Реализация интеллектуального управления информацией в M-Files 2018

Читайте о сложностях управления контентом, и как их можно решить с помощью нового подхода к управлению информацией в интеллектуальной платформе M-Files 2018.

Проблемы управления контентом и новый подход M-Files

В конце 2017 года компания M-Files, поставщик интеллектуальной платформы управления контентом, провела опрос среди западных компаний. По результатам, 48% участников сообщили о том, что регулярно не могут быстро найти нужный документ или файл, потому что в компании используются разнообразные системы и места хранения информации.

Проблемы средних и крупных компаний не ограничиваются только информационным хаосом и сложностью управления многими источниками данных. Другие сложности, с которыми сталкиваются организации:

  • нет пользы для бизнеса от накопленной информации, компания не управляет информацией как активом;
  • сотрудники используют другие инструменты и приложения в обход «официальной» ECM-системы;
  • структурированные данные не связаны с неструктурированным контентом, т.е. отсутствует контекст для решения задач и принятия решений;
  • нет полного обзора информации по определенному вопросу, клиенту, объекту и т.д.;
  • постоянный перенос данных из системы в систему приводит к неконтролируемым затратам;
  • зависимость от поставщика при поддержке устаревших систем.

Первыми эти проблемы заметили аналитики из Gartner, ассоциации AIIM и других экспертных организаций. Вместе с прогрессивными поставщиками ИТ-решений они начали искать ответы и предлагать новые подходы для приспособления к изменившимся условиям функционирования бизнеса.

Одна из концепций, которая сейчас развивается – это интеллектуальное управление информацией. Интеллектуальное управление информацией включает в себя как управленческие подходы и стратегии, так и технологические ноу-хау. Как технологии делают управление контентом интеллектуальным: они объединяют структурированные данные и неструктурированную информацию в компании и используют последние интеллектуальные наработки для упрощения поиска, классификации и обработки.

Подход M-Files к развитию системы управления информацией как интеллектуальной контентной платформы соответствует требованиям меняющегося бизнеса и опережает в этом конкурентов.

Обзор интеллектуальных возможностей M-Files 2018

«Платформа M-Files 2018 представляет новый подход – «интеллектуальное управление информацией» – который подтолкнул аналитиков, отраслевых экспертов и организации разного типа полностью пересмотреть традиционные определения и подходы к управлению информацией», – комментирует выход новой версии системы Миика Мякитало, генеральный директор корпорации M-Files.

«С выходом M-Files 2018 мы развенчиваем миф о том, «что весь контент должен храниться в одной системе». Мы так считали всегда: совершенно не важно, где хранится информация; важно, что она содержит и с чем связана. Именно контекстные связи делают ее релевантной».

Кратко о возможностях MFiles

В отличие от традиционных систем управления документами и контентом, интеллектуальная платформа M-Files 2018 объединяет системы, данные и информацию в компании без миграции и перестройки действующих систем и процессов. Пользователи работают с информацией, которая хранится в разных системах, включая сетевые папки, SharePoint, сервисы обмена файлами, ECM-системы, CRM, ERP и другие бизнес-системы. При этом доступ к информации организован через единый интерфейс M-Files.

Платформа M-Files 2018 использует технологии искусственного интеллекта, чтобы помочь пользователям автоматически анализировать, классифицировать документы и искать информацию из любых корпоративных источников. Искусственный интеллект в M-Files 2018 позволяет автоматически классифицировать контент и предлагает метаданные для документов и другой неструктурированной информации, используя текстовую аналитику, обработку естественного языка и аналитику изображений.

Стартовое рабочее окно M-Files 2018

На базе платформы M-Files реализованы как решения для интеллектуального управления информацией, так и решения для автоматизации базовых процессов и документооборота. Это решения для ежедневных задач для обслуживания HR-отдела, согласования договоров, управления проектной документацией, согласования внутренних закупок, управления документами по качеству.

Фильтры поиска в M-Files 2018

Мобильный поиск в M-Files 2018

Архитектура платформы MFiles 2018

Укрупненно архитектуру M-Files 2018 можно представить так: единый пользовательский уровень, уровень интеллектуальных метаданных и серверная часть подключенных внешних хранилищ.

Первый уровень представляет собой пользовательский интерфейс для доступа к информации из любой подключенной системы, в которой хранится информация.

Средний уровень или интеллектуальный уровень метаданных – центральный компонент архитектуры. Здесь сосредоточены основные возможности контентной платформы:

  • многофункциональный поисковый интерфейс,
  • автоматизация рабочих процессов,
  • история версий,
  • извлечение документов для редактуры,
  • поиск по множественным внешним хранилищам.

Подход M-Files к классификации документов с помощью метаданных и категоризации контента по представлениям на основе метаданных позволяет найти документы по содержанию, а не месту хранения. Поиск по множественным хранилищам – это версия корпоративного поиска от M-Files, который позволяет искать документы по разным хранилищам и системам – локальным и облачным.

Архитектура платформы M-Files 2018

На среднем уровне работают интеллектуальные сервисы M-Files, которые предлагают средства для автоматического подбора метаданных и классификации документов с помощью аналитики текста и изображений и с помощью машинного обучения по образцам поведения пользователей.

Интеллектуальные сервисы – это приложения, которые берут на себя определение метаданных и классификацию документов. Программный интерфейс приложений в M-Files позволяет сторонним организациям разрабатывать интеллектуальные сервисы для собственных специфических нужд и условий бизнеса.

Нижний уровень архитектуры – это интерфейс между M-Files и внешними хранилищами. С помощью приложений-коннекторов пользователи M-Files просматривают и изменяют контент во внешних хранилищах через пользовательский интерфейс. Коннекторы устанавливают связи между M-Files и подключенными внешними хранилищами и источниками данных.

Текст – FTS Russia.

Впервые опубликовано на Global CIO.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *