ECM-система – это не просто хранилище файлов, а польза для бизнеса

revolution_m-files_medium

Мы задали вопросы нашим партнерам, экспертам в области управления информацией, чтобы пользователи узнали, как будут развиваться ECM-технологии в будущем. Публикуем интервью с Киммо Ярвенсиву, директором по работе с партнерами M-Files.

– Киммо, какие частые вопросы об M-Files вы получали от потенциальных клиентов в 2016 году?

Самый частый вопрос звучал так: чем M-Files отличается от других (традиционных) ECM-систем?

Здесь я приведу несколько отличий. Управление информацией в системе M-Files происходит по принципу: важно, что ищет пользователь, а не где это хранится. Этот принцип становится базовым для следующего поколения ECM-систем. Роль ECM выходит за границы простого хранилища документов.

Архитектура системы M-Files построена на базе метаданных или свойств, характеристик. Метаданные – это информация, которая описывает документы, файлы или другие объекты в системе, чтобы связать хранилища информации с другими приложениями. В это мы видим тенденцию будущего управления информацией: пользователи быстро находят нужную информацию и просматривают контент в контексте с другой ключевой информацией и бизнес-процессами.

metadata_tags_mfiles

Многие ECM-системы на рынке в реальности представляют собой улучшенную версию сетевого диска:  просто система управления файлами. Но управление информацией – это гораздо больше, чем просто файлы и документы. Бизнес получает настоящие преимущества только тогда, когда можно связать неструктурированные данные, документы, со структурированными данными из других ИТ-систем. Например, связать коммерческое предложение с информацией о клиенте из CRM-системы или соглашение о доставке с заявкой на заказ, которая создана в ERP-системе.

Бизнес получает настоящие преимущества только тогда, когда можно связать неструктурированные данные, документы, со структурированными данными из других ИТ-систем.

По нашему опыту внедрения, часто в компаниях структурированные и неструктурированные данные разрознены и хранятся в отдельных системах. Сильная сторона M-Files — способность объединить эти два мира естественным образом: в M-Files документ – это просто тип объекта. Клиенты, проекты, заявки и другие похожие объекты данных – это часть контента в хранилище M-Files, как и документы.

unstructured_content

– Назовите три причины, почему стоит выбрать M-Files как ECM-систему.

Первая причина: юзабилити и быстрое обучение благодаря привычному интерфейсу M-Files для пользователей Windows. Об этом часто забывают при выборе решения. Сотрудники не хотят «навесить» на себя еще одну систему. Они хотят получить инструмент, который будет понятен с первого дня работы.

Вторая: быстрый процесс внедрения и интеграции с существующими системами. В M-Files есть готовые решения для интеграции с популярными системами и сервисами.

Третья: подход M-Files включает в себя управление документами и управление информацией и связями между объектами. ECM-решение на основе метаданных быстро находит информационные активы, которые связаны с другим неструктурированным контентом, а также структурированными объектами. Например, метаданные, связанные с коммерческим предложением (неструктурированный контент) можно отметить атрибутом «Клиент А». Затем это коммерческое предложение становится видимым из CRM-системы, и его можно привязать к CRM-аккаунту для Клиента А (структурированный объект данных). Все информационные активы, связанные с Клиентом А, можно отразить для удобства менеджеров в контексте с другой связанной информацией.

relationships_between_systems

– Каких тенденций в ECM и управлении информацией вы ожидаете в 2017 году?

Мы ожидаем, что 2017 год станет революционным годом в отрасли ECM-решений. Настоящая революция происходит тогда, когда полностью меняется представление о привычных вещах. Мы считаем, что ECM-система не должна быть местом только для хранения информации. Это не хранилище или не только хранилище файлов. Она должна приносить пользу компании, независимо от того, где физически хранится информация.

Когда мы расширяем роль M-Files по управлению информацией на другие хранилища, увеличиваются объемы информации для обработки. Это пугает. Поэтому информацию нужно фильтровать и управлять ей в зависимости от ценности. Мы разбиваем информацию на две широкие категории: неуправляемый контент и управляемый контент.

Неуправляемый контент – это информация, которая не имеет постоянной или долгосрочной ценности для компании. Например, записи, большая часть переписки, фотографии, презентации и так далее. Это не бесполезная информация, но она не критична для бизнеса. Работать с такой информацией лучше без метаданных: искать такую информацию эффективно, используя полнотекстовый поиск по содержанию.

Печать

Управляемый контент – это критичная для бизнеса информация, которая представляет долгосрочную ценность для компании. Например, коммерческие предложения, заявки и договоры. Ими нужно управлять точно и надежно, потому что поиск договора, а с ним и заключение сделки, может усложниться, если пользователь не вспомнит ключевые слова.

Для управляемого контента метаданные становятся ключевым элементом. С помощью метаданных пользователь отмечает документ как «Договор», связывает его с клиентом и помечает срок действия. После этого любой сотрудник точно знает, что этот документ относится к договорам компании несмотря на формат и название файла.

ECM-система не должна быть местом только для хранения информации. Это не хранилище или не только хранилище файлов. Она должна приносить пользу компании, независимо от того, где физически хранится информация.

Но и такую ключевую информацию можно разделить на ценную и менее ценную. Сегодня это большая проблема многих компаний. Работодатели предлагают сотрудникам различные системы: сетевые папки, OneDrive, SharePoint и пытаются рассказать, какая информация должна храниться в каждой из них. Менее важные файлы кладем в OneDrive, более важные – в SharePoint. Неудивительно, что документы оказываются в «неправильных местах», когда пользователю не ясно, важен ли черновик договора или не очень, потому что это только черновик.

Интервью подготовлено FTS Russia.

Фото и картинки – Unsplash, M-Files.


Что дальше?

Узнайте больше об ECM-системе M-Files


Также вам понравятся статьи:

Мнение: во что трансформируется управление корпоративной информацией (ECM)

На пути к цифровому предприятию

Как работают метаданные в ECM. Объясняем на яблоках


Понравилось? Поделитесь с коллегами:

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *