User Experience в мобильных приложениях СЭД/ ECM

Директор по развитию M-Files в России Светлин Савов рассказал о том, насколько важен пользовательский опыт (UX) для разработки удачного мобильного приложения для ежедневной работы с документами. Публикуем здесь полное интервью.

  • Когда в вашей компании начались разработки мобильных приложений? Что сейчас представляет собой линейка мобильных приложений вашей компании?

Мобильные приложения для ECM-системы M-Files появились в 2013 году. Сейчас пользователи могут скачать полнофункциональные мобильные приложения для операционных систем iOS, Android и Windows бесплатно как дополнение к приобретенным лицензиям.

Поиск в мобильном приложении СЭД M-Files

  • Насколько важным представляется сейчас User Experience в мобильных приложениях?

Пользовательский опыт важно учитывать при разработке мобильного приложения, потому что он влияет на скорость обучения, на желание открывать приложение каждый день, на общую продуктивность работы и, в конечном итоге, отражается на эффективности процессов компании. Разработчикам стоит использовать общепринятые для каждой мобильной операционной системы способы работы пользователей с приложением и жесты управления: касание, свайпы, долгое нажатие. Не нужно переучивать пользователей, лучше использовать то, к чему они привыкли.

Есть несколько принципов UX, которыми руководствуются разработчики M-Files при улучшении приложений: привлекательность приложения, ощущение привычного и хорошо знакомого в управлении, а также персонификация. Продукт должен быть привлекательным, вызывать желание его использовать и возвращаться к нему снова. Это достигается интуитивным управлением и простой структурой.

В приложениях M-Files применяются хорошо знакомые иконки, обозначения, навигация и привычное расположение элементов. Чем дольше пользователи знакомы с чем-то, тем меньше они раздумывают над действиями.

Изменение внешнего вида приложения помогает пользователям подстроить приложение под свои нужды и сделать его максимально удобным в использовании. В мобильном режиме M-Files можно персонализировать стартовый экран.

  • Как знание о User Experience делает работу комфортней, как интерфейс помогает пользователю в работе? Приведите интересные примеры.

Лучший интерфейс – это отсутствие интерфейса, незаметный интерфейс, когда для совершения действия от пользователя требуется минимальное количество шагов и они интуитивно понятны. Помимо этого бизнес-приложения должны быть максимально функциональными, чтобы приносить пользу бизнесу. То есть хороший интерфейс для мобильного ECM-приложения – это полнофункциональный, простой, интуитивный, с минимальными препятствиями для пользователей.

В деловом приложении пользователь хочет быстро и эффективно решить задачу – передать документ, поправить договор, отправить на согласование к руководителю заявку. Интерфейс не должен в этом мешать. При этом задачу желательно выполнить за минимальное количество шагов, по упрощенному маршруту. При улучшениях интерфейса разработчики M-Files учитывают самые важные и часто используемые сценарии работы: согласование и утверждение документов, извлечение документов.

Экран процесса по согласованию документа в мобильном приложении M-Files

Разберем пример по согласованию счетов на оплату. Допустим, сотрудник едет на конференцию, у него полчаса с интернетом до полета. Он открывает приложение M-Files и видит в назначенных задачах счет по важному проекту, от скорой оплаты которого зависит начало работ. Или есть другой способ. Он открывает письмо, которое отправила система M-Files ему на почту при назначении задачи, и проходит по ссылке. После этого ссылка запускает мобильное приложение, и сотрудник может просмотреть документ или задачу. Мобильный интерфейс M-Files позволяет просмотреть счет в pdf-формате и связанные документы, например, договор, смету, калькуляцию. Также здесь можно запустить рабочий процесс и одобрить счет. Все эти действия занимают 4-5 касаний экрана. Если возникли какие-то вопросы по счету, не выходя из режима просмотра pdf-ки, можно воспользоваться всплывающими элементами и добавить замечания или отправить другому сотруднику, здесь же можно добавить к документу электронную подпись.

  • Какие существуют возможности персонификации интерфейса и функционала? Насколько гибко можно настроить приложение индивидуально для каждого пользователя?

В последней версии приложения M-Files 2018 пользователи могут изменить внешний вид и расположение элементов, а также функционально подстроить приложение под себя: настроить индивидуальные представления, список избранного, виртуальную доску для закрепления объектов.

  • Какие варианты организации работы совместно с помощником (секретарь, референт) можно организовать с помощью мобильного приложения?

С помощью мобильного приложения M-Files можно упростить работу личного помощника по организационной и документационной поддержке руководителя. Если секретарю нужно довести поручение руководителя до исполнителей, в M-Files он может завести задачу, установить срок и исполнителя, привязать ее к проекту или клиенту. После этого исполнитель получит уведомление на почту и сможет приступить к ее выполнению, изменяя статусы в системе. Проконтролировать выполнение поручений и задач также поможет система, которая напомнит о скором истечении сроков.

Функции мобильного приложения M-Files хорошо подходят и для организации учета административных и командировочных расходов сотрудников. Секретарь может инициировать в системе согласование расходов по проекту. Сотрудники направляют на согласование отчеты о расходах, сопутствующие документы (чеки, билеты, которые можно на ходу сфотографировать камерой телефона, приложение сохранит их в pdf-формате). После этого секретарю приходит уведомление, и из мобильного приложения он может одобрить расходы или переслать документы на дальнейшее согласование с руководителем.

Стартовый экран с назначенными задачами в мобильном приложении M-Files

Мобильное приложение M-Files годится и для управления проектами. Например, для организации и подготовки различных мероприятий. Здесь секретарь может создать задачи по подготовке к событию, связать их с исполнителями и документами от подрядчиков, запустить процесс согласования документов с руководителем.

Через приложение M-Files помощник или секретарь может регистрировать собрания, размещать итоговые протоколы по совещаниям и деловым встречам. Мобильное приложение обеспечит административных сотрудников быстрым доступом к организационным документами и управленческой документации для просмотра, пересылки или редактирования.

  • Есть ли возможности сквозной работы? Например, если пользователь начал создавать поручение в вебе, может ли он завершить работу над ним в приложении и наоборот?

Главные преимущества интерфейса мобильных приложений M-Files мы видим в лаконичности дизайн-решений, когда пользователя ничего не отвлекает, но при этом представлена вся функциональность ECM-системы. Т.е. когда пользователь переходит в режим «Мобильный доступ», он может решать те же задачи и совершать те же операции с документами, что и в других режимах, не теряя эффективности.

Один из наших клиентов, компания по управлению коммерческой недвижимостью, активно использует мобильные приложения M-Files наряду с десктоп-приложением и веб-версией. Менеджеры проектов и юристы ежедневно работают в мобильных приложениях для доступа к документам, их согласования и изменения. Большую пользу сотрудники ощущают в том, что функционал M-Files в мобильных приложениях не ограничен, он практически полностью совпадает с возможностями «полноразмерной» версии системы.

Карточка с реквизитами документа в мобильном приложении M-Files

Компания осуществляет деятельность из международных офисов (Москва, Лондон, Нью-Йорк, Дюссельдорф, Франкфурт, Нью-Дели, Амстердам, Лимассол), и сотрудники вдали от офиса, в пути или в условиях ограничения связи не нарушают рабочий процесс по согласованию и утверждению документов. M-Files запоминает те документы или файлы, которые пользователи начали изучать в офисе и автоматически отображает их в представлении «Последние документы» в мобильном приложении. Также сотрудник может настроить и работу без доступа к интернету. Для этого нужно заранее отметить в системе соответствующие документы или проекты для офлайн-доступа. При первой возможности подключения к сети приложение синхронизирует данные и автоматически внесет изменения в документы и атрибуты метаданных.

  • Каковы дальнейшие планы по развитию возможностей User Experience в вашем приложении?

По мере добавления нового функционала по интеллектуальному поиску и расширения возможностей системы интерфейс мобильных приложений M-Files также меняется: добавляются новые элементы управления, упрощается процесс работы в приложении. В 2018-2019 разработчики продолжат несколько тенденций предыдущих релизов: максимальная информативность первого экрана и упрощение навигации.

По мнению специалистов M-Files, стартовый экран приложения должен быть насыщен важной информацией. Сейчас на первом экране пользователь видит последние документы, с которыми он работал, назначенные задачи, избранные документы и документы, отмеченные для использования в офлайн-режиме.

Что касается навигации, разработчики, отказавшись в 2017 году от гамбургерного меню (три горизонтальных черты в верхнем углу приложения), перешли к навигации в нижней части экрана и продолжают ее улучшать. Такое расположение управляющих элементов дает пользователям быстрый доступ к наиболее часто используемым представлениям в приложении.

Также дизайнеры продолжают упрощать иконки для мобильных приложений M-Files, чтобы пользователи проще и быстрее распознавали структуры и действия по визуальным индикаторам.

Текст – FTS Russia.

Впервые опубликовано на ecm.ict-online.ru.

Фото и картинки Pixabay, M-Files


Что дальше?

Узнайте больше о системе управления документами и информацией M-Files


Обратите внимание на другие статьи по этой теме:

Реализация интеллектуального управления информацией в M-Files 2018

Бизнес-аналитика в современных СЭД/ ECM-системах

Управление конфиденциальной информацией и мобильность


Понравилось? Поделитесь с коллегами:

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *