Во что трансформируется управление корпоративной информацией (ECM)

digital_transformation_ecm_1

В какую сторону развиваются современные технологии по управлению информацией? На что ориентироваться при выборе решений ECM сейчас? Как сделать правильный выбор решения, адекватного времени и задачам бизнеса в будущем? Мы выбрали самое интересное из публикации CMSWire, в которой аналитики и эксперты отрасли рассуждают о тенденциях в управлении корпоративной информацией и цифровой трансформации бизнеса.

Аналитик Constellation Research Алан Лепофски так видит изменения в практике ECM: «Прежние ECM-системы фокусировались на архивировании и хранении документов. Современные ECM ориентируются на совместную работу и социальные аспекты создания и использования контента».

Все эксперты размышляли над таким вопросом: имеет ли перспективы та концепция управления корпоративной информацией, которую мы сейчас знаем?

Комментарии экспертов

Дженнифер Голдсмит, старший вице-президент направления, Veeva Systems
Голдсмит руководит направлением ECM и имеет 15-летний опыт работы в разработке стратегий и решений для бизнеса в области управления корпоративной информацией.

Будущее ECM – за облачными технологиями. Под облаками до сих пор понимают разные вещи, поэтому на рынке много разночтений. Многие «облачные решения» по управлению корпоративной информацией, на самом деле, являются примерами прежних ECM-систем, размещенных в облаках. В основе осталась та же самая модель локального развертывания, там нет прорывных изменений.

Новое поколение ECM-технологий в облаках представляет собой единственную версию системы с многоклиентским доступом, ценность которой растет тем больше, чем больше пользователей подключается к ней. Темп инновационного развития таких систем увеличивается благодаря новым функциям, которые разработчики добавляют каждые три-четыре месяца в отличие от ежегодных обновлений в прошлом. Пользователи привыкают работать в таких системах очень быстро. Вот в чем суть настоящего многоклиентского облака.

Заказчики ждут новое поколение облачных ECM-решений, которые объединят приложения со структурированным и неструктурированным контентом на одной платформе. Это было невозможно представить раньше: в компаниях действовала одна система для управления структурированным контентом и другая для управления неструктурированными данными. Бизнес предпринимал попытки интеграции таких систем только для того, чтобы убедиться в сложности и несовместимости решений, при этом стоимость внедрения была астрономической.

Компании хотят избавиться от разрозненных источников информации и приложений и перейти к непрерывному потоку бизнес-процессов на одной платформе. Это позволит упростить разработку и подстройку приложений к конкретным бизнес-процессам и требованиям.

Облачные технологии закрывают больное место заказчиков в организации участия внешних контрагентов во внутренних бизнес-процессах. Локальные системы усложняют обмен контентом и данными с партнерами. В облаке обмениваться не только удобнее, но также безопаснее и проще соответствовать необходимым требованиям. Сложно переоценить важность соблюдения требований и детальной регистрации событий при совместной работе. Это настоящий прорыв для жестко регулируемых отраслей.

Шерил МакКиннон, главный аналитик, Forrester Research
МакКиннон занимается тенденциями, трудностями и практиками для управления корпоративной информацией. Ее экспертиза охватывает управление корпоративной информацией, архивирование контента, корпоративный обмен файлами и синхронизацию, совместную работу с документами, управление жизненным циклом, организацию и методы управления информацией, электронные документы как доказательство в суде (e-discovery).

Эпоха ECM в традиционном понимании подходит к завершению, а с ней уменьшается влияние крупных традиционных лидеров рынка с решениями, разработанными еще в 90-е годы. Будущее  – за новыми поставщиками, которые создают гибкие контентные платформы или разрабатывают облачные решения со всеми преимуществами облаков.

Традиционные лидеры рынка предлагают клиентам услуги по администрированию или хостингу в облаке, но эта модель по факту предполагает просто перемещение данных на сервер или ЦОД поставщика. Это временная фаза, пока не появились настоящие гибкие облачные предложения от поставщиков.

Компании хотят, чтобы их клиенты, партнеры и поставщики участвовали в совместном создании контента или в редактуре и утверждении документов. Использовать для этого электронную почту больше нерационально. Традиционные поставщики попытались ответить на эту потребность существующими предложениями: медленный в работе мобильный доступ, недостаток внимания пользовательскому интерфейсу, модели лицензирования, которые не обеспечивают участие внешних сторон, архитектура, которая затрудняет внешним пользователям получение доступа к контенту или задачам.

Каково будущее ECM? Гибкие контентные платформы, с помощью которых можно создавать приложения, не используя навыки программирования или используя несложный код, с аналитическим функционалом как ключевой возможностью, разделение функционала ECM на API и сервисы, чтобы позволить компаниям и поставщикам разрабатывать простые приложения для управления процессами и информацией.

Тони Бирн, Основатель, Real Story Group
Бирн является основателем исследовательской компании Real Story Group. Он – бывший журналист и ветеран ИТ-отрасли с 20-летним опытом. Он проводит исследования на тему корпоративного сообщества, систем для совместной работы и управления веб-контентом.

На рынке всегда было и будет место для массивных систем по обработке документов, особенно в жестко регулируемых отраслях. Десять лет назад инструменты ECM представляли собой гораздо более влиятельные и отвечающие потребностям бизнеса системы, но со временем они превратились в слишком дорогие и сложные для ежедневного использования решения.

С другой стороны, в последнее десятилетие произошла демократизация управления документами, сначала благодаря SharePoint, который позволил быстрее и проще делиться файлами между отделами, потом благодаря облачным сервисам по обмену файлами и синхронизации, например, Box, который упростил доступ к файлам с различных устройств. Мы также наблюдали появление специализированных решений, например, для управления договорами и обработки заявок: они решают определенные проблемы без огромных затрат на информационные технологии и просты в использовании.

Сверхмощные системы по обработке документов будут актуальными, особенно для крупных компаний. Управление бизнес-процессами BPM также останется востребованным в таких системах. То есть ECM никуда не денется. ECM-технологии будут выполнять ограниченную, но важную роль.

Более интересно рассмотреть широкий контекст цифровой трансформации, включая цифровое рабочее место и маркетинговые технологии. Все чаще объектом обмена информацией становятся не документы, а отрезки текста (например, отрывки разговоров) и мультимедиа-файлы, например, видео. Это требует внедрения управления веб-контентом, управления цифровыми активами и платформами социального взаимодействия.

Именно в этих технологиях: WCM (управление веб-контентом), DAM (управление цифровыми активами), Social (социальное взаимодействие) поставщики ECM-систем не справляются с конкуренцией. Такие технологии требуют быстрых инноваций и гибкого внедрения (зачастую на основе облаков).

Алан Пельц-Шарпе, аналитик, Digital Clarity Group
Как вице-президент и управляющий директор Digital Clarity Group Пельц-Шарпе обладает большим опытом работы с руководителями высшего уровня по вопросам управления бизнесом и ИТ. Он управлял международными командами консультантов и аналитиков и руководил проектами внедрения бизнес-приложений.

Подходит к завершению эпоха расцвета ECM, хотя экономический рост все еще остается на высоком уровне – около $5.5 млн. составляет ежегодный доход от продажи лицензий и подписок. Рост отрасли остается на уровне 7-8% в год.

Большую роль в ECM будущего будет играть аналитика, которая поможет обрабатывать информацию быстрее и эффективнее. Существенные изменения затронут пользовательские предпочтения в работе с ECM.

ECM-технологии остаются критичными и важными для функционирования процессов, но все больше уходят на задний план как поддерживающий сервис для ключевых бизнес-процессов. ECM-система в будущем станет менее привлекательной, чем сегодня, но, как говорят в Йоркшире, откуда я родом, «Where there is muck, there is brass». Если есть грязная работа, которую нужно сделать, то есть и возможность заработать на этом.

Статья адаптирована FTS Russia по материалам CMSWire.

Фото – Unsplash.


Что дальше?

Узнайте больше о современной ECM-системе


Также вам понравятся статьи:

Топ-10 проблем в управлении информацией, которых можно избежать

6 лучших практик в управлении корпоративным контентом

Фантастический прогноз развития технологий 2020

На пути к цифровому предприятию

Рецепт управления информацией: инфографика


Понравилось? Поделитесь с коллегами:

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *