внутри проектной команды. К примеру, совсем необязательно всем сотрудникам иметь доступ к таблицам с расчетами по бюджету проекта.

При этом в любое время можно легко внести изменения и подстроить процессы под новые условия. Если у компании появляется новый подрядчик, то, его представители могут получить быстрый доступ ко всей соответствующей проектной информации, в зависимости от назначенных ролей в системе.

Персонализированный интуитивный просмотр и быстрый поиск

В зависимости от ролей в ECM-системе и в проекте сотрудники просматривают документы и организовывают работу с информацией по-разному. В традиционной системе хранения, основанной на структуре папок, информация всегда привязана к определенному месту, и сотрудникам часто приходится создавать несколько копий одного документа. В результате разные версии одного документа хранятся в нескольких папках. С точки зрения подхода к срокам сдачи проекта, любая впустую потраченная минута может оказаться решающей. А сотрудники тратят драгоценное время не только на поиск необходимой информации, но и на то, чтобы проверить найденную версию документа на правильность и актуальность.

«Что хранится» vs «Где хранится»

ECM-решения на основе структуры пользовательских свойств (метаданных), хранят только одну копию каждого уникального информационного актива. Так реализуется интуитивный подход к хранению и поиску информации: каждый член проектной команды может быстро найти нужную ему информацию  с определенными пользовательскими свойствами в контексте своего участка работы (по названию проекта, классу документа, клиенту, подрядчику и т.д.)

Например, менеджер проекта получает счет от субподрядчика, который выполнил установку лифта в январе 2015 года в рамках проекта А в здании Б (строительство 1-ой очереди проекта). Учитывая традиционный подход к хранению информации со структурой папок, сотруднику придется сделать несколько копий счета и положить их в соответствующие папки: по субподрядчику, проекту А, зданию Б, строительству 1-ой очереди и январским счетам 2015. Используя же ECM-систему на основе метаданных, нужно будет сохранить только единственную копию счета, которая автоматически вызывается по назначенным метаданным (название субподрядчика, проекта и т.д.) Документы доступны для просмотра в любой момент, а вместо папок создаются динамические представления на основе поисковых параметров пользователя.

Усиленный контроль выполнения проектных задач и рабочих процессов

ECM-система – это эффективный инструмент управления рабочими процессами. В системе можно установить порядок работы с отдельным документом или определенным проектным объектом. Например, задачи по ремонту оборудования назначаются конкретным сотрудникам или рабочей группе. Одобрение задач и подписание документов автоматизировать так же просто, как и управление ресурсами. Менеджеры проектов назначают важность и доступность любого информационного актива, составляют программу обучения и определяют коллег, которым необходимо назначить обучение. Обучение проходит также в системе, по окончанию которого сотрудники получают электронные сертификаты. Свидетельства о сертификации и повышении квалификации отслеживаются в системе, и менеджеры предупреждаются о завершении обучения (обучение сотрудников является обязательным условием соблюдения нормативных требований некоторых стандартов, например, ISO 9001).

Используя инновационные ECM-решения, рабочие группы получают инструмент для управления проектами, который делает проще отслеживание задач и ресурсов и ставит их под эффективное управление. В рамках проекта значительно увеличивается прозрачность статуса любой задачи и упорядочивается прослеживаемость изменений любого конкретного проектного документа. И, пожалуй, самое ценное, что ECM-система привносит в проектную работу, – улучшается совместная деятельность, понимание между сотрудниками и происходит сплочение проектной команды.

Статья подготовлена FTS Russia.

Фото – Unsplash.


Что дальше?

Узнайте больше о решении M-Files для управления проектами


Также вам понравятся статьи:

10 правил руководителя проектов, который хочет стать лучше

6 преимуществ внедрения проектно-ориентированной ERP-системы


Понравилось? Поделитесь с коллегами:

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *