Бизнес-аналитика в современных СЭД/ ECM-системах

Мы поговорили с директором по развитию FTS Russia Светлином Савовым об аналитических функциях в современных системах управления документами и информацией.

– Каково, на ваш взгляд, соотношение технологий BI, Big Data и ECM?

Все перечисленные технологии взаимосвязаны, т.к. отвечают за сбор, обработку, классификацию и анализ данных. Анализировать бизнес-данные можно, используя различные методики и инструменты в зависимости от задач. Если бизнес производит стабильный небольшой или средний объем данных, а руководству необходимо понять текущую ситуацию или спрогнозировать варианты развития событий, можно использовать статистические и количественные методы из арсенала Business Intelligence. Такие аналитические инструменты могут встраиваться в ECM-системы, использоваться как отдельные системы или онлайн-сервисы. Они справляются с построением простых отчетов, визуальным представлением исполнения KPI, созданием панелей ключевых показателей и динамических графиков и диаграмм. Строго говоря, большинству компаний со стандартными задачами большего и не нужно.

Если компания занимается специфической деятельностью, которая связана с постоянной регистрацией неструктурированных данных действительно огромных объемов, а задачи по обработке данных гораздо сложнее: построение точных прогнозов, анализ всех параметров процесса, тогда уже необходимо смотреть или в сторону отдельных мощных аналитических платформ, или воспользоваться подходами и методами Big Data для глубоко анализа.

Наиболее востребованными на рынке остаются простые аналитические инструменты, которые интегрируются в ECM-систему и позволяют строить аналитические отчеты и создавать динамические дэшборды.

– Какие наиболее востребованные аналитические возможности заложены в современных ECM-системах? Каковы самые «прорывные» с точки зрения бизнес-использования технологии? // Какие наиболее востребованные средства и технологии бизнес-анализа сегодня есть на рынке?

Со временем в ECM-системе, через которую проходят основные бизнес-процессы, документы и записи компании, накапливается большой массив данных. Эти данные несут в себе потенциал для понимания насущных проблем бизнеса. С помощью BI можно проследить выполнение KPI в рамках одного бизнес-процесса за определенный период. Или понаблюдать за количеством принятых рекламаций от клиентов и их отработку. Где произошел сбой? Что изменилось после принятых мер? Какое мероприятие сработало эффективнее? Технологии бизнес-аналитики помогают собрать данные, структурировать и отобразить в понятном графическом представлении. Именно в этом видят заказчики ценность аналитических инструментов, которые помогают найти слабое звено в процессе и понять, что нужно изменить для его наладки.

Наиболее востребованными на рынке остаются простые аналитические инструменты, которые интегрируются в ECM-систему и позволяют строить аналитические отчеты и создавать динамические дэшборды.

В перспективе интересным является потенциал технологий Big Data. Они предполагают обработку внушительных объемов данных и интеллектуальный анализ. Такие технологии призваны помочь принимать оптимальные решения в бизнесе. Однако мы не ожидаем, что их применение станет массовым.

– В каких задачах и процессах инструментарий бизнес-аналитики может сыграть значительную роль? (анализ обращения граждан, запросы клиентов, мониторинг данных в закупках, согласование договорной и финансовой документации, т.д.) Приведите краткие примеры клиентских кейсов.

Бизнес-аналитика значительно повышает прозрачность процессов и подчеркивает узкие места. Рассмотрим на примере управления закупками. Сотрудник размещает заказ или инициирует тендер на закупку по проекту, а весь процесс согласований автоматизирован и настроен в ECM-системе. По ходу согласований данные и документы автоматически регистрируются и каталогизируются. Проанализировав данные по обработке заказов, можно узнать, сколько времени, в среднем, проходит до выполнения заявки. Таким образом, руководство понимает, как улучшить контроль сроков и сократить количество просрочек, критичных для основных процессов.

Нашим клиентам мы предлагаем ECM-решения M-Files, которые структурируют любой корпоративный контент при помощи метаданных. Для анализа и визуализации данных используем инструменты аналитической платформы Power BI от компании Microsoft. Пользователи могут самостоятельно создавать интерактивные отчеты и панели мониторинга ключевых показателей в ECM-системе и делиться информацией. Анализировать данные можно с любого устройства: ПК/ планшеты/ смартфоны.

В рамках проектов компании FTS функции бизнес-аналитики были задействованы, например, в проекте автоматизации закупочной деятельности крупной строительной компании с разветвленной организационной структурой. По итогам проекта все важные для руководства показатели: объемы, бюджеты, сроки были сведены в единую информационную панель мониторинга, доступную в режиме реального времени. Другой пример – автоматизация службы клиентского сервиса многопрофильной ИТ-компании. В ходе проекта был разработан набор ключевых показателей деятельности службы поддержки и соответствующие информационные панели для их постоянного мониторинга.

На наш взгляд, большинству компаний вполне достаточно встроенных в ECM аналитических инструментов, которые могут извлечь данные из хранилища и быстро представить их в удобной для анализа графике.

– Достаточны ли объёмы данных, хранимых в СЭД/ECM- системах организаций сегодня, чтобы требовать отдельных BI инструментов, или достаточно функционала ECM? Каков тот уровень объема хранимого контента, когда заказчик должен смотреть в сторону отдельных решений класса BI (перестает хватать ECM)?

Перед внедрением ECM-системы необходимо оценить объем корпоративной информации, типы документов и данных, средние темпы их прироста и определить круг задач по аналитике. Если система уже действует, нужно понять, ожидает ли бизнес в будущем значительных изменений, расширения сферы деятельности и быстрого роста данных. Исходя из ответов, можно подбирать инструменты бизнес-аналитики. На наш взгляд, большинству компаний вполне достаточно встроенных в ECM аналитических инструментов, которые могут извлечь данные из хранилища и быстро представить их в удобной для анализа графике.

Когда объемы данных измеряются терабайтами, и для эффективности процессов их нужно оперативно анализировать, то организации стоит задуматься о специализированных BI-решениях.

– Какие шаги должна предпринять компания, чтобы определить релевантный для нее BI-инструментарий и оценить перспективность его внедрения?

Всем компаниям мы посоветуем перед выбором инструментов аналитики пересмотреть бизнес-процессы. Можно иметь идеальную картину того, как процесс должен работать, и совсем другое на практике. После этого нужно определить критические точки, в которых создается основной контент. Дальше нужно понять, все ли данные учитываются в ECM и других системах, а если нет, то подумать, каким образом их можно учитывать. Необходимо ответить на вопрос, какие инструменты сейчас используются для анализа данных, и какие задачи они выполняют.

Понимание перспективности внедрения того или иного инструмента BI возникает после постановки целей. Компания должна понимать, чего хочет добиться, анализируя данные. Собирать и анализировать все данные подряд нецелесообразно. Анализировать стоит только то, что потенциально может повысить эффективность бизнес-процессов. Затем нужно определить, какая функциональность по аналитике сможет отвечать поставленным целям, и какая производительность системы нужна для хранения и интеграции данных.

Чтобы измерить эффективность процессов, нужны количественные данные, которые легко получить с помощью инструментов бизнес-аналитики. Обязательными требованиями к аналитическим средствам со стороны заказчиков остаются высокая производительность и функционал мобильного доступа.

– Каковы запросы компаний (заказчиков) сегодня в области работы с накопленными данными? Отличаются ли сценарии использования и спрос на аналитику данных в России и за рубежом? Какие сценарии еще не входят в «привычный спрос», однако уже реализуемы и ведут к ощутимой бизнес-выгоде для компаний?

При работе с аналитикой компании ищут ответы на простые вопросы. Каковы текущие ежедневные продажи по товару, товарной категории, магазину, региону? Насколько выросли продажи в ответ на маркетинговые мероприятия? Сколько часов работают сотрудники и эффективно ли они используют рабочее время? Как соблюдаются сроки по проектам и отделам?

Заказчики ждут от аналитических инструментов подсказок о том, что можно оптимизировать в бизнес-процессах. Чтобы измерить эффективность процессов, нужны количественные данные, которые легко получить с помощью инструментов бизнес-аналитики. Обязательными требованиями к аналитическим средствам со стороны заказчиков остаются высокая производительность и функционал мобильного доступа.

– Каковы зоны внимания в использовании аналитики больших данных для компаний?

Всегда нужно понимать, какую бизнес-задачу нужно решить с помощью внедрения ИТ-системы. То есть компании сначала надо оценить свой объем и потенциал данных. В реальном деловом мире сейчас не так много отраслей, где применение технологий Big data/ Data mining сможет повысить эффективность процессов. Аналитика больших данных может быть актуальна для телекоммуникационных компаний, высокотехнологичных производств, глобальных розничных сетей, в энергетике, крупных банковских и государственных структурах, на фондовых рынках. Но для среднего и крупного бизнеса обязательное использование технологий Big Data под большим вопросом. Даже проанализировав большой объем данных, построив прогностическую модель, можно не добиться результатов и не получить «вау»-эффекта. Может оказаться, что тот же самый ответ можно было получить, сделав выборку, отследив динамику изменений, а не проверяя весь объем накопленных данных со времени запуска бизнес-процесса.

Текст – FTS Russia.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *