Особенности СЭД/ ECM-проектов у крупных заказчиков

Представляем интервью с директором по развитию FTS Russia Светлином Савовым, в котором он поделился спецификой проектов внедрения СЭД/ ECM в крупных компаниях.

– Какова в целом специфика внедрения СЭД в крупных компаниях? Какие решения им наиболее интересны, на что ориентируются в выборе СЭД/ ЕСМ?

По мере укрупнения бизнеса процессы в компании усложняются, в их исполнение вовлекаются больше отделов и сотрудников. При этом управление бизнес-процессами находится уже на достаточно высоком уровне. Компании целенаправленно автоматизируют деятельность с помощью ERP, CRM, аналитических, проектных, закупочных и других систем. В том или ином виде в крупных компаниях уже организовано управление документооборотом: с помощью собственных разработок, классических СЭД.

Прирост количества документов в крупных компаниях может составлять до 10% в год. Документы и информация, которой управляет компания с помощью различных систем, нуждаются в консолидации. Поэтому крупным компаниям требуется реализация более сложного взаимодействия в ECM-системе и гибкость ИТ-решения при изменении бизнес-процессов.

От внедрения ECM-системы такие заказчики ожидают ускорения процессов, повышения их управляемости и улучшения конкретных показателей эффективности бизнеса: сокращения времени на принятие решений и согласование, увеличение скорости обработки документов.

Крупные компании готовы инвестировать в прогрессивные технологии, например, использование искусственного интеллекта в управлении информацией.

При выборе ECM-решения такие компании учитывают возможности интеграции с существующими системами, совокупную стоимость владения, перспективы решения в будущем, а также возможности реализации в системе специфических процессов.

– Какой процент клиентов вашей компании относится к крупному бизнесу, насколько значима эта часть клиентской базы, какой процент выручки она приносит?

Примерно 20% клиентов компании FTS относятся к крупному бизнесу, они приносят более 50% выручки.

– Какие продукты вашей компании им больше подходят, каковы особенности проектов вашей компании у крупных заказчиков?

Для управления информацией и документами мы предлагаем клиентам ECM-систему M-Files. Система актуализирует информационные потоки во всей компании и улучшает общую эффективность работы, то есть ускоряет процесс принятия решений и сокращает количество ошибок.

Крупные компании выбирают M-Files, учитывая неограниченную масштабируемость, гибкость платформы, продуманную функциональность по управлению договорами и неструктурированной информацией.

M-Files легко адаптировать к текущим и будущим потребностям компании. Разработчики системы уделяют большое внимание тенденциям будущего в управлении информацией и оснащают платформу интеллектуальными возможностями. Например, система автоматически предлагает атрибуты классификации и поиска для новых или неструктурированных документов, ориентируясь по их содержанию.

Мы видим две большие области для улучшения и автоматизации с помощью ECM в крупных компаниях: управление документами и процессами согласования; управление информацией. Управление документами сокращает время обработки, подготовки и согласования документов. Даже простая настройка шаблонов документов с автоматической подстановкой реквизитов, должностей и т.д. в компании, в которой сотни разных типовых документов, несет большую экономию. А обработка документов с помощью искусственного интеллекта еще больше ускоряет процессы.

Как решение для управления информацией M-Files представляет собой платформу с доступом к информации и документам из всех хранилищ компании: сетевые папки, интранет-системы, ERP, CRM, облачные хранилища. Так реализуется более эффективное управление информацией без дублирования, все документы и файлы остаются на прежних местах, в своих хранилищах.

– Приведите пример наиболее интересного проекта, пожалуйста.

Один из проектов, над которыми сейчас работает компания FTS – это внедрение системы M-Files в крупной международной компании с двумя производственными предприятиями в России. Проект предусматривает не только автоматизацию внутреннего документооборота, но также его интеграцию с сервисами ЭДО для обмена документов с контрагентами.

Текст – FTS Russia.

Впервые опубликовано на ecm.ict-online.ru.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *