Электронный архивы в России: значимость и перспективы

Публикуем интервью с директором по развитию FTS Russia Светлином Савовым. На этот раз он рассказал об электронных архивах, их актуальности и перспективах развития.

– В какой степени электронные архивы сейчас актуальны – какой процент клиентов их использует, можно ли в современных реалиях без них обойтись, и при каких условиях (уровне автоматизации, масштабах бизнеса и т.д.) – уже нельзя?

Электронные архивы остаются актуальными, потому что поток документов в каждой компании никуда не делся. Документы нужно как-то классифицировать, сопровождать их активный жизненный цикл, отправлять на хранение, уничтожать после истечения срока. Другое дело, что у электронного документа нет общепризнанного статуса, он не равняется «бумажному собрату». Чтобы придать ему законность, приходится ухищряться, например, используя электронные подписи.

В том или ином виде большинство компаний, управляющих документами с помощью информационной системы, используют электронное архивирование. Для компаний в отдельных сферах экономики, где документация является центральной частью производственной деятельности, нужны отдельные электронные хранилища  большой емкости.

– История развития этого направления в вашей компании, какие решения предлагаются сейчас, в чем их особенность, какие наиболее популярны?

Первоочередные задачи электронного архива заключаются в ­­сохранении электронных документов и образов бумажных документов, соблюдении утвержденных процедур при операциях с ними и удалении документов по истечении срока хранения. Большинству компаний для этих целей подойдет современная СЭД/ECM-система, предоставляющая все эти функции плюс множество других, полезных для эффективного управления процессами.

Решения по управлению документами для своих клиентов мы создаем на базе системы M-Files, которую можно использовать в качестве электронного архива, так как она позволяет хранить действительно большие объемы документов. В системе организован легкий полнотекстовый поиск  и поиск по атрибутам документов. Сотрудники могут просто отслеживать историю изменения документов, работая всегда с актуальной версией.

Помимо этого ECM-система M-Files предлагает полный набор инструментов для управления контентом, разграничение прав доступа пользователей, автоматизацию бизнес-процессов с возможностью применения электронной подписи, интеграцию с электронной почтой, ERP и CRM- системами, веб-доступ и мобильный доступ.

В юридических компаниях часто можно встретить такую ситуацию, когда необходимо объединить управление старыми делами, которые хранятся в бумажном виде в архиве и одновременно актуальными делами, разбросанными по папкам сотрудников и разным ноутбукам.

– Приведите, пожалуйста, примеры крупных, интересных проектов по организации или развитию электронных архивов у ваших клиентов.

Основную часть внедрений на базе ECM-системы M-Files мы провели в юридических компаниях. Компании этой сферы объединяет  необходимость управления клиентскими делами, хранения больших объемов документов, хранения документов старых дел в течение определенного срока.

В юридических компаниях часто можно встретить такую ситуацию, когда необходимо объединить управление старыми делами, которые хранятся в бумажном виде в архиве и одновременно актуальными делами, разбросанными по папкам сотрудников и разным ноутбукам.

По результатам проекта внедрения системы M-Files все документы, которые складировались в разных местах: на рабочих компьютерах, мобильных устройствах, в бумажном виде, переносятся в центральное электронное хранилище. К любому файлу настраивается безопасный доступ из любой точки. Это позволяет сотрудникам работать из дома, когда это необходимо, и уменьшает вероятность перепутать версии файлов. Система M-Files автоматически сохраняет старые версии файлов без дублирования документов. А поиск по типу документа или названию клиента всегда выдает самую актуальную и современную версию.

Другим большим преимуществом внедрения M-Files является сокращение бумажных документов. Все входящие документы сканируются. По завершению дела не стоит беспокоиться о том, чтобы сохранять бумажные копии, потому что файлы в электронном виде уже имеются. Можно продолжать хранить старые дела и возвращаться к ним гораздо проще с помощью M-Files, нежели в бумажных версиях.

Благодаря системе юристы получают большую гибкость в работе и могут быстрее реагировать на запросы клиентов.

В замещении электронных архивов мы видим перспективы ECM-систем с хорошей емкостью для хранения, ЭЦП, модулем распознавания сканированных документов и дополнительным набором полезных функций для управления процессами.

– Ваше видение развития этого направления как в вашей компании, так и на отечественном (и мировом) рынках?

Судя по внедрениям последних лет даже государственным учреждениям не хватает ограниченного функционала классических электронных архивов. Пользуются популярностью такие функции как маршрутизация документов, выполнение заранее заданных сценариев, сопровождение реальных процессов в системе электронного документооборота. Особые требования предъявляются к поиску по базе документов, который должен быть быстрым и точным.

В замещении электронных архивов мы видим перспективы ECM-систем с хорошей емкостью для хранения, ЭЦП, модулем распознавания сканированных документов и дополнительным набором полезных функций для управления процессами.

В критичных отраслях со сложной процедурой сканирования и архивирования документов, с высокими требованиями к безопасности документации, без сомнения, останутся специализированные системы, рассчитанные на длительный срок хранения и большие объемы документов. Электронные архивы будут востребованы и там, где не происходит постоянное взаимодействие с документами.

Текст – FTS Russia.

Впервые опубликовано на ecm.ict-online.ru.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *