10 правил руководителя проектов, который хочет стать лучше

2016 Dino Reichmuth

Проектно-ориентированный бизнес полностью зависит от успешной организации управления проектами. Здесь все решают слаженная работа проектной команды, правильное распределение задач и ответственностей, управление бюджетами и ресурсами.

Клиент платит за часы, потраченные экспертами на оказание услуг. В первую очередь, это относится к высокоинтеллектуальным проектным услугам: юридические услуги, консалтинговая деятельность, проекты в области информационных технологий и инжиниринга. От руководителя проекта требуется умение организовать эффективное рабочее пространство, четкое распределение рабочего времени, правильный подсчет затраченных часов и подготовку обоснования для клиента.

Мы тоже выполняем проекты, и в нашем случае успех каждого проекта определяют такие факторы: подготовленные сотрудники исполнителя и заказчика, использование проверенных практик и методологий, применение систем автоматизации проектной деятельности. По своему опыту мы знаем, что идеальных проектов, как и идеальных руководителей, не бывает. Но задачей руководителя проекта всегда остается уменьшение возможных рисков. Поэтому мы написали статью, в которой подчеркиваем важность 10 правил для эффективного управления проектами.

  • Руководите  с самого начала проекта

С момента запуска проекта менеджер ведет всех за собой и отслеживает изменения. Постоянный доступ к текущей информации помогает руководителю оценить состояние проекта на каждом этапе. Так менеджер проекта лучше контролирует предпосылки и риски, которые могут повлиять на конечный результат. Важное требование к менеджеру проекта – уметь требовать. Да! Это держит в тонусе всю команду. Не нужно ждать, пока кто-то из сотрудников или субподрядчиков по своей инициативе предложит информацию или подготовит отчет о работе, нужно «мягко потребовать» предъявить результат к намеченному сроку.

  • Составьте точный план и определите этапы проекта

В начале проекта руководитель разрабатывает четкий план и график выполнения работ. Каждый этап проекта лучше разбить на задачи – так проще аргументировать клиенту временные и финансовые затраты и контролировать выполнение работ. Дальше менеджер выбирает методы и инструменты, чтобы следить за ходом реализации проекта. На помощь руководителю придут различные средства автоматизации: ECM-системы, проектные системы, облачные решения. На этом этапе полезно определить показатели, по которым позднее удобно проверять выполнение задач.

  • Инициируйте первую встречу по проекту

На первую встречу важно пригласить всех ключевых сотрудников из проектной команды. Что обсуждать? Разъясняйте задачи сотрудникам, уточняйте вопросы у заказчиков, рассмотрите возможные проблемы перед стартом проекта. С клиентом нужно обсудить как можно больше вопросов: бюджетные ресурсы, сотрудничество с субподрядчиками, сроки платежей, отчетность по проекту, периодичность встреч и т.д. Самое время руководителю договориться с заказчиком о постоянном обмене информацией, методах и каналах коммуникации во время работы над проектом.

  • Используйте ресурсы эффективно

Менеджер проекта напрямую связывает клиентов с консультантами, подрядчиками и субподрядчиками по проекту. Эффективный руководитель проекта старается быть в курсе успехов и трудностей каждого участника и отслеживает запасы ресурсов. Детальный план задач, разбитый по часам работы сотрудников, становится основным рабочим документом менеджера проекта. Если клиент вносит изменения в проектное задание, нужно своевременно учесть дополнительные задачи и пересчитать временные затраты и стоимость работ.

  • Отслеживайте время и стоимость работ каждую неделю

Важно следить за рабочим временем по проекту регулярно, чтобы следовать утвержденному плану и своевременно выставлять счета по графику платежей. Вовлекайте сотрудников в заполнение отчетов по выполненным задачам. Особенно важно получить отчет по незапланированным временным затратам и работам от сотрудников и субподрядчиков. Менеджер проекта должен проанализировать причины незапланированных затрат на выполнение задач и получить одобрение от клиента.

  • Организуйте регулярные встречи по целям и статусу проекта

Руководитель не может эффективно управлять проектом, если он не получает своевременную, ясную и точную информацию от команды. Поэтому необходимо организовывать регулярные встречи по текущему состоянию проекта и его развитию. Это общение может иметь различную частоту – раз в неделю или раз в две недели, в зависимости от продолжительности и сложности проекта. Для частых обсуждений рациональнее использовать онлайн-конференции и чаты, чтобы экономить время. Важно поставить четкие цели встречи и составить небольшой план. Так общение не уйдет в абстрактную плоскость. На встречах выделите время для постоянного обучения команды. Например, покажите, как лучше использовать инструменты для отслеживания работы, как заполнять графики рабочего времени, как следить за графиком выполнения проекта и т.д.

  • Готовьте отчеты после каждого совещания

Если во время очередной встречи вы договорились с командой об изменениях, то вводите их сразу же после совещания. Эффективный руководитель проекта составляет отчет по результатам встречи, в котором учитывает изменения по бюджету, программе, объему работ проекта и т.д. Документировать изменения очень важно, поскольку такой документ будет служить подтверждением определенных решений и облегчит коммуникацию с заказчиком.

  • Выставляйте счета своевременно

Большинство компаний предлагает клиентам стандартный платежный цикл. Независимо от того, выставляет ли компания счета в конце месяца или в середине, важно делать это своевременно и придерживаться четкого расписания. Например, логично выставить счет после завершения определенного этапа проекта. Хорошая практика состоит в том, чтобы менеджер проекта позвонил клиенту после отправки счета. Так руководитель убедится, что клиент получил счет, и использует еще одну возможность для обратной связи.

  • Поддерживайте общение с клиентом постоянно

Эффективный менеджер проекта постоянно ждет от клиентов обратную связь. Лучшее время для общения с клиентом наступает после того, как ему выслан счет. На этом этапе клиенты обязательно поделятся мнением о развитии проекта. Не ждите завершения проекта, чтобы получить обратную связь. С точки зрения клиента – это слишком поздно, потому что исключает возможность внести изменения в конечный результат.

  • Назначайте встречу для обсуждения результатов проекта

После того, как проект завершен, рекомендуется организовать внутреннюю встречу для определения ошибок, чтобы избежать похожих в будущем. Сотрудники обсуждают ход проекта и предлагают идеи, как можно улучшить управление проектами в компании. Менеджер проекта инициирует обсуждение результатов с клиентами, где клиент сообщает, достигнуты ли цели проекта. Поделитесь впечатлениями о работе над проектом, в ответ получите откровенное мнение заказчика, которое обязательно нужно учитывать для улучшения проектной деятельности.

Достижение эффективного управления проектами требует постоянных усилий и совершенствования со стороны проектной команды, которые инициирует менеджер проекта. Среди преимуществ улучшения проектной деятельности станет высокая удовлетворенность клиентов, увеличение прибыли и улучшение внутренней и внешней коммуникации.

Статья подготовлена FTS Russia.

Фото – Unsplash.


Что дальше?

Посмотрите, как можно автоматизировать деятельность менеджера проекта

Посмотрите презентацию об управлении проектами с M-Files


Также вам понравятся статьи:

ECM-система как инструмент управления проектами и задачами

6 преимуществ внедрения проектно-ориентированной ERP-системы 


Понравилось? Поделитесь с коллегами:

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *